Главная » Hi-Tech » Стараюсь управлять не временем, а собственным интересом

Стараюсь управлять не временем, а собственным интересом

Кадр из фильма "Области тьмы"

Тимур Долотказин, Генеральный директор АО “Фирма “ММС” (торговая марка Prology)

Да, порядок неправильный, но так сложилось =) Каждый день недели стараюсь заниматься тематическими задачами: в понедельник занимаюсь всем, что связано с продажами, вторник выделен на маркетинг, среда - думаем над тем, как улучшить свои процессы на благо клиентов, четверг полностью отдан производству и улучшению продукта, а в пятницу - считаю деньги.

Потом дом, ужин, и по настроению - щелкаю еще пару задач. До глубокой ночи стараюсь не засиживаться (и не люблю, когда сотрудники засиживаются) - бегу в спортзал. Такой подход, на мой взгляд, помогает мне выполнять больше задач.

Главный ее принцип - все задачи должны быть в одном списке, список должен быть понятен и обезьяне, и его нужно всегда держать актуальным. Систему ведения задач я успешно перенял у Максима Дорофеева, слегка видоизменив. Категорически советую. Подробности - в его книге “Джедайские техники”.

Опыт показывает, что задача, которую ты хочешь сделать, выполняется на порядок быстрее той, которая тебе не интересна. А вообще я стараюсь управлять не временем, а собственным интересом.

Вместо того, чтобы пинать людей и контролировать сроки - я стараюсь показать им, насколько интересен проект и как будет здорово его вместе довести до победного конца. Тоже самое и с командой. Контролировать, конечно, тоже приходится, но это уже не микроменеджмент, а обычное держание руки на пульсе.

Юрий Вайсман, основатель и председатель совета директоров Artics Internet Solutions

Если вижу, что не мое, то делегирую тому, у кого это получится лучше, а значит, и производительность будет выше. Я занимаюсь тем, что у меня хорошо получается и приносит удовольствие.

Причем зачастую в совершенно разной роли, и это делает управление временем и концентрацией достаточно тяжелым. Я активно участвую в разных бизнесах и проектах. Важно закрыть сначала один вопрос, и потом переходить к следующему. Решаю это тем, что в моменте стараюсь концентрироваться на одной задаче и одном проекте. Когда стараешься делать всё и сразу – велика вероятность что-то забыть или упустить.

Но тут возникает другая проблема - все, что не попало в Outlook, считай, пропало. Любую задачу я кидаю в Outlook, чтобы не думать о ней, пока занят другим вопросом, но и не забыть.

Появился вопрос - обсудили - и в работу. Я человек спонтанный и по натуре стремлюсь быстро решать задачи. Поэтому стараюсь работать над собой и использовать принцип планирования времени и уважения времени других. Но для более-менее большой компании такой подход уже не работает. По моей практике, 90% рабочих вопросов, можно решить в переписке, нет необходимости собираться и отнимать время всей команды. Считаю, чем меньше совещаний, тем лучше. Если же есть важный вопрос для обсуждения, то важно выделить на него время заранее и удобное для всех и вести обсуждение в рамках жесткой повестки и плана.

Важно правильно распределить роли и зоны ответственности между партнерами и топами. В Artics Internet Solutions сильная команда руководителей, и мне, к счастью, не нужно заниматься микроменеджментом. И тогда все получается. Ну и соблюдать дисциплину.

Ренат Хаиретдинов, фаундер Infinity Resources

Она позволяет правильно работать с потоком задач и правильно их упорядочивать без запоминания. Наверное одним из лучших инструментов для повышения эффективности времени является методология: GTD (Getting Things Done).

Принцип Парето реален. Вообще эффективность вопрос достаточно сложный. Так что, думаю, ежедневная и еженедельная рефлексия поможет более четко разобраться с тем, какие именно 20 % действий приводят к 80% результата.

"Любая плоская твердная поверхность - мой стол" - Ренат Хаиретдинов

За основу взят Scrum, с кое-какими доработками. С точки зрения команды мы сформировали собственный подход к эффективному взаимодействию под названием Honeycombs. Например, у нас вместо классического Скрам-мастера - капитан итерации, который работает над решением общих проблем и проводит совещания только в течении одной итерации, дальше капитаном становится следующий по очереди.

Во-первых, это помогает всем понимать задачи и процессы смежных подразделений.

Во-вторых, развивает лидерские качества и личную ответственность.

В-третьих, создает горизонтальные командные отношения.

Алексей Милевский, инвестиционный директор Mail.Ru Group

В инвестициях рабочий день состоит из 8—10 встреч, при этом желающих встретиться всегда больше, чем времени в сутках, поэтому важно правильно планировать график.

Я стараюсь проводить все встречи в одном месте, чтобы не тратить времени на дорогу, и вообще обсуждаю максимальное количество вопросов дистанционно, потому что во время звонка люди, как правило, концентрируются на самом важном, в то время как на встречах обсуждают очень много на самом деле не важных вещей.

Тут помогают сервисы подписки на готовые блюда, которые значительно сокращают время на заказ/дорогу и ожидание приготовления. Иногда из-за большого количества встреч не хватает времени на еду.

Процесс строится так: человек скидывает задачу в любой мессенджер (благо у нас есть и ВК, и несколько других собственных мессенджеров). В команде мы используем сервис ведения задач Trello, он идеально подходит для небольших команд. Дальше кто-либо назначает или подхватывает задачу, после чего вносит ее как активную в Trello.

При управлением временем и командой я бы выделил для себя следующие правила:

  • Приоритизация. В инвестициях принцип Парето еще более выражен: 1 из 10 инвестиций становится большим успехом, а инвестиции делаются в 1% от просмотренных проектов. Приоритизация играет как никогда большую роль.
  • Умение отказывать. Не всегда это комфортно, но инвесторы и венчурные фонды отказывают 99% компаний, на которые они смотрят, причем по совершенно разным причинам. Важно не тратить время на проекты, которые не принесут отдачи, но при этом всегда общаться с ними так, чтобы иметь возможность вернуться в будущем.
  • Одна задача в один отрезок времени. Важно группировать действия, потому что так они выполняются быстрее. Если это ответы на пропущенные письма, то лучше выбирать время, когда ничто не отвлекает, и отвечать на все подряд.

Сергей Стукалов, владелец SMM-агентства РЕАКТИВ МЕДИА

Поэтому ни одного дня не работал в компаниях, где меня привязывали к месту и следили за соблюдением рабочих часов. Еще до открытия бизнеса понимал, что мне нравится быть мобильным, передвигаться по разным городам. Собственный бизнес, связанный с коммуникациями и интернетом, стал логичным продолжением.

Обычно пишут о том, как работать с удаленными сотрудниками, но в моем агентстве – удаленный директор. Сегодня могу работать где угодно. Офис с сотрудниками в Волгограде, а я большую часть времени нахожусь в Москве и в поездка по России и миру.

Используем несколько простых, но эффективных правил для управления бизнес процессами:

  • Весь документооборот в «облаке». Документ должен открываться с любого устройства в любой части мира. Доступ к документу может быть предоставлен в течение нескольких минут любому пользователю.
  • Дублирование общения с заказчиками в мессенджерах и соцсетях, чтобы быть гибче в коммуникации.
  • При всей гибкости у нас строгий график, когда необходимо синхронизироваться (даты отчетов, даты подготовки креативных решений, даты аналитики), что позволяет одномоментно отрабатывать большие этапы реализации проектов. А сотрудникам компании понимать, что происходит у других проектных групп.
  • У нас работают не специалисты (получил задание – сделал), а менеджеры (отвечают за результат, самостоятельно определяют ресурсы и всегда начинают диалог с предложений). Если менеджер начинает с предложений, а не с жалоб, то вы экономите 30% времени.
  • Каждый раз оцениваем входящие запросы на то, можем ли мы их быстро стандартизировать (прописать процедуры, оценить взаимозаменяемость сотрудников в проекте и т.д.). Отказ от клиента, который может нарушить выработанные практики работы – это нормально. Хотя кто может отказать, например, Газпрому.

Евгений Никонов, основатель креативного агентства BezNebes

Согласно ей, все задачи разделяются на: В ежедневной работе я руководствуюсь схемой приоритезации текущих дел, авторство которой приписывают 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

  • Важные и срочные;
  • Важные, но не особо срочные;
  • Неважные, но срочные;
  • Неважные и несрочные.

В противном случае можно просто утонуть в рутине, не получая сколь-нибудь видимого результата от выполненной работы. Пока дело не достигнет статуса важного и срочного, я им заниматься не буду. Пока проблемы нет, я о ней не думаю. Также я не занимаюсь прогнозированием проблем, которые якобы могут стать неотложными задачами.

Она, а не руководитель, должна генерировать идеи и заниматься их воплощением. В работе основное правило - дать свободу команде. Сотрудники в этом случае просто будут слушать, что говорит начальство и выполнять его волю. Если же все жестко контролировать и не давать никому свободно действовать - то не команда, а руководитель будет выполнять всю работу. Хорошая идея была высказана или плохая - в команде с жестким управлением будет выполняться все без разбору, именно так, как этого хочет начальство.

Если мой сотрудник берется за выполнение задачи, то он знает, что весь груз ответственности за решение вопроса лежит на нем, и ни на ком больше. Кроме свободы выбора, то есть прав, у команды есть еще и обязанности, ответственность. Если задача не выполнена - жаловаться не на кого, виноват исполнитель.

Ольга Стукалова, руководитель отдела по работе с блогерами и спецпроектами, коммуникационное агентство Salo

Поэтому главный секрет его эффективности заключается в правильном балансе типов задач, чтобы избежать ощущения рутинности. В сфере медиа сложно пытаться жить по законам “рабочего времени” - оно у меня всегда рабочее¯\_(ツ)_/¯. Вот сегодня первый час после прихода на работу ушел на переписки с клиентами, 2 часа потом - встречи, затем пару больших задач за ноутбуком, и затем снова встречи, креативные штурмы, общение с блогерами. Лично для меня очень важно не засиживаться. А на вечер - фитнес или прогулка, это как нельзя лучше разгружает голову и дает организму “обнулиться”.

От почти классических Slack, Trello, Basecamp до крафтовых и относительно свежих Мегаплана и Planiro - перепробовали всё. Мы в SALO.ru успели стать “гурманами” по части сервисов по ведению задач. Но лучший мой помощник - старая добрая записная книжка, всё, что есть в ней - будет исполнено, это даже мои коллеги знают.Выделила бы основные правила в управлении командой и временем: Остановились на amoCRM и сервисах Google (календарь + напоминания в почте) - оптимальны для наших задач и сотрудников, так и задачи не теряем и знаем, кого пинать легонечко, если потребуется.

  • Нельзя полагаться только на себя и свою память.
  • Если про встречу или мероприятие знают менее, чем 2 сотрудника - про это обязательно забудут.
  • Оптимальный способ обмена данными - облачные сервисы с общим доступом сотрудников.
  • Работать нужно не из офиса, а головой. Но, кажется, до меня кто-то уже сказал что-то подобное:)

Мария Лапук, сооснователь Vinci Agency

Стараюсь проводить переговоры утром или вечером, чтобы не тратить время на дорогу из офиса и в офис. Начинаю день пораньше, чем просыпается Москва и начинаются звонки и встречи. И главное это делегировать задачи, которые возможно делегировать.

Это необходимый минимум для постановки и контроля задач. В команде мы используем Asana, чаты в телеграмме и календарь. Иначе ты все забываешь!

При управлении командой руководствуюсь следующими принципами:

  • Если нет работы на сегодня, то каждый может идти заниматься своими делами
  • Люди остаются с нами, пока им нравится то, что они делают
  • Самое важное – это хорошие отношения между людьми и поддержка друг друга
  • Времени всегда не хватает, но нужно успевать жить (хотя бы иногда)

Алексей Антонов, сооснователь SONM

Не имею постоянного стола ни в одном из офисов, несмотря на то, что 90% коллег имеет. Мое рабочее место выглядит как "где упал там и рабочее место". Используются в комбинации первое со вторым или второе с третьим. Из набора приспособлений у меня все очень системно: MacBook Pro топ-версии, iPhone Х и iPad Pro. iPad с клавиатурой - замена, когда можно оставить мессенджеры, почту, браузинг и энтертеймент. MacBook полноценная рабочая станция, там можно делать всё. iPad значительно легче, можно носить его без рюкзака и зарядки - спокойно проработает весь день.

И фокусироваться на них. Прозвучит глупо и банально - но когда задачи валятся со всех сторон, всё не успеть, как ни старайся, и нужно находить самые главные и самые крупные дела, которые будут двигать тебя вперед. Это помогает больше всего. Постоянно спрашивать себя - что я сегодня могу сделать, чтобы максимально продвинуться в своих проектах и начинаниях. Да, это приводит к тому, что у тебя постоянно неотвеченные сообщения, тысяча писем на почте, люди обижаются. Если пытаться "все доделать, всем ответить", не успеешь в итоге ничего и потонешь в рутине. Надо фокусироваться на основных направлениях, чтобы не застрять. Но по-другому никак, просто невозможно всё это обработать.

Хотел бы выделить 3 важных урока при управлении командой.

Направление важнее отточенных деталей. Первый - очень важно принимать правильные стратегические решения, тогда даже с не слишком эффективными усилиями и процессами можно дойти очень далеко и заработать много денег. Нужно фокусироваться на правильных направлениях развития. Отточенные детали важны в маломаржинальном уже действующем бизнесе, на нем капитал не нарастить.

Важен баланс - нельзя менять решения слишком быстро, не проверив гипотезу до конца, но если уже проверил и видишь, что результат не тот - важно уметь зафиксировать убыток и сделать поворот в нужную сторону. Второй - передумывать и менять решения это нормально.

Есть только цифры, они во главе всего. Третье - компания управляется через цифры. Но крупную компанию построить и управлять ей можно только через цифры. Ощущения, чувства, эмоции - это прекрасно. Без понимания математики процессов даже ларек с шаурмой не построишь. Они и есть мерило происходящего и основа для принятия решений. Не говоря уже про инвестиции в стартапы и создание своего собственного.

Лориана Сардар, сооснователь каршеринга BelkaCar

Это важная особенность сервисного бизнеса, которую нельзя недооценивать. Для того, чтобы более эффективно использовать время, каждое утро планирую день, оставляя свободные слоты на решение внезапных вопросов. Сама для себя придумала правило бутерброда: сначала беру самую приятную задачу, после - самую сложную или монотонную, а потом опять что-то хорошее. Помимо этого, стараюсь постоянно переключаться, так как при длительной работе над одной задачей снижается концентрация и креативность.

Плюс переход и привыкание занимали дополнительное время, что снижало эффективность работы в целом. Несколько раз начинала использовать разнообразные системы, но всегда ощущала искусственность процесса. Сейчас просто веду "to do list".

В управлении командой важно давать сотрудникам возможность брать и нести ответственность за поступки. Самое главное и сложное умение - это способность делегировать. Надо давать людям расти, как профессионально, так и в личностном плане. Мне кажется, это мотивирует, как ничто другое. Всегда делюсь книгами с друзьями и коллегами, которые, как мне кажется, могут быть интересны конкретному человеку.

Считаю, что необходимо работать в коллективе - когда происходят сложные непредвиденные ситуации, мы наваливаемся на них всей командой - и основатели, и техники вместе. Не люблю дистанций в работе.

В этой области мне предстоит еще многому учиться, а главное - умению сохранять work-life balance. С управлением временем дела обстоят хуже - его катастрофически не хватает, а когда получается высвободить какую-то часть за счет делегирования, появляются новые задачи, которые занимают то самое "свободное время".

Сергей Шалаев, основатель и CEO Relap.io

Наш офис расположен в десяти минутах ходьбы от моего дома, поэтому офис можно назвать моим вторым домом: я провожу в нем практически половину суток, здесь у меня много личных вещей, например часть мотоэкипировки. Обычно мой день длится 10 часов.

С одной стороны стола располагаются ящики, которыми я пользуюсь чаще, там лежат трубки, сигары, сигареты, лекарства, фотоаппарат, а с другой всякая другая хрень, которой я редко пользуюсь. Мое рабочее место стоит из большого стола, сделанного на заказ с огромным количеством ящиков, потому что я не люблю когда весь стол в говнище; большого количества растений и небольшой площади состоящей из дивана и камина. А столько цветов много, чтобы отвлекаться от работы, поливать их и ухаживать за ними. Столько ящиков затем, чтобы на столе ничего кроме цветов не стояло.

Еще у нас есть крыше с небольшим садом, где я также могу поработать вечером, выкурить трубку и подбухнуть!

Плюс еще у меня ассистент, который занимается мелкими тасками, которыми я могу не заниматься. Есть несколько с которыми я привык работать: Trello, Wunderlist. Типа в магазин сходить, что-то купить, отправить клиенту подарок.

Потом началась история с блокировкой телеги, но перестал работать почему то слак и вся работа встала. До недавнего времени мы очень любили Slack, все корп переписка была в нем и все рабочие процессы тоже. Пришлось перебраться в телегу и теперь весь рабочий процесс там, такая вот ирония.

Лилиана Пертенава, директор маркетинговых коммуникаций МойОфис

Таким образом, день делится на несколько блоков: утром и днем совещания и работа с документами, цифрами. В свое время, очень помогло наблюдение, что все практические, требующие максимальной концентрации дела лучше всего получается выполнять в первой половине дня, а вот творческие проекты продуктивнее обдумывать и создавать вечером. У каждого свой ритм и важно его понять чтобы структурировать свой день. Вечером встречи и планирование будущих задач.

Делегирование - один из главных навыков руководителя для достижения больших целей в организациях или командах. Еще мне повезло с коллегами, у многих из них я чему-то учусь, например, наш директор по разработке Саша Пакер умеет эффективно строить процесс разработки продуктов и мы иногда обсуждаем принципы менеджмента и делегирования задач. Поэтому часть моего рабочего времени отведена распределению задач, сейчас у меня небольшая команда из 5 человек, с которыми мы строим продвижение и b2b маркетинг МойОфис.

Помимо этого, в нерабочее время продюсирую документальный фильм, и там проектная команда состоит из 30 человек, между которыми тоже было необходимо четко распределить зоны ответственности и спланировать работу.

Веду список дел в приложении Things, делю их на краткосрочные и долгосрочные, расставляю приоритеты. Не применяю какую-то конкретную систему, скорее, комбинирую различные подходы Get things done. В целом, мне удобно когда на день отведены 7 основных задач, которые можно планомерно выполнять; Если что-то не получается, анализирую почему и переношу сроки. Как только появляется какое-либо дело или план, сразу вношу его в обычный календарь, что бы не потерять.

У Тима Урбана, автора познавательного блога Wait but why есть серия доходчивых материалов о причинах прокрастинации. Наверное, главный принцип это не заставлять себя что-то делать, а увлекаться. Еще у него интересно исследован подход к бизнесу Илона Маска.

В свое время мне помогло чтение книг Стива Бланка про построение стартапов. Всегда было интересно, как по-настоящему успешные люди успевают так много всего. Регулярно слушаю подкасты Тима Ферриса. Сейчас начала изучать проектный менеджмент и Lean подход.

Сейчас, для меня очень ценен опыт командной работы, в котором у меня было много ошибок раньше; Но выводы сделаны, и вот некоторые из них: Мне кажется, менеджмент это навык, которому можно и нужно учиться всю жизнь.

  • ставить общие большие цели, в обсуждении которых участвует вся команда
  • делить большие цели на небольшие участки и наделять в них полномочиями сотрудников
  • ставить четкие сроки и параметры достижения целей в каждом участке работы
  • обсуждать если что-то не получилось и совместно решать как можно улучшить результаты
  • всегда поддерживать коллег и искать конструктивные решение, в которых мы будет вместе расти не только как профессионалы, но и как личности

Александр Ларьяновский, Managing Partner, CBDO в Skyeng: онлайн-школа английского языка

Тогда все авралы и внеплановые задачи не рушат график. Я планирую не больше половины дня. Выбираю задачи так, чтобы был максимальный ROI. Ко времени отношусь, как к тому, что можно инвестировать.

Корпоративные инструменты - Trello и Jira. Из систем ведения задач предпочитаю встроенные календари и Todoist для себя.

Так и работаем. В управлении командой руководствуюсь фразой которую я перенял от Илюши Сегаловича: “Если ты собираешь вокруг себя умных и мотивированных людей, то тебе не надо ими управлять, тебе надо убирать то, что их демотивирует”.

Алия Прокофьева, основатель Galaktika Foundation

Каждое воскресенье я подвожу итоги прошлой недели как с точки зрения своих и командных результатов и ставлю задачи на ближайшую неделю. В целом у меня уже давно есть свой подход. Такой подход, на мой взгляд, наиболее гибкий и приносит больше результата. Тоесть я предпочитаю в проектах двигаться короткими спринтами.

Двигаемся также короткими спринтами с быстрым подведением итогов, перефокусировкой проекта и возможностью смены задач. Если же говорить про логику управления проектами, то давно уже мы делаем на каждый проект большие карты с mind map, с ключевыми задачами и целями по каждому из блоков и участнику команды. Плюс в каждом проекте есть секретарь-координатор, он отвечает за логистику между разными членами команды. Активно используем Trello, а задачи ставим через Google календарь и чаты в мессенджерах.

Андрей Муравьев Head of CIS Publishing компании Wargaming

Начинаю рабочий день в 8:30, полчаса планирую день с ассистентом, затем занимаюсь почтой, составляю список задач и вопросов для ключевых встреч, знакомлюсь с документацией, которая для них актуальна. Я придерживаюсь четкого расписания. После — снова почта и скайп-коллы с удаленными локациями. Встречи проходят с 11:00 до 18:00; стараюсь запланировать на это время два перерыва. Wargaming — глобальная компания,и поясное время влияет на расписание.

Я всегда трачу пару минут перед началом на то, чтобы зафиксировать цели встречи, важнейшие цифры и сроки. Ради эффективности мы стараемся ограничивать число участников встречи пятью (абсолютный максимум — 10). Также критически важны понимание наличных ресурсов и поддержание консенсуса между участниками. Эти минуты могут сэкономить несколько часов рабочего времени.

Microsoft Outlook с календарем — для коммуникации и организации встреч. Wargaming использует несколько решений. Target Process — для платформенных решений и софтверных команд. JIRA — для управления проектами, контроля и координации усилий разных департаментов.

Максимально понятная постановка задач с прозрачными критериями выполнения — количественными, качественными, временными; подробная раскладка по промежуточным этапам. Четкое понимание сильных и слабых сторон ее участников, нагрузка сильных и нивелирование слабых— мои основные правила по управлению командой.

Онаособенно важна в инновационных компаниях вроде нашей, где работают амбициозные и креативные люди. В команде должна быть задаваемая лидером система ценностей: участники должны отлично понимать, чего от них ждут, и для этого нужно часто давать обратную связь.

Убрать временные разрывы в коммуникации с ключевыми людьми — это безгранично важнее отдельного кабинета. Статус обязывает меня приходить на некоторые встречи в костюме, но большую часть времени я работаю в джинсах и майке, в одной комнате с тремя непосредственными подчиненными.


Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан
Обязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Ещё Hi-Tech Интересное!

Основательница Grabr Дарья Ребенок — о поиске инвесторов, презентации идей и предпринимательстве

Основательница Grabr Дарья Ребенок — о поиске инвесторов, презентации идей и предпринимательстве — Истории на vc.ru Свежее Вакансии… Написать Уведомлений пока нет Пишите хорошие статьи, комментируйте,и здесь станет не так пусто Войти Главное из разговора с Елизаветой Осетинской для проекта ...

«Яндекс» начал удалять ссылки на пиратский контент без суда по жалобе правообладателей

«Яндекс» начал удалять ссылки на пиратский контент без суда по жалобе правообладателей — Медиа на vc.ru Свежее Вакансии… Написать Уведомлений пока нет Пишите хорошие статьи, комментируйте,и здесь станет не так пусто Войти Компания подписала антипиратский меморандум в начале ноября. В ...