СофтХабрахабр

Не откладывай на завтра то, что можно сделать в CRM сегодня

Наверное, вы замечали: когда предстоит долгая работа или сложный путь к цели, наступает тяжёлая прокрастинация. Страх начать писать текст, код, заняться своим здоровьем, пройти обучение… Итог простой и безумно обидный: время идёт, а ничего не меняется, вы так ничего и не сделали, чтобы как-то облегчить себе жизнь. В какой-то момент становится обидно за упущенное время. Поскольку бизнес — это не самостоятельный «организм», а те же люди, кризисы у него схожие. Только промедление и прокрастинация в деловой сфере смерти подобны: конкуренты уже здесь, клиенты требуют идеального сервиса, а ещё нужно сформировать финансовый запас на случай очередной глобальной или локальной ковидлы. Вместо того чтобы откладывать решения до лучших времён, лучше собраться и сделать первые шаги к лучшей жизни прямо сейчас. Тогда вы будете впереди: все только начнут приходить в себя, а у вас уже будут и цели, и отлаженные бизнес-процессы, и прокачанные сотрудники. Отличное время для успешных маневров, главное — начать. 

Мы внедряем свою RegionSoft CRM много лет и опыт показывает, что внедрение даже в малом бизнесе — серьёзный блок работы, который явно не укладывается в неделю, месяц, а иногда и гораздо больший срок. Кстати, если вам обещают внедрение за день, час или 15 минут — проходите мимо, потому что эти ребята не понимают, что такое внедрение. Так вот, внедрение отнимает ресурсы: сотрудники часть рабочего времени тратят на обучение, ИТ-специалист или ведущий менеджер занят требованиями, настройками, проверкой данных и т.д., на всё это уходит время. И получается очень странный предмет: CRM вроде есть, но её вовсе нет. Таким образом, увеличивается срок окупаемости проекта и значительно снижаются ожидания. Более того, пока идёт внедрение, а потом раскачка, сотрудники могут начать бойкотировать CRM-систему. А и правда, зачем нам инструмент, который мы купили полгода назад, а он до сих пор ничего не сделал?

Это одна из больших проблем внедрения абсолютно всех CRM и других систем автоматизации бизнеса. И у неё есть изящное и простое решение: начинать работать сразу, не дожидаясь, пока вендор доработает какую-нибудь ультраспецифическую функцию или падут последние баррикады сопротивления обучению в лице заведующей складом Серафимы Ивановны. 

Современные CRM-системы устанавливаются на рабочие станции менеджеров очень быстро (что облако, что десктоп), соответственно, интерфейс и все функции системы доступны практически сразу. Нужно параллельно проводить обучение, внедрять отчёты, шаблоны, проводить тонкую настройку и работать.

Что можно делать в CRM-системе сразу?

Заводить клиентов — нет ничего сложного в том, чтобы добавлять карточки клиентов с данными. Если автоматическая миграция данных невозможна, менеджеры могут начать забивать клиентскую базу руками, что только ближе познакомит их с системой; если возможна (чаще всего есть способ это сделать) — строго установить, что информация о новых клиентах и сделках сразу вносится в CRM, старые способы забыты раз и навсегда.

Настраивать воронку продаж. Менеджеры компании точно знают, какие типы продаж используются и как примерно выглядит воронка в их зоне ответственности. А значит, нужно быстро спроектировать основные формы этого отчёта для вашей компании, согласовать и завести в CRM.

Вести календари и планировщики. Даже если у вас самые отдалённые планы на старт работы в вашей CRM и вы хотите её запустить в эксплуатацию уже в полном боевом состоянии с тюнингом и наворотами, приучите сотрудников к календарям и планировщикам. Это отличные, удобные инструменты для планирования и согласования работы всей команды, контроля нагрузки сотрудников и их дисциплины. Если событие есть в планировщике, с почти 100%-ной вероятностью менеджер не забудет о встрече, звонке, отправки документов, ином событии по клиенту. Такая пунктуальность сотрудников сразу даст вам +100 к деловой репутации. 

Начать наполнять базу знаний. В большинстве популярных CRM есть что-то вроде базы знаний, блокнота, совместного рабочего пространства и т.д. Например, у нас в RegionSoft CRM это структурированные папки с возможностью создавать элементы базы знаний во встроенном текстовом редакторе. Сотрудники могут начать наполнять базу знаний материалами, которые уже есть или распределить обязанности и писать новые инструкции, регламенты и правила. Во-первых, это упорядочивает работу внутри компании, а во-вторых, новые сотрудники смогут получить доступ к этой базе и начать обучение с первых минут работы в компании, не отвлекая опытных коллег по каждому мелкому вопросу.

Вести общение с клиентами через CRM: отправлять и получать почту, звонить и записывать звонки и т.д. Почта и базовая телефония в CRM-системах настраиваются быстро (а в некоторых, например, в RegionSoft CRM ещё и отлично работают в обе стороны — это такой неизящный сарказм), поэтому проблем на старте быть не должно.

Очень простые пункты, их довольно мало — с точки зрения интерфейса с ними справится любой владеющий компьютером человек. Но страт работы с ними с первого дня даёт мощный эффект: 

  • сотрудники знакомятся с новой рабочей средой в комфортном режиме и их будут меньше пугать сложные вещи типа бизнес-процессов или работы с нагруженными отчётами;
  • формируется привычка использовать CRM в работе;
  • сразу значительно сокращается рутина в оперативной работе;
  • ошибки, сделанные в данных пунктах, совершенно не критичны для системы и не способны что-то серьёзно поломать, поэтому сотрудники могут войти в CRM уверенно и без страха;
  • у сотрудников-пользователей есть время привыкнуть к интерфейсу и особенностям работы с этой конкретной системой. 

Эти действия «приучат» сотрудников к CRM-системе и дальнейшее внедрение в целом будет протекать комфортнее, а местами и быстрее. Ну а клиенты сразу заметят разницу в работе менеджеров и не унесут деньги к конкурентам.

Положите перед каждым сотрудником ручку и бумагу

Как ни странно, это крутые штуки в помощь автоматизации компании. Попросите сотрудников сделать несколько вещей.

  1. Записывать все проблемы и вопросы, которые возникают в ходе использования CRM-системы. Даже самые глупые, стыдные, мелкие. Предупредите, что важно абсолютно всё.
  2. Описать по пунктам основные действия, которые циклично повторяются в работе с указанием всех задействованных сотрудников (подготовка КП, акции, анализ работы, подготовка отчётов, запуск биллинга и т.д.).
  3. Написать, как бы на самом деле хотелось выполнять работу и взаимодействовать с подразделениями.

Первый лист вам пригодится во время обучения и подготовки базы знаний по CRM-системе. А вот остальные понадобятся, чтобы реализовать самую крутую на данный момент фичу в CRM-системах (есть не у всех, но у нас в RegionSoft CRM точно есть) — спроектировать и автоматизировать цепочки рабочих действий и бизнес-процессы. Это сделает вашу компанию практически конвейером по зарабатыванию денег великолепной работе с клиентами, который не в силах остановить даже самоизоляция, ковид и великая депрессия, потому что процесс сможет указывать действия и дисциплинировать как офисную команду, так и удалённую. 

Говорите о CRM-системе

Если вы руководитель, топ-менеджер, начальник отдела или early bird в компании, где внедряется CRM, возьмите внедрение в свои руки. Пусть это будет не какое-то там дело по установке нового ПО на старые ПК, а событие, о котором говорите именно вы. Значит, оно важное и сотрудникам стоит обратить на него особое внимание.

Несколько сетов внутренних собеседований облегчат принятие CRM-сотрудниками. Не поленитесь встретиться с подчинёнными и коллегами и обсудить всё, что происходит с автоматизацией компании.

  • Проведите общее собрание, на котором расскажите о мотивах внедрения CRM, целях, задачах и ожиданиях. Поясните, чем вас привлекает выбранное решение и что вы ожидаете от связки ваших сотрудников и CRM-системы.
  • Напишите всем письмо или сделайте пост на корпоративном портале, в котором в дружеском, не канцелярском тоне расскажите, как будет проходить внедрение, кого затронет, что даст. Это не лишнее действие, потому что некоторые особо тревожные сотрудники смогут обращаться к письму или записи несколько раз и не доставать остальных опасениями.
  • Соберите 3-5 самых сильных сотрудников, готовых к внедрению, обговорите их задачи по поддержке внедрения CRM, сделайте их евангелистами и амбассадорами CRM-системы среди сотрудников. Кстати, за это и премию можно заплатить.
  • Соберите 3-5 самых настороженных, трусливых, агрессивных сотрудников и обговорите их страхи и вопросы, проведите ликбез.
  • Если есть откровенный бунт против CRM-системы, найдите зачинщика и обговорите с ним все смущающие и пугающие его вопросы. Постарайтесь сделать из противника если не союзника во внедрении, то хотя бы просто экспертного старожила. 

Если CRM-система внедряется сверху, молча, без пояснений и доверительного обсуждения, она будет принята значительно хуже, потому что сотрудники могут усматривать в ней инструмент контроля, надзора и наказания. А это не так. Более того, общение с сотрудниками (будущими пользователями CRM) сделает внедрение более точным и подходящим именно вашему бизнесу.

Эта статья по сравнению с привычными нам трактатами о CRM кажется простой и даже какой-то совсем уже очевидной. Так и хочется спросить: «А что, бывает не так?» Увы, скорее так почти не бывает. Всё, что здесь изложено — база простого и качественного внедрения CRM. Той CRM-системы, которой будут пользоваться, а не той, которую легче ненавидеть. Обратите внимание на эти моменты — ведь нет ничего важнее мелочей. А, как известно, чем дальше в лес, тем больше дров. 

У нас действует акция «Осень вступает в свои права» — вы можете купить RegionSoft CRM на очень хороших условиях:

  1. Для тех, кто покупает сразу (100% предоплата) — предоставляется скидка в размере 15% от цены стандартного прайс-листа.
  2. Для тех, кто покупает в рассрочку- беспроцентная рассрочка на 3 равных платежа, по 1 платежу в месяц, при условии совокупной стоимости лицензий от 38 000 руб.
  3. Подписка вместо покупки — предоставляется скидка в размере 30% при оплате подписки на 3 месяца. Минимальная стоимость подписки составляет 3400 рублей в месяц (без учёта скидки).

А ещё мы здорово работаем удалённо: устанавливаем, внедряем, обучаем, поддерживаем. Звоните или оставляйте заявку — онлайн-демонстрация бесплатная, подробная и интересная.

Показать больше

Похожие публикации

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»