Главная » Hi-Tech » Не вести график и делать максимум пять задач в день: руководство по личной эффективности от инвестора Марка Андриссена

Не вести график и делать максимум пять задач в день: руководство по личной эффективности от инвестора Марка Андриссена

Перевод издания «Идеономика».

В закладки

Приёмы, о которых я напишу дальше, я применяю как единое целое, но вполне возможно, что вам они не подойдут. Одно из моих любимых порочных удовольствий — это productivity porn: так называют совокупность методов, тактик и уловок для увеличения личной продуктивности. Если так, я добился успеха. Может быть, вы возьмёте одну или две идеи — вероятно, одну из тех, что я стащил у кого-то другого.

Итак, поехали.

Начну с шокирующего предложения: не ведите график

«Да ты с ума сошёл!» — скажете вы.

Если у вас получится это реализовать — а многие должности, увы, не позволяют, — ваша производительность существенно изменится. Я вполне серьёзен.

Советуя не вести график, я имею в виду: не назначайте конкретное время для любых встреч, собраний или мероприятий.

В результате вы в любое время сможете заняться тем, что считаете наиболее важным или интересным.

Отлично! Хотите целый день писать исследовательский отчёт? Пожалуйста! Хотите целый день посвятить программированию? На здоровье! Хотите провести весь день в кафе, читая книгу о личной продуктивности?

Когда кто-то присылает вам письмо или звонит, чтобы предложить: «Давайте встретимся во вторник в три часа», правильно будет сказать: «В этом году я не веду график, поэтому не могу ничего обещать, но позвоните мне во вторник в 2:45, и если я буду свободен, встретимся».

Или, если это важно, скажите: «А давайте встретимся прямо сейчас».

Если ваша работа и рабочая среда чётко структурированы, или вы генеральный директор, провернуть такое будет сложно. Очевидно, что этот совет сработает, только если вы можете себе это позволить.

Но если такой подход возможен, он действительно раскрепощает и приводит к гораздо более высокой производительности, чем почти любая другая тактика, которую вы можете попробовать.

Эта идея взята из замечательной книги под названием «Эффективный беспорядок», в которой рассказывается, что отсутствие графика стало ключом к успеху Арнольда Шварценеггера как кинозвезды, политика и бизнесмена в последние 20 лет.

Конечно, забегайте. Хотите увидеться с Арнольдом? Но сначала позвоните. Он с вами встретится, если сможет. Извините, он не назначает встречи заранее.

В результате в течение 20 лет он мог работать над тем, что считал наиболее важным в своей жизни.

В книге это объясняется это отчасти тем, что его график был совершенно свободен, и он мог потратить любой день на свою новую политическую карьеру, не заботясь об обязательствах и отвлекающих факторах. Жители Калифорнии могут вспомнить, что, когда Арнольд решил баллотироваться на пост губернатора, он проводил множество мероприятий и активностей, которые и привели к безоговорочной победе.

Это значит, что можно заняться наиболее важными для вас делами в той последовательности, в которой вы сами захотите. Если в какой-то момент своей жизни вы жили по строгому плану — скорее всего из-за офисной работы с определённым рабочим временем, встречами, — вы знаете, что ничто не приносит такого чувства свободы, как календарь, где ничего не запланировано на несколько недель вперед.

В целом это тема совсем другого разговора, но она весьма тесно связана с вопросами производительности. Это даёт вам возможность погрузиться в поток.

И я чувствую себя намного счастливее, даже не могу передать словами, насколько. В качестве эксперимента я попробовал использовать эту тактику, и те из вас, кто прислал мне письмо с предложением встретиться, с приглашением на конференцию или на собрание, подтвердят это. У меня гораздо больше времени, которое можно посвятить действительно важным вещам — двум моим компаниям, советам директоров некоммерческих организаций и любимой жене.

Но всё же можно провести черту между «должен сделать» и «звучит интересно, но я не веду расписание». Ещё одна замечательная особенность этой тактики состоит в том, что не обязательно доводить её до предела: в моём календаре остаётся довольно много дел, от которых я не могу так просто отказаться.

Ведите только три списка: список дел, список для мониторинга и список «на потом»

Это единый список, возможно, с подкатегориями по срокам (на сегодня, на эту неделю, на следующую неделю, на следующий месяц). В список дел входит всё, что вы «должны» сделать — обязательства, соглашения, задачи, которые нужно выполнить.

В список для мониторинга заносятся все события вашей жизни, которые нужно держать в поле зрения — ожидание чьих-то ответов или необходимость напомнить кому-то о себе в будущем.

В список «на потом» включается всё остальное — всё, что вы, возможно, захотите или сделаете, когда у вас будет время или желание.

Если что-то не получается внести ни в один из этих трех списков, забудьте об этом.

Каждый вечер перед сном заполняйте карточку с кратким списком от трёх до пяти задач, которые вы будете выполнять на следующий день.

А потом, на следующий день, сделайте эти вещи.

Я записываю эти задачи на новой карточке 3х5 и ложусь спать. Я сажусь за стол перед тем, как лечь спать, беру свой список дел (который я по привычке веду в Microsoft Word) и выбираю три–пять пунктов, чтобы выполнить завтра. Если получается, значит, день удался. И на следующий день я стараюсь изо всех сил, чтобы выполнить эти задачи.

Люди, которые перебрали много разных методов улучшения производительности, подтвердят, что это один из самых успешных.

Как только это станет привычкой, вы поймёте, сколько дней прошло впустую, потому что вы не выполняли три–пять важных дел в течение дня.

Затем в оставшееся время дня используйте обратную сторону карты в качестве «антисписка дел».

И название у него шуточное. Это не настоящий список.

Что нужно делать: каждый раз, когда вы делаете что-то полезное в течение дня, записывайте это в свой антисписок.

Каждый раз, когда вы что-то делаете и записываете это, вы получаете тот небольшой прилив эндорфинов, который мышь получает, нажимая на кнопку в своей клетке и получая кусочек пищи.

А потом, в конце дня, перед тем, как подготовить завтрашнюю карту, взгляните на карту сегодняшнюю с её антисписком и восхититесь, как много вы на самом деле сделали в этот день.

Затем порвите её и выбросьте.

Ещё один день прошел хорошо и продуктивно.

Записывая дела в антисписок по мере их выполнения в течение дня, я чувствую себя удивительно продуктивным и эффективным. Я люблю эту технику за возможность, так сказать, поставить больше зарубок на моем столбе достижений. Гораздо более продуктивным, чем если бы я просто сделал эти вещи и не записал их.

И вот вы возвращаетесь домой, совершенно измотанные, и спрашиваете себя: «Что чёрт возьми, я на самом деле сделал сегодня?» Кроме того, думаю, и у вас бывало, что иногда приходится бегать целый день, что-то делать, разговаривать с людьми, звонить, отвечать на электронные письма и заполнять бумажные документы.

Ваш антисписок знает ответ.

Структурированная прокрастинация

Это замечательная штука.

Я позаимствовал её у гениального Джона Перри, профессора философии в Стэнфорде.

Суть структурированной прокрастинации заключается в том, что не нужно никогда бороться со стремлением отложить какое-то дело — напротив, используйте это в своих интересах, чтобы сделать что-то другое.

Обычно в течение дня вам нужно что-то сделать, но вы этого не делаете, потому что прокрастинируете.

Пока вы прокрастинируете, просто сделайте кучу других дел.

Задачи, которые кажутся наиболее срочными и важными, стоят на первом месте. «Список задач, которые вы держите в голове, упорядочен по важности. Выполнить эти задачи — это способ не делать те, что стоят выше в списке. Но есть и другие значимые задачи, которые нужно сделать тоже. Он даже может приобрести репутацию человека, который много делает, как я, например», — говорит Джон. С таким подходом прокрастинатор становится полезным гражданином.

Прочтение эссе Джона было одним из самых важных моментов моей жизни.

Ненавижу. Например, я ненавижу звонить по телефону. Люблю отправлять электронные письма, люблю встречаться с людьми лично (иногда), но ненавижу звонить по телефону.

Я могу сделать так много, избегая необходимых телефонных звонков, что с трудом могу в это поверить.

На самом деле именно это я сейчас и делаю.

Ещё одна ключевая тактика: стратегическая некомпетентность

Лучший способ добиться, чтобы вас никогда больше не просили что-то сделать — это полностью провалить это дело в первый раз, когда вас об этом попросят.

Говорите уверенно и с ясным взглядом, и вам, наверное, удастся соскочить. А ещё лучше просто сказать: вы знаете, что всё провалите.

Конечно, при этом предполагается, что есть другие, более важные вещи, в которых вы как раз компетентны.

Надеюсь, они на самом деле есть.

Организовать пикник компании, отправить факсы или FedEx, провести переговоры со страховыми брокерами, писать простым английским языком — список дел, в которых можно быть стратегически некомпетентным, почти бесконечен.

Проверяйте электронную почту ровно два раза в день — скажем, один раз утром и один раз в конце рабочего дня

Выделите полчаса или сколько на это нужно, но в остальное время не заглядывайте в почту и отключите уведомления.

Любой, кому нужно связаться с вами настолько срочно, что он не может ждать до конца дня или завтрашнего утра, может позвонить вам, отправить посыльного, посылать дымовые сигналы или что-нибудь ещё в этом роде.

Или, что более вероятно, найти кого-то ещё, кто сможет сделать всё, что нужно.

Основная электронная почта при этом должна быть закрытой. (Если вы общаетесь по электронной почте с членами семьи, создайте для них отдельную учётную запись и оставляйте её открытой весь день. И никогда никому не выдавайте «семейный» адрес — включая босса).

Благодаря отправке электронной почты только два раза в день ваша работа станет более продуктивной.

Ответ на электронное письмо вызывает такой же выброс. Проблема с электронной почтой состоит в том, что получение письма вызывает такой же выброс эндорфина, как я упоминал выше — тот, который получает мышь, когда нажимает на кнопку и получает порцию пищи.

Гормон удовольствия попадает в неокортекс, и вы чувствуете, будто что-то сделали.

Вы отвечаете на него, отправляете другое письмо и прекрасно себя чувствуете в данный момент. И вы сидите и работаете с открытой почтой и прерываете работу каждый раз, когда приходит новое письмо.

Но на самом деле вы просто тратите время, прерываете поток и убиваете свою способность сосредоточиться на чём-либо достаточно долго, чтобы сделать это качественно.

Например, во время проектов, в которых важно получение новой информации — привлечение финансирования или закрытие крупной сделки, — применить такой подход не получится. Всё это гораздо легче сказать, чем сделать.

Что касается меня, я пытаюсь проверять почту не больше полдюжины раз в день.

Как работать с почтой

Во-первых, после каждого из двух ежедневных сеансов работы с электронной почтой она должна оставаться совершенно пустой.

Не знаю, как вы, а мне трудно сосредоточиться на каких-то других задачах, если я знаю, что в почтовом ящике есть необработанные письма.

(Я, очевидно, серьезно зависим от эндорфинов). Желание вернуться к ним едва ли не превышает всё остальное.

Во-вторых, при работе с электронной почтой либо отвечайте, либо архивируйте каждое сообщение, пока ящик не будет пуст.

Можно ответить на множество сообщений фразой «Извините, я не веду расписание в этом году, поэтому не могу обещать это». Здесь очень помогает принцип не вести график, если вы можете его осуществить.

В-третьих, электронные письма, относящиеся к текущим рабочим проектам или актуальным проблемам, попадают во временные подпапки под названием «Текущее».

Эти подпапки должны использоваться только для вопросов, которые действительно имеют значение прямо сейчас.

Вы отвечаете на эти сообщения, когда работаете над соответствующими проектами в обычном режиме дня.

В-четвертых, кроме этих временных подпапок, оставьте только три постоянные папки электронной почты: «Ожидание», «Рассмотреть» и «Архив».

Сообщения электронной почты, с которыми вам придётся снова иметь дело — например, кто-то вам что-то пообещал, и вам нужно не забыть об этом, — отправляются в папку «Ожидание».

Письма по вопросам, которые вы хотите изучить подробнее, когда будет больше времени, отправляются в папку «Рассмотреть».

Всё остальное идет в «Архив».

(И делайте то же самое с сообщениями в папке «Ожидание» — большинство писем вам больше никогда не пригодятся. Время от времени просматривайте свои подпапки «Текущее» и сбрасывайте все, что можно, в «Архив». То же самое относится и к папке «Рассмотреть».)

Только и всего.

Этот подход эффективен, потому что современные почтовые клиенты настолько хороши в поиске, что не стоит раскладывать электронные письма во множество различных папок.

Очевидно, что вам могут понадобиться дополнительные постоянные папки для важных вопросов, таких как контракты, письма от врача или тому подобное, но это исключения, которые не меняют алгоритм работы.

Не отвечайте на звонки

Скажем, два раза в день. Переведите телефон на голосовую почту, а затем каждые несколько часов проверяйте её и перезванивайте.

Сотовые телефоны и семейные планы в наши дни настолько дешевы, что я думаю, лучше всего иметь два телефона с разными номерами — один для членов семьи, ближайших друзей, начальника и нескольких коллег, а другой для всех остальных.

Отвечайте, если зазвонит первый, но никогда не отвечайте на второй.

Прикройтесь наушниками

По какой-то причине людям сложнее отвлекать вас, если у вас есть наушники, чем если их нет. Один из лучших и самых простых способов добиться, чтобы вас не отвлекали на работе — носить эти маленькие наушники.

Часто бывает так: люди подходят, начинают что-то говорить, замечают наушники, извиняются (жестами) и уходят.

Что замечательно, в половине случаев им вовсе и не нужно было разговаривать с вами, а в противном случае они могут написать письмо, которое вы прочтете в конце дня во время второго ежедневного сеанса электронной почты.

А что самое лучшее, вам не нужно ничего слушать.

Чёрт, даже не нужно подключать наушники к чему-либо.

Хороший завтрак

Я не буду много говорить о ранних подъёмах и позднем засыпании или о чём-либо ещё, связанном с ходом обычного дня, потому что все мы разные.

Лично я не могу определиться между тем, чтобы быть совой (99% времени) или жаворонком (1% — я собираюсь довести этот показатель до 2%).

Но что имеет наибольшее значение в определении того, будет ли у меня счастливый и результативный день, так это полноценный завтрак.

У этого две причины.

Исследование за исследованием показывают, что завтрак — это самый главный прием пищи за день. Во-первых, энергия. Люди, которые не завтракают, обычно едят больше и хуже за обедом. Крайне важно правильно насытить организм для повседневной деятельности, а также оставаться стройным или худеть.

Во-вторых, завтрак даёт вам возможность спокойно, мирно собраться с мыслями и мысленно и эмоционально подготовиться к предстоящему дню.

Это работает независимо от того, завтракаете ли вы с детьми, партнёром или в одиночестве.

Лично я думаю, что стоит приложить усилия и лечь спать достаточно рано, проснуться тоже рано, чтобы иметь в запасе 45 минут или час на завтрак каждое утро.

Берите на себя новые обязательства только тогда, когда и голова, и сердце говорят «да»

Этот пункт я позаимствовал у великого Роберта Эванса.

Часто бывает, что вам предлагают сделать что-то — новый проект, некоммерческая деятельность, социальное мероприятие, — и ваша голова говорит «да», сердце говорит «нет», а с губ слетает «да».

И следующее, что происходит: в вашем расписании накапливаются дела, которые в то время звучали как хорошая идея, но которыми вы на самом деле не хотите заниматься.

И это отвлекает вас от вещей, которые действительно имеют значение.

И вы злитесь, вам горько, вы угрюмы и враждебны.

(Ой, подождите, я проецирую.)

По моему опыту, нужно время, чтобы понять разницу между тем, когда голова говорит «да» и когда это говорит сердце.

Я думаю, что суть в том, действительно ли вы воодушевлены новым начинанием.

Если вы получаете небольшой выброс адреналина (в хорошем смысле), думая об этом, тогда сердце говорит «да».

Вывод, конечно, заключается в том, что когда голова говорит «нет», а сердце — «да», вам, как правило, стоит сказать «да» :-).

Но не тогда, когда голова говорит «да», а сердце — «нет».

Делайте то, что любите

Как вы, вероятно, поняли, большинство методов, описанных в этом посте, предполагают, что вам нужно быть максимально свободными, чтобы следовать своим основным интересам и мечтам.

Если вы не занимаетесь любимым делом большую часть своего времени, и у вас есть какая-либо личная свобода и гибкость, настало время для перемен.

И я имею в виду не то, что вы любите делать в теории, а скорее то, что вы любите делать на практике.

Только и всего.

Примечания, основанные на отзывах читателей

Замечательное эссе — настоятельно рекомендуется. Оказывается, Роберт Бенчли писал о структурированной прокрастинации еще в 1949 году.

Я придерживаюсь ее, но добавлю пару уточняющих моментов. Самая острая реакция была на мою теорию не вести график.

Или могут, но только частично. Во-первых, это правда, что из-за особенностей работы и обязанностей многие люди не могут последовать этому совету. И многим людям нравится жить структурированной жизнью, поэтому, очевидно, такой принцип им не подходит.

Но если ваша реакция была «эй, парень, мне бы так», то, возможно, стоит переосмыслить подход к карьере.

По личному опыту я могу сказать, что постоянное следование структуре с чувством, что вы ничего не добьётесь, не лучший способ достичь успеха в профессии или получать максимум удовольствия от работы.

Во-вторых, я не рекомендую придерживаться этого подхода в личной жизни.

Что касается метода записи на ночь от трёх до пяти задач на следующий день, некоторые люди сочли его слишком упрощённым.

Для кого-то, возможно, так и есть, но мне сложно сосчитать, сколько раз я приходил домой поздно вечером и не знал, что на самом деле сделал за этот день, хотя и работал не покладая рук.

Также я не могу сосчитать, как часто я смотрел на огромный, структурированный список задач, в котором было 100 пунктов, и был им парализован или, что более вероятно, впадал в структурированную прокрастинацию.

Поэтому я считаю хорошим день, когда выполняю от трёх до пяти конкретных, эффективных дел в дополнение ко всем тем делам, которыми обычно наполнен день.

Несколько человек спросили, почему бы просто не использовать GTD (подход Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»).

По крайней мере, если у вас проектная работа (в отличие от высокоструктурированной должности, такой как генеральный директор или руководитель отдела продаж). Хотя я считаю, что GTD очень вдохновляет, но на практике это ужасно сложно.

Намного лучше, по крайней мере для меня, убрать ненужные вещи и высвободить как можно больше времени на наиболее важные дела. Для меня организационная система, для которой требуется много времени, сама по себе не оптимальна.

Наконец, после написания этого поста я обнаружил, что Пол Грэм в своем эссе «Сила маргинального» немного говорит о роли времени и концентрации в личной продуктивности.

Статьи по теме:

  • Как настраиваются на рабочий день самые продуктивные люди — подборка писателя Бенджамина Сполла.
  • Блогер Стивен Гус предложил пять личных способов повысить личную эффективность.
  • Сооснователь «Идеономики» Антон Шириков рассказал, как выстроить свой распорядок дня и почему не стоит доверять управление личным временем другим.


Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан
Обязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Ещё Hi-Tech Интересное!

Обзор Audio Pro Addon T3: звук, воплощенный в дизайне

В большинстве случаев такие устройства даже не заслуживают внимания, но сегодняшнему нашему гостю удалось удивить всех в редакции — во многом своим дизайном, который встретить довольно сложно. На рынке беспроводных колонок сейчас настоящий бум — устройств появляется очень много, правда ...

«Потерять работу с зарплатой в 15 тысяч рублей мне совсем не страшно»: работники об угрозе искусственного интеллекта

Монологи таксиста, кассира, охранника и других сотрудников, которые могут потерять работу в будущем. В закладки К 2030 году треть рабочих мест во всём мире займут роботы, считают аналитики консалтинговой компании PwC. Например, китайское информагентство в ноябре 2018 года представило робота-телеведущего. ...