Хабрахабр

О личной продуктивности. Как вести деятельность, когда от тебя зависит многое

Если кратко подвести его результаты, то можно сказать, что на исходе у ребят получилась статистика с почасовыми показателями в разных странах (формула не совсем отражает реальную картину, но все же хоть какое-то основание есть: ВВП поделили на количество производственных часов). Как-то раз британцы из «Expert Market» решили провести исследование на тему производительности труда. Обидно, что мы уже даже не удивляемся нижеследующим выводам, потому что привыкли к низкой продуктивности:

  • Россия — на 32-м месте из 36 (если бы участвовали все страны, то боюсь, все было бы еще плачевнее).

Зато ВВП там почти в 3,9 раз выше. Среднестатистический сотрудник в нашей стране «полезен» всего лишь на £9,71, что в 4,7 раз слабее показателей Люксембурга, который меньше по площади в 6 611 раз.

Искать виновных в «верхах» — не наша с вами прерогатива, раз уж мы не можем влиять на устройство целого государства. Кто виноват? Чиновники всех рангов, учредители / управленцы частного бизнеса, работающего по старинке, или сами наемные сотрудники? Разделим эту статью на несколько логических блоков, которые так или иначе связаны с продуктивностью. Но зато разобраться каждому с самим собой вполне под силу.

Для производства нужны ресурсы. А прежде определимся с понятийной базой. Что у нас с вами есть?

  1. Время (единственный невосстанавливаемый ресурс).
  2. Знания / Навыки.
  3. Здоровье.
  4. Финансы.
  5. Репутация / Внимание других людей.

Вот от этого и будет отталкиваться.

1. Продолжительность труда

Среднемировой уровень — 1 762 часа в году.

Думаете, это как-то помогает экономике страны? Мексиканцы, например, работают 2 228 часов. Думаете, дело в медленном темпе жизни и менталитете? Увы, они на предпоследнем месте рейтинга всего c £5,96. Хотя там масштабно пропагандируется послеобеденный сон: в 2010 году прошел национальный чемпионат, в рамках которого люди соревновались по скорости засыпания, продолжительности сна и даже храпа. Те же латиносы из Испании благодаря «сиестам» с 13:00 до 17:00 эффективнее братьев по ту сторону океана в 2,6 раз. Общество даже высказывало неодобрение тем, кто не спал после обеда. Кстати, давным-давно на Руси была такая практика.

Продолжительность дня — это до сих пор боль. Сейчас по количеству часов мы далеки от Мексики, но это только за счет всякого рода праздников, которые каждый год убирают из производственного календаря более 10 дней. Несмотря на стандартные «с 9 до 6», многие трудятся более 10 часов в сутки.

Физически человек устроен так, что спустя определенное время после подъема (и особенно — после употребления большого количества пищи) организм начинает испытывать усталость и сонливость. Перейдем ближе к нашей ситуации. В чем суть? Разумеется, только с последствиями. Можно ли этому сопротивляться, постоянно «заправляясь» кофе и энергетиками?

Что делать? У нас это второй по популярности вопрос после поиска виновных, поэтому будем искать ответ на него.

Так же справедливо и обратное утверждение: сокращая часы труда, повышаешь результаты. Есть интересная закономерность: чем больше человек трудится, тем ниже его КПД. Сначала на час раньше уходите из режима «на связи». Попробуйте применить это на себе. Позади много напряженных дней, когда разгребали рутину? Потом — вырвите из графика, скажем, дополнительный выходной. Притом никто не заставляет вас просто тратить впустую освободившееся время. Позвольте себе внеплановый мини-отпуск. А вообще — лучше не делите жизнь на «работу» и «отдых». Займите себя другим типом задач.

Либо обстоятельства — под планы. Вывод №2: адаптируйте свои планы под обстоятельства.

Если вы живете в регионе с жарким климатом, то середина дня, начиная с полудня, — действительно не лучшее время для активности.

Не нужно плотно наедаться за полчаса до важной задачи, требующей концентрации. Режим питания и физические нагрузки — аналогично. Надеюсь, вы поняли вектор мысли. Если обычная тренировка выматывает вас настолько, что до полноценного сна не можете «собраться с силами» для умственной деятельности, то переносите ее на другие часы / дни.

Они не изматывают себя, напрягая весь внутренний потенциал (не забывайте: человек способен реализовывать максимум 70%). И еще: обратите внимание, что некоторые люди за 1 единицу времени получают результат как за 3. Деятельность можно организовать таким образом, что время будет работать на вас. В армии есть такая поговорка: «Солдат спит — служба идет». Хотите — спите. Сделать это можно, например, за счет грамотного расставления приоритетов: поставить на 1-е место в своем календаре задачу по подбору и обучению сотрудника, который в дальнейшем, не отнимая по большому счету ваше время, будет реализовывать определенные задачи. «Служба» все равно «идет» без вас. Хотите — занимайтесь другими функциями.

2. Отвлекающие факторы

Любые звуки — речь коллеги, разговаривающего по телефону, соседи по офису, музыка, доносящаяся с улицы и прочее — все это как бы «ударяется» о «щит» и отскакивает, никоим образом не забирая вашего внимания. Среди методик скорочтения есть такой прием: нужно представить, как-будто на вас шлем, полностью защищающий от внешних помех. Кто-то использует разные приложения (как это) к браузеру со звуками костра, ветра и прочего, мол, для расслабления. Если есть трудности с фантазией, попробуйте просто надевать наушники. Иногда, чтобы «защититься» от раздражающего окружения, достаточно просто надеть обычные вакуумные либо накладные наушники. А вы на самом деле можете обойтись без всего этого.

Поймите для себя разницу между «слышать» и «слушать», и тогда для вас будет непринципиально, какой механикой ограждаться от лишнего.

3. Насколько оправдан ЗОЖ?

п. По науке всем нам следует отказаться от быстрых углеводов (сладкое / мучное), регулярно заниматься физическими упражнениями, не нарушать режим сна и т. И, не выдержав нового ритма жизни, пускаются во все тяжкие, нарушая правила здорового образа жизни. Но многие замечают, что при 100% переходе на такой режим почему-то не просто нет улучшений, но и даже начинает накапливаться усталость, что опять-таки снижает продуктивность.

Как правильно?

Но есть одно наблюдение, которое подтверждают по крайней мере встречавшиеся мне в жизни примеры: В данном вопросе не помогут ни крайности, ни «золотая середина».

  • Основа — в режиме «правильно».
  • И немного — для «побаловать себя» (в разумных пределах).

Иногда бывает полезно пообщаться на эту тему с вашим врачом, который знает особенности организма своего пациента лучше всех консультантов, дающих общие рекомендации. Абсолютные значения в % и допустимые погрешности для всех определить невозможно.

4. Разные задачи — разные подходы

Есть люди, которые в обычном «сидячем» режиме за 1 условный час делают 3 звонка. Давайте сразу с примером. Но когда кто-то из них, скажем, берет блокнот для записей и идет просто гулять с телефоном в руке по офису / бизнес-центру / на улицу, если позволяет погода, то показатели возрастают, а результативность — улучшается (то есть эти звонки приносят реальную пользу — договоренности).

Адаптировать всегда нужно и стратегию, и тактику. К чему этот пункт: цель определяет методологию.

5. Мотивация

Да-да, вы уже читали про это в умных книжках и слышали на тренингах.

Добиваетесь увеличения оборота на 1 млн. Привязывайте действия, исходя из результатов, к мотивации. А что будет лично для вас, когда достигнете этого? руб.? Должны быть конкретные рамки и «приз» для себя, независимо от того, ваш ли это бизнес.

Это такая психологическая игра с вашим разумом. Иногда можно привязывать одну «приятную» задачу к другой «неприятной» в качестве бонуса. У вас же наверняка есть такие «давно откладывал» и «давно мечтал»? Можно дать себе установку: «Если на этой неделе напишу статью, которую давно откладывал, и она получит хороший отклик, то сразу же позволю себе заняться развитием сообщества, о котором так давно мечтал». Тогда открываем блокнот / календарь и определяемся. Нет?

Познай себя — и ты уже будешь на полпути к успеху.

Умение мотивировать себя спасет вас от зависимости от других. Никакая внешняя мотивация (то есть от 3-х лиц) не сравнится с внутренней.

6. Микро-тайм-менеджент

д. Классический тайм-менеджмент — это про календари, типы задач и т. Но есть и другой уровень: назовем его «молекулярным». Это важно и нужно.

Например, за 15 минут вы обычно успеваете сделать 3 небольших задачи. Если цель «большого» тайм-менеджмента — упорядочивание графика и сокращение больших издержек, то в мини-варианте — это издержки соответствующего масштаба. А в перспективе это можно довести до 5 мини-задач.

Сделать это нужно не с помощью CRM / мессенджера, а только при личном разговоре 1 на 1. Каким образом? Представим, что вам нужно кратко дать поручение 2 сотрудникам. Какие здесь могут быть издержки:

  • Между первым и вторым будет небольшая временная пауза. Скажем, второму нужна 1 минута, чтобы оставить текущую задачу, выйти из кабинета, дойти до вас, поприветствовать и только после этого выслушать делегируемую задачу.

От сбора заранее у двери до физического перемещения нужных сотрудников ближе к вам. Методов избежать этого — масса. Хотя в первом случае временные издержки будут за их счет: тогда считайте, чье время дороже, и к каким результатам приведет эта мини-экономия.

Старайтесь «заполнять» свободные «окна» между задачами / спринтами. В бизнесе нельзя пренебрегать даже 1 минутой. Другое дело — что это не должно вести к качественным потерям и выгоранию.

Сравните, за какой временной промежуток выполняется какая-либо задача на старом железе с Windows 10 и на новом MacBook’e. И иногда экономить время можно и технически.

Так же работает «складывание» мелких задач:

  • Просмотреть 5 раз уведомления в мессенджере и ответить на них = 5 раз х 2 минуты = 10 минут.
  • Просмотреть 1 раз все накопившиеся уведомления = 1 раз х 7 минут = всего 7 минут.

Итого: 30% экономии.

Допустим, утренние процедуры, включающие чистку зубов, душ и завтрак у вас занимают 25 минут. Если хотите, принципы тайм-менеджмента можно перенести и на бытовые процессы. Если получится уменьшить время от старта до завершения процесса с 25 минут хотя бы до 22-23, то считайте это успехом. Можно делегировать приготовление завтрака (звучит нелепо, когда у вас нет наемной домохозяйки, правда?), чтобы к моменту выхода из душа все было готово, дабы избежать ненужного ожидания сервировки стола.

Копейка — рубль, а минута — целый час бережет.

7. Анализ

А вот лично свою — для большинства людей сложно / почти невозможно. Как посчитать продуктивность среднестатистического гражданина в масштабах государства — более-менее понятно. Поэтому помогает сравнительный анализ.

Есть 3 временных разреза:

  1. Вчера — предыдущий опыт.
  2. Сегодня — действующее положение.
  3. Завтра — будущие планы.

С чем сравнивать 2?

Если постоянно думать в плоскости «завтра» («Опять сегодня не успел сделать столько, сколько хотелось бы в идеале завтра»), то это будет демотивировать. С точки зрения мотивации, если у вас до сегодняшнего дня был постоянный рост показателей, правильнее будет сопоставлять действующие результаты с предыдущим (= менее успешным) опытом. Да, иногда мотивация демотивирует, и это не тавтология.

«Планы», «ожидания» и «прогнозы» — это 3 разных понятия. Чтобы не разочаровываться, стройте свои ожидания правильно. Планы имеют свойство меняться, ожидания — не оправдываться, а прогнозы — ошибаться (учите матчасть: «погрешности прогнозирования»).

Как рассчитать 3?

Формула проста: «Завтра» = «Вчера» + «Сегодня».

Хочешь хорошее «завтра» — действуй «сегодня», начиная готовиться еще «вчера». Расшифровываем: будущий успех складывается из ранее приложенных усилий.

Если у вашего коллеги, выполняющего подобные задачи, КПД выше, это повод для изучения его подхода к задачам. Сравнивать можно не только свои результаты в разных временных плоскостях, но и сопоставлять их с другими. Возможно, пользуясь его методикой, вы сможете успевать еще больше.

8. Планирование

В первом случае вы переутомляетесь, беря на себя сверхвозможный объем задач, а во втором — слишком расслабляетесь, теряя мотивацию. У некоторых людей (особенно — в digital-сфере) занятость колеблется от уровня «нереальная загруженность» до «нечем заняться». Очевидно, что страдает планирование.

Как быть?

  • Прокачивать один из важнейших навыков, о котором сейчас не говорит только ленивый, — умение отказываться. От ненужных задач. От переговоров. От целых проектов.
  • Думать не только о «завтра», но и о «послепослезавтра».
  • Жить в профиците возможностей. Пусть у вас будет выбор с излишком. Организовывайте свои маркетинговые и PR-активности таким образом, чтобы заказов в будущем было «чуть больше, чем нужно». Отказаться от них проще, чем быстро достать, когда неожиданно наступил период «нечем заняться».

Лишнее время, лишние финансы. Профицит ресурсов — это вообще важный момент, которым руководствуются те, кто хочет выжать из жизни максимум. Физические возможности «лишними» не бывают, но их дефицита тоже нужно избегать — поэтому добавляйте в список и здоровье.

9. Восприятие и реакция

Уровень ответственности близок к 0. Заметил общую особенность людей с низкой продуктивностью: они живут категориями проблем, критикуя все и всех вокруг себя. Чтобы не наступать на эти грабли, вы должны понимать, что такое «правильно». Категория «нытиков» (грубо, но объективно) даже не умеет правильно реагировать на типовые ситуации.

Если все оставить, как есть, то улучшений не предвидится. Пример: в силу события N образовались сложные обстоятельства.

Реакция человека с низкой продуктивностью:

  • «Все плохо. Виноваты — A, B и C».

Типичная позиция человека с ориентацией на проблемы.

Правильная реакция:

  • «Факт — случилось N. Чтобы исправить ситуацию, нужно предпринять следующее: …».

Ориентация на решение.

Думайте о решениях, а не о проблемах!

10. Инструментарий

Рост их числа приводит к дополнительным временным потерям на переключение от одного к другому. В вашем арсенале может быть миллион сервисов, электронных девайсов и приложений, но нужно не забывать, что это всего лишь инструменты. Минимизируйте их количество.

11. Трудности

Разумеется, у них есть преимущество в виде привлечения зарубежных инвестиций. Откуда у Швейцарии, не имеющей собственной нефти, газа, и которой даже не хватает земли для выращивания 40% продовольственных нужд, 2-ое место в мире по ВВП на душу населения? Но есть и куча трудностей:

  • Крошечная территория. Чтобы вы понимали: площадь Швейцарии в 74 раза меньше всего лишь одного региона России — Якутии.
  • Отсутствие выхода к морю. Горная местность (Альпы — это 61% всей страны).
  • Финансовая «помойка» из «грязных» денег, что выливается в претензии от стран, которые подозревают своих граждан, сильное влияние мировых кризисов и т. п.
  • Языковые сложности — нет единого языка, который воспринимался бы на государственном уровне как общенациональный. Более того — периодически возникают конфликты между внутренними регионами с разным культурным бэкграундом.
  • И еще раз — отсутствие полезных ископаемых (а точнее — их крайне малое количество), что [пока] совсем незнакомо России.

Казалось бы, гражданину можно накопить приличную финансовую подушку и жить всю оставшуюся жизнь на пассивные доходы. Притом там всего 3,4% безработицы. Но нет, швейцарцы — трудолюбивая нация, с большим трепетом подходящая к оценке своего труда.

У них словно включается дополнительный внутренний ресурс — второе (а у кого-то — и третье) внутреннее дыхание. Зачастую люди, оказываясь в трудных жизненных условиях, становятся более активными. Сотрудники, у которых вдруг возникли большие расходы, либо содержащие в одиночку большие семьи, обладают большей ответственностью и понимают, что должны приносить компании прибыль. Да, и в нашей стране тоже.

Так же и с личной производительностью: порой нужно организовать для себя «трудности» (разумеется, без опасных последствий), чтобы стать продуктивнее.

Подытожим

Не будем затягивать статью, добавляя всем известные прописные истины. 11 аспектов, которые мы только что рассмотрели, — это всего лишь несколько точек зрения. Сосредоточьтесь сначала хотя бы на пересмотре своего графика и микро-тайм-менеджменте.

Call-to-action: несмотря на место проживания, будьте настолько продуктивны, что вам будут завидовать даже люксембуржцы с рекордными £45,71 в час 🙂

Показать больше

Похожие публикации

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»