Hi-Tech

Я нанял трёх ассистентов и найму ещё: почему вы должны сделать то же самое

Я нанял трёх ассистентов и найму ещё: почему вы должны сделать то же самое

Это разные небольшие и незначительные дела, операционка, которую легко можно делегировать, а также личные задачи: планирование деятельности, доставка и получение каких-то вещей, покупка различных билетов и так далее. В жизни каждого человека, а тем более предпринимателя, есть вещи, которые отнимают до 80% времени и приносят, как правило, 20% результата.

В жизни и в работе я чётко нацелен на результаты, поэтому мне важно делегировать все эти задачи. Не мне говорить, как все эти дела здорово отвлекают от рабочих задач и убивают время, которое можно потратить на более эффективные для бизнеса вещи. Я ещё давно осознал необходимость личных помощников и не стал мелочиться и брать одного секретаря или офис-менеджера, а нанял сразу трёх ассистентов.

Я не понимаю, как предприниматели, у которых в штате всего один помощник, могут в полной мере справляться с рабочими и личными задачами. И это не шутка. Давайте разберёмся по порядку.

Зачем нужен личный помощник

  • Освободить время. Я стараюсь максимально высвободить время для решения действительно важных задач. Очень часто такие действия, как назначение встреч в календаре, планирование расписания, серчинг в интернете, могут занимать до 80% времени. Эти действия я называю пожирателями времени. Их нужно скидывать на помощника.
  • Получить денежную выгоду. Приведу простой пример: однажды я решил посетить Cirque du Soleil и сразу же нашёл билеты за 12 тысяч рублей. После этого я скинул задачу своему ассистенту, и она нашла такие же билеты за 8000 рублей. И таких историй ежедневно происходит очень много. Поэтому если суммировать все эти вещи, ассистент окупается сполна.
  • Поручить задачи, с которыми он справится лучше. Помощник дополняет тебя в том, что у тебя изначально плохо получается. К примеру, мне важно, чтобы один из моих помощников хорошо воспринимал на слух аудиофайлы, вёл переписку, обладал высокой скоростью печати и мог выполнять небольшие рабочие поручения. Я всегда знаю, что мне есть кому доверить такие задачи, и она сделает их, возможно, даже лучше меня.
  • Дисциплина. Ассистент тебя дисциплинирует и учит тонкому искусству делегирования и постановки задач. Работу с ним можно сравнить со спортом. Когда ты договариваешься с друзьями начать с понедельника пробежки, тебе уже не так просто отказаться. Ты дал обещание людям и теперь чувствуешь свою ответственность. Так же и с личным помощником: если ты пообещал прислать необходимую информацию или инструкции, значит, ты должен их прислать, иначе задача не будет выполнена (а когда их у тебя три, ты дисциплинируешь все рабочие и личные аспекты).

Почему именно три

В теории такое возможно, на практике — вряд ли. Здесь возникает закономерный вопрос, почему бы не объединить обязанности трёх помощников в одном человеке. И вот почему:

  • Например, человек может безупречно справляться с личными задачами, а другой — координировать процессы в офисе, отвечать на письма, помогать с мелкими задачами по работе. У сотрудника может быть развит определённый набор навыков и скилов. У одних — он один, у других — совершенно иной. А для меня важно, чтобы все задачи выполнялись максимально качественно.

    Конечно, есть и универсальные бойцы — сотрудники с высокой эффективностью во всех областях и большим количеством навыков. Но такие люди, как правило, не сидят на рынке без дела либо работают на себя.

  • Я за разделение обязанностей. Каждый сотрудник должен чётко понимать, какие у него задачи и каких результатов от него ждут. Я считаю, что смешивать личные и рабочие задачи нельзя. Личными делами — покупками, доставками, личными звонками, продажей машины, планированием отдыха и поездок — у меня занимается удалённый помощник. Для меня это идеальный вариант: мои личные дела никаким образом не касаются офиса и коллектива.

Также у неё есть отдельный блок работы по тестированию новых идей. Третий помощник работает как офис-менеджер — бронирует время и переговорку под встречи, заказывает пропуска, а также покупает чай, кофе и другие товары в офис.

То есть на ней — координация рабочих процессов и тестирование новых идей и гипотез. Я предлагаю ей новую рабочую идею, а она её проверяет: делает запросы в компании, пишет письма с предложениями и так далее.

Ошибки при выборе личного ассистента

Прежде чем я выбирал каждую из помощниц, я прособеседовал около десяти людей на каждую позицию.

Для себя я чётко определил круг навыков, которыми должен обладать кандидат. При выборе помощника необходимо понимать, что этот человек не найдётся по волшебству и на такую должность подойдёт вовсе не каждый. Кстати, как правило, лучше всего с работой ассистента справляются девушки — они терпеливее, аккуратнее и усидчивее. Но самое важное: это должен быть сотрудник, у которого горят глаза. Но это не строгое правило.

Вот несколько правил, чтобы не ошибиться на самом старте: Начинающие предприниматели часто допускают ошибки при выборе ассистента и работе с ним.

  • Отсюда появляются вопросы: «А что я буду делать?», «А останется ли у меня вообще работа?». Люди, у которых не так много опыта в бизнесе, часто не понимают, что будет делать личный помощник. Причём более важная, нужная и интересная. Останется! Личный помощник даёт возможность смотреть масштабнее и мыслить стратегически.

  • Очень большое заблуждение — ждать каких-то определённых сумм на счету. Помощника нужно брать сразу, даже если у тебя нет дохода. Поэтому освобождайте своё время для действительно важных вещей. Если ты не сможешь делегировать, они так и не появятся.

  • Если нужна информация, она нужна не «к завтра», а «к 10:30 утра». Формулировка задачи ассистенту и постановка дедлайна должны быть максимально чёткими.

    Кстати, вот вам ещё один лайфхак: если ваш удалённый помощник находится, к примеру, в Сибири, вы можете ставить задачи вечером, а готовы они будут уже к утру.

  • У вашего ассистента должно быть чёткое руководству к действию. Отсутствие чек-листов — ещё одна ошибка при работе с помощником. Без ваших комментариев. Он должен понимать, что и как необходимо делать. У моего ассистента есть чек-лист по всем моим личным делам. Если вы каждый раз объясняете, как нужно работать, — это та же самая трата времени.

    Я всегда превращаю работу над моими личными задачами в бизнес-процесс, не говоря уже про рабочие дела. Например, на случай, если я лечу за границу, я быстро готовлю чек-лист по выбору отеля и его характеристикам, какая кухня в приоритете.

  • Это позволяет держать ассистентов в тонусе. Кстати, ещё иногда я даю одно задание на двоих или на троих и устраиваю соревнование.

Поэтому как минимум один помощник для рутинных, но энергозатратных задач точно должен быть. Я искренне считаю, что руководители, у которых нет ассистента, просто-напросто несерьёзно относятся к работе и не нацелены на результат. Если ваш ассистент — это гибкий человек с большим желанием расти и развиваться, вы сможете выстроить его работу специально под вас, тогда ваша личная эффективность вырастет в два-три раза.

Показать больше

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»
Закрыть