Hi-Tech

От картинки в Photoshop до регистрации: инструкция по созданию электронной подписи

А в серьёзных случаях необходимо зарегистрировать персональную ЭП. Есть несколько вариантов электронной подписи (ЭП), которыми можно пользоваться: в одних случаях достаточно «нарисовать» подпись в присланном документе, в других отправить код из SMS или ввести логин и пароль. Разделим обмен электронных документов на два вида: обмен сканами и обмен документами.

Обмен сканами

Задача: присланный документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью.

К примеру, так можно расписаться на документах курьерской службы для прохождения посылки на таможне. Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные.

Для этого достаточно аккуратно и крупно расписаться на белом листе бумаги, отсканировать подпись в высоком разрешении и сохранить в формате JPG или PNG. Решение: вместо сканирования документа можно подставить заранее созданную подпись-картинку.

Подпись вставляется в Microsoft Office, Adobe PDF Reader или Photoshop.

Microsoft Office

  • Откройте нужный документ.
  • На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Рисунки».
  • Выберите отсканированную подпись и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Adobe PDF Reader

  • Откройте документ PDF или форму, которую необходимо подписать.
  • Выберите «Инструменты» — «Заполнить и подписать».
  • Выберите нужный вариант. PDF Reader может не только вставить готовую подпись-изображение, но и нарисовать её мышью или на сенсорном экране, а также напечатать.
  • Нажмите кнопку «Применить», затем щёлкните в том месте документа PDF, где требуется добавить подпись или инициалы.
  • Сохраните готовый документ в PNG.

Adobe Photoshop

  • Откройте PDF-файл (документ Word можно сохранить в PDF-формате).
  • Перетащите изображение с подписью на рабочую область и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Обычная подпись (как электронная, так и физическая) служит только для упрощённой валидации данных и основана на доверии обеих сторон: в суде можно назвать скан и подпись подделкой, оспорив договор.

Поэтому к подписи добавляют другие способы защиты от подделки: отправлять письма можно только с указанной почты с сохранением времени и даты отправки, а в некоторых случаях компании могут попросить отправить физическую копию по указанному адресу.

Обмен электронными документами

У неё есть два криптоключа: закрытый, которым подписывается документ, хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Любой документ, обладающий юридической силой, нужно подписывать сертифицированной электронной подписью. Правда, владелец может потерять свой ключ, но это считается его проблемой. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности.

Чем отличается электронная цифровая подпись (ЭЦП) от электронной подписи (ЭП)?

ЭЦП и ЭП — это одно и то же. Ничем. Термин ЭЦП был введён в 2002 году с принятием закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и утратил силу с 1 января 2014 года, когда вступил в силу закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Определение «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) устарело.

Где можно использовать ЭП

  • Электронная отчётность в государственные органы: таможню, налоговую, внебюджетные фонды, органы статистики и учёта и другие.
  • Электронные торги: для регистрации на площадках, отправки заявок и подписания контрактов.
  • ЕГАИС: ЭП требуется для работы в системе, документам присваивается электронная подпись, они приобретают юридическую силу.
  • Корпоративный документооборот: ЭП — аналог физической подписи, поэтому любой документ внутри организации можно подписывать и отправлять в электронном виде.
  • Электронная регистрация сделок с недвижимостью: регистрация сделок по купле-продаже и получения выписок из ЕГРП о сделках с переходом прав. Это дешевле и быстрее.
  • Госуслуги. С помощью ЭП можно отправлять обращения и заявления в государственные и муниципальные органы: «электронное правительство», «электронный гражданин».

Виды электронной подписи

В России в электронном документообороте существует три вида электронной подписи.

Простая

Чаще всего используется в банковских операциях, для получения госуслуг, для заверения документов внутри компании. Это обычные коды доступа из SMS, логин и пароль от почты или аккаунта. В нём нужно описать правила, по которым определяют автора подписи, а также его обязанности. Она приравнивается к физической подписи, если существует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками документооборота заключено соглашение.

Иногда пользователю нужно дополнительно подтверждать свою личность, к примеру, для регистрации на Госуслугах нужно прийти в центр регистрации с паспортом.

Простую электронную подпись нельзя использовать для подписи электронных документов, так как это простая пара из логина и пароля, инструментов для подписывания документов нет.

Усиленная неквалифицированная (НЭП)

Выдаётся в удостоверяющих центрах. Персональная ЭЦП с закрытым ключом, который хранится на носителе. Позволяет подписывать документы любой организации, с которой ведётся электронный документооборот, а также участвовать в госзакупках.

Но, к примеру, налоговая в любом виде не признаёт документ с НЭП равнозначным бумажному. Чтобы заверенные НЭП документы считались равноценными физическим, сторонам нужно заключить соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании её юридической силы.

Список аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Госуслуг.

Усиленная квалифицированная (КЭП)

Имеет дополнительный сертификат ФСБ, ПО для работы с КЭП сертифицировано КЭП, выдаётся в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах. Полноценная электронная подпись с юридической силой.

Позволяет сдавать в электронном виде отчётность в контролирующие органы, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или внешними контрагентами, участвовать в качестве поставщика и заказчика в торгах, работать в государственных ИС: Росреестр, Росаккредитация, ГИС ГМП, ФТС, ГИС ЖКХ, Главкоэкспертиза и других.

Ряд документов налогового и бухгалтерского учёта может быть подписан только квалифицированной электронной подписью, например, годовая бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, заявления о постановке на налоговый учёт, возврате (зачёте) сумм излишне уплаченных налогов, сборов и страховых взносов и так далее.

Как получить подпись

Для получения ЭП нужно обратиться в любой удостоверяющий центр.

Перечень документов для физических лиц (ИП)

  • заявление на выдачу ЭП;
  • паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).

Перечень документов для юридических лиц

  • заявление на выдачу ЭП;
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • выписка из ЕГРЮЛ, сроком не более полугода с момента её получения (оригинал или нотариально заверенная копия);
  • паспорт гражданина РФ — будущего владельца ЭП (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца ЭП.

Как подписывать документы ЭП

Для этого понадобятся:

  • Окончательная версия документа для подписи. После создания ЭП вносить в него изменения нельзя.
  • Сертификат ЭП, который выдаётся в аккредитационных центрах.
  • Приложения для создания ЭП и работы с ней.

Наиболее распространены на рынке «КриптоПРО CSP» и ViPNet CSP, которыми рекомендуется пользоваться для максимальной совместимости различных ЭП. В России можно использовать криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ.

Вариант 1: плагины для Office и Adobe PDF

После установки документы подписываются следующим образом: Если нужно подписать документ в формате Word или Excel — трудовой договор, иск в арбитраж, заявление в учебное учреждение, можно использовать модуль «КриптоПро Office Signature».

  • Выбираем пункт «Сервис», переходим в «Параметры». На вкладке «Безопасность» нажимаем «Цифровые подписи».
  • Выбираем установленный на компьютере сертификат электронной подписи.
  • Создаём электронную подпись: нажимаем «Подписать», вводим выданный ключ-пароль.
  • Сохраняем документ.

Подробная инструкция — по ссылке.

Однако в разных версиях Office результат проверки может быть некорректным.

Для PDF-файлов используется бесплатный модуль «КриптоПро PDF» для Adobe Reader:

  • Установите модуль.
  • Откройте документ.
  • Выберите пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание».
  • Выберите нужную подпись и место в документе.

Подробная инструкция — по ссылке.

Вариант 2: установить отдельную программу для создания подписи

К примеру, «КриптоАРМ» или связку VipNET CryptoFile вместе с VipNet CSP. Для подписывания файлов любых форматов нужно устанавливать отдельные программы. Обе программы предлагают схожую функциональность.

«КриптоАРМ»

Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединённая или отсоединённая. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением .sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа). В бесплатной версии «КриптоАРМ» можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата).

ViPNet CSP и CryptoFile

Чтобы пользоваться сервисами, нужно оформить заявку, ссылки на скачивание и серийные ключи придут на почту, это бесплатно.

Для добавления собственного сертификата в «Настройках» нужно нажать кнопку «Задать» и выбрать файл, полученный в аккредитационном центре. После запуска и регистрации CryptoFile нужно добавить личный сертификат для работы с ЭП и сертификаты получателей. Сертификаты получателей устанавливаются в систему вручную, добавляются в настройках, раздел «Список сертификатов получателей».

Процедура аналогична «КриптоАРМ»: можно подписывать через окно программы, можно из контекстного меню. После этой процедуры можно подписывать файлы. Подробная инструкция от VipNET.

Вариант 3: использовать веб-сервисы

Подписать документ любого формата можно через сервис «Контур.Крипто».

Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл.

Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

  • Загрузить в сервис документ, который нужно подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
  • Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в «Контур.Крипто» можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
  • Создать файл подписи. После того как вы нажмёте кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением .sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
  • Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохранённый в «Контур.Крипто». Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовый сервис.

Что учесть при использовании «Контур.Крипто»:

  • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
  • В сервисе можно создать только отсоединённую подпись.
  • «Контур.Крипто» работает только в Windows.
  • Проверить подпись, созданную в «Контур.Крипто», можно в любой программе, которая работает с отсоединёнными электронными подписями.

Комментарии эксперта

Представители VipNet CSP на вопросы vc.ru не ответили. Отвечал Юрий Маслов, коммерческий директор «КриптоПро».

Для этого обычно его печатают, ставят подпись и сканируют документ. Допустим, на почту пришёл документ, который нужно подписать. Есть ли законы, регулирующие обмен такими сканами? А в каких случаях можно не делать скан документа, а сразу подставить подготовленную подпись в графическом редакторе, например в MS Office или Adobe Reader?

Если нужно подписать собственноручной подписью бумажный документ, то его печатают (оформляют в бумажную форму), ставят на бумажном документе собственноручную подпись и сканируют этот документ.

Сканирование делают для того, чтобы выслать обратно сканированную копию оригинала документа, таким образом известив контрагента о факте подписания бумажного документа.

Никаких специальных нормативно-правовых актов нет. Такой способ извещения регулируется только соглашением между контрагентами.

Если нужно подписать электронный документ простой электронной подписью, то его сохраняют из электронного письма в файл и подписывают его простой электронной подписью.

Как выглядит простая электронная подпись, как ею подписывают электронный документ и как обмениваются документами — это определяется соглашением между контрагентами и почти не регулируется законодательством РФ.

Но в любом варианте электронный документ не печатают после создания простой электронной подписи, не подписывают собственноручной подписью и не сканируют после этого. В том числе возможен вариант, когда вставляют изображение со сканом подписи.

После печати мы получаем бумажную копию электронного документа, которая не имеет юридической силы. Важно понять, что электронный документ является оригиналом документа.

Сканирование бумажного документа — это процедура получения не имеющей юридической силы электронной копии бумажного документа.

Юрий Маслов

коммерческий директор «КриптоПро»

Если да, то в каких случаях? Нужно ли делать бумажную копию документов, подписанных электронной подписью?

Например, когда подаётся исковое заявление в суд и нужно приобщить электронный документ к делу в качестве письменного доказательства. Бумажную копию электронного документа, удостоверенного электронной подписью, делают в случаях, когда нужно представить кому-либо информацию о содержательной части документа.

И тогда судья может без назначения экспертизы рассмотреть документ прямо на заседании. В этом случае чтобы судье было проще проанализировать документ и приобщить к делу, вместе с электронным документом подают его заверенную копию на бумажном носителе.

Юрий Маслов

коммерческий директор «КриптоПро»

Можно ли предоставить в суд электронные документы?

Судебная практика, в которых используются электронные документы в качестве доказательств, достаточно обширна и уже не является чем-то экзотическим. Можно, их предоставляют сотнями тысяч в год в судах разной инстанции.

Юрий Маслов

коммерческий директор «КриптоПро»

Можно отправлять документы с электронной подписью одного оператора (криптопровайдера) в компанию, где подключён другой криптопровайдер?

Электронная подпись, созданная с помощью криптопровайдера одного производителя, проверяется с помощью криптопровайдера другого производителя. Да, можно. Но это верно только при одном условии, что оба криптопровайдера прошли проверку (сертификацию) в ФСБ России. И наоборот.

Если криптопровайдеры не сертифицированы, то тогда нужно проверять их совместимость. Именно при сертификации ФСБ России проверяет в том числе и совместимость средств электронной подписи.

Юрий Маслов

коммерческий директор «КриптоПро»

Какой электронный способ подписывать документы считается самым надёжным?

Во-первых, использование этого вида электронной подписи существенно минимизирует юридические риски, связанные с использованием электронных документов. Самым надёжным является использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Применение усиленной квалифицированной электронной подписи не требует заключения соответствующего соглашения между участниками документооборота, а регулируется непосредственно федеральным законодательством.

Во-вторых, безопасность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеспечивается регулированием всех технических аспектов со стороны уполномоченных федеральных органов: ФСБ России и Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Юрий Маслов

коммерческий директор «КриптоПро»

Есть ли возможность электронной подписи документов при работе с негосударственными организациями?

Электронная подпись активно применяется в финансовой и хозяйственной деятельности коммерческих организаций и прочих хозяйствующих субъектов. Конечно. Оптимизация документооборота и снижение затрат на документирование фактов финансово-хозяйственной деятельности немыслимо без внедрения электронного документооборота с применением электронной подписи.

Юрий Маслов

коммерческий директор «КриптоПро»

#инструменты #инструкция

Показать больше

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»
Закрыть