Хабрахабр

Метод плавательных дорожек

Есть на свете такая штука, называется «бизнес-программирование». Я вам о ней еще не рассказывал. И не уверен, что вам она будет интересна.

Вот вы же чего-то программируете? Бизнес-программирование — это программирование бизнеса, как системы. Она работала, никого не трогала, а вы — раз, и изменили чего-то, и стало лучше, быстрее, удобнее. Сервис там, сайт, мобильное приложение, корпоративную систему. Ну, или… Всяко ведь бывает.

Только есть отличия в деталях. Аналогично можно менять бизнес, принципы те же самые. И даже слушать вас не хотят. Например, там есть люди, которые ни черта не хотят делать. И вообще не хотят ничего, кроме получки, сериала про ментов и пиваса.

Понравится — напишу еще. Короче, статья экспериментальная. Не понравится — хрен с ним, переживу. У меня целый учебник есть по бизнес-программированию. Итак, погнали.

И так удачно совпало, что работа с процессами – самая простая, понятная и легко воспроизводимая часть всей методики бизнес-программирования. Умение анализировать и оптимизировать процессы – одно из ключевых для бизнес-программиста.

Везде есть старт, финиш, действия, исполнители, условия, переходы и возвраты. Вероятно, потому, что внутренние процессы предприятия, по сути своей, очень похожи на процессы, протекающие в инженерных системах, в том числе – в прикладных решениях, вроде конфигураций 1С. В ПО, разумеется, исполнители – не люди, а более широкий набор объектов – документы, модули, серверы, разные программы, узлы распределенной системы и т.д.

Например, и человеческий, и программный процесс должны идти быстро. Схожесть принципов работы процессов порождает важный вывод – методы оптимизации во многом идентичны, равно как и требования к процессам. Человек не хочет ждать исполнения заявки в соседнее подразделение больше суток, а главный бухгалтер не хочет ждать расчета себестоимости дольше 15 минут.

Она, вероятнее всего, отличается от моих предыдущих публикаций, т.к. Публикация, которую вы читаете – выдержка из учебника по бизнес-программированию. Это – лишь изложение конкретного, понятного, простого и легко применимого метода. не является развлекательной, мотивирующей или провоцирующей.

Метод плавательных дорожек

Метод плавательных дорожек – неплохое средство для анализа процессов. Это – именно аналитический метод, т.к. он не говорит, что надо изменить в процессе, но позволяет легко и быстро увидеть потенциальные источники проблем.

В основном применим для кроссфункциональных процессов – тех, в которых участвует два и более функциональных подразделений, либо команд – в общем, там, где процесс переходит через какие-то границы.

Допустим, у нас есть некий процесс – закупки под заказ. Рассмотрим на примере. Менеджер отдела продаж получил заявку от клиента, менеджер отдела закупок должен найти поставщиков, узнать цены и сроки, согласовать их с нашим продавцом, получить счет на оплату, отдать его в финансовый отдел, согласовать с ними и поставщиком условия оплаты, оформить заказ поставщику, и дождаться завершения – оплаты и, собственно, прихода нужных товаров.

менеджером по продажам, обозначены проблемы процесса, на обывательском языке. Допустим, заказчиком, т.е. Когда процесс завершен, и создан заказ поставщику, проблем особо нет – поставщики надежные, подводят редко. Ключевой названа проблема скорости – очень уж долго ждать исполнения заявки на закуп. Но этапы согласования, движения заявки внутри компании – никуда не годятся.

Нарисуем упрощенную схему этого процесса, в виде таблицы.

Какие видны проблемы – реальные или потенциальные? Что можно сказать, глядя на этот процесс? Где теряется скорость? Вроде, процесс достаточно стандартный, в том или ином виде встречается на большинстве предприятий.

Провести этакий экспресс-анализ, на лету, без погружения в детали выполняемых действий. И еще один вопрос: как увидеть потенциальные проблемы процесса, не зная содержания колонки «Действие» — имея информацию только об исполнителях?

Название взято по аналогии с дорожками в плавательных бассейнах, разделенных волногасителями – канатами яркой раскраски, протянутыми на всю длину бассейна. Вот тут и пригодится метод плавательных дорожек.

В общем случае, это могут быть даже разные люди внутри одной команды или службы. В нашем методе дорожки – это разные функциональные подразделения.

В нашем случае исполнителей – три, столько же будет и дорожек. Нарисуем тот же самый процесс по методу плавательных дорожек, оставив только номера действий и исполнителей. Процесс идет сверху вниз, номер действия стоит в колонке его исполнителя.

Видно только, что больше всего действий выполняет менеджер по закупкам. Пока ясности не добавилось. Нет, чего-то не хватает. Видны потенциальные проблемы процесса, где он теряет свою скорость, застревает или вообще теряется?

Сплошной линией обозначим основные переходы, пунктирной – вспомогательные, на случай сбоев в процессе и возвратов к предыдущим действиям (например, если продавца не устроят цены, предложенные поставщиком). Попробуем добавить стрелки – направления перехода между действиями.

Сейчас, глядя на эту картинку, можно понять, где находятся узкие места? Со стрелками процесс выглядит несколько менее читаемым, но в целом понять его можно, если водить пальцем по стрелкам от цифры к цифре. Нет, пока они не видны.

Если вы – взрослый, серьезный и адекватный человек, пришли в бассейн, чтобы вволю поплавать, потренировать пятидесятиметровку брасом, кто способен отвлечь вас от этого процесса и вывести из себя? Вернемся к аналогии с плавательными дорожками в бассейнах. Вы выбрали дорожку, на которой меньше всего людей, или вообще никого нет, и приготовились получать удовольствие.

За ним – еще один, затем еще и еще. Но вы – не один такой, и вот какой-то умник тоже ныряет в вашу дорожку. И вот плавать становится решительно невозможно – приходится ограничивать свои движения, чтобы не задевать чужие мокрые руки и бока.

Вроде ничего страшного – переплыли под волногасителем, возможно не один раз (если свободная дорожка – не смежная с вашей), и снова наслаждаетесь процессом. Вы вынуждены менять дорожку. Ситуация усугубляется наплывом детей, которые вовсе не собираются торчать все время на одной дорожке – они будут играть, дурачиться, нырять, на спор переплывать поперек несколько дорожек и т.д. Но вот ситуация опять повторяется – набежали люди, и снова вам мешают.

За время сеанса плавания вам придется несколько раз поменять дорожку, проплывая под волногасителем.

В качестве границы мы выбрали функциональные подразделения. В случае с процессами смена дорожки – это переход потока действий через границы. В бассейне вам нужна пара секунд, чтобы сменить дорожку, но в условиях внутренних процессов предприятия на такое преодоление могут уходить часы, дни, иногда – недели.

Посмотрим на финальную картинку процесса – то же, что и в прошлый раз, только обозначим крестиками моменты перехода от одной дорожки к другой.

Девять раз процесс вынужден преодолевать границы функциональных подразделений. Итого, 5 крестиков на основных действиях, 4 – на вспомогательных, всего (максимум) – 9.

Теоретически – это потенциальная потеря, т.к. Каждое пересечение границы – это потеря. Но на практике смена дорожки – это всегда потеря в скорости. бывают в жизни тщательно настроенные процессы, которые текут, не запинаясь на границах.

Заявки, счета на оплату, расценки и т.д. Физический процесс перехода не будем считать ограничением – сейчас, в большинстве случаев, этот процесс автоматизирован. мгновенно. передаются в электронном виде, т.е.

Каждая дорожка, т.е. Но передача информации – это лишь начало ожидания на границе. Почти везде фигурирует понятие очереди. подразделение или исполнитель, живут своей жизнью, по своим правилам, регламентам и внутренним процессам.

У него этих заявок – два десятка в день. Менеджер по закупкам не бросается расценивать каждую заявку сразу при получении. Если сотрудник склонен к оптимизации своей работы, он будет заявки группировать – например, выберет одинаковые позиции для заказа из нескольких заявок, и сделает запрос поставщику. Соответственно, заявки выстраиваются в очередь на обработку.

Перечисление денег поставщикам выполняется по реестру, и обычно – один или два раза в день. Финансист, точно так же, не работает с каждой заявкой индивидуально, особенно на этапе оплаты. При сложной процедура согласования и бюджетирования – например, если заявки на оплату нужно подавать за неделю – процесс может очень серьезно застрять на границе. Соответственно, в очереди на оплату счет простоит, как минимум, один день.

Мало кто сидит за компьютером и сразу читает всю входящую почту. Даже не глядя на конкретные должности и особенности их работы, всегда есть задержка в реагировании на информацию – как минимум, потому, что человек не видит ее сразу, в момент передачи. Некоторые вообще за компьютером почти не сидят – тот же продавец, может уехать на встречу с клиентом, и сутки не выполнять действие № 5 (анализ прибыльности сделки).

Как вы теперь видите, метод еще и очень прост в применении. Как было сказано в начале, метод не дает ответа на вопрос «как изменить процесс?», но потенциальные проблемные места показывает очень четко.

Немного потренировавшись, вы сможете посчитать количество точек перехода за несколько секунд, ничего не рисуя – просто глядя на описание процесса, в каком бы виде оно не было исполнено.

Например, квалиграммы. Некоторые форматы, или нотации описания процессов, особенно наглядны, и буквально просят о том, чтобы кто-то посчитал дорожки и переходы между ними.

Просто попросите показать вам описание проблемных процессов (если работодатель сам этого не сделал), или нарисовать маркером на доске. Метод плавательных дорожек можно применять, например, на собеседовании – если вы пришли в новую для себя компанию, и претендуете на должность или деятельность, связанную с процессами.

Тут можно кратко рассказать о методе, его назначении и основных принципах. После чего, загадочным голосом произнесите: «Хороший процесс, только я вижу здесь, как минимум, 12 потенциально опасных точек» и покажите эти точки. На вопрос «А как можно оптимизировать этот процесс?» будет достаточно ответа «Вариантов несколько, но нужно более глубокое погружение в детали».

Хотя, конечно, можно сразу дать и более точные рекомендации – методы контроля границ, о которых мы поговорим далее.

Теги
Показать больше

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»
Закрыть