Hi-Tech

Как за 6 месяцев с нуля создать международную инди-конференцию

Без франшизы, опыта и главного инвестора

В закладки

Поделиться

Призеры стартап-конкурса конференции EMERGE

Как мы это сделали и что об этом поняли? Конференция EMERGE впервые прошла в Минске 17–18 мая 2018 года и собрала 1480 человек со всего СНГ и Европы без франшизы, крупного инвестора за спиной и опыта в организации такого масштаба мероприятий.

Перед запуском подготовки EMERGE в наличии у двух основателей Маргариты Лазаренковой и Алины Безугловой была концепция и 6 месяцев на то, чтобы ее воплотить. Все большие конференции готовятся даже не то что за год, а еще до завершения предыдущего. Сделано это было силами 10 человек, распределенных между Лондоном, Москвой и Минском (спасибо Google-диск, Asana и Facebook Messenger за то, что сделали это возможным). На выходе получилась EMERGE - инди-конференция, которую посетили 1480 человек из 22 стран, заявки на конкурс подали 208 стартапов. И вот выводы, которые мы из нее извлекли:

1. Укомплектуйте команду нужными людьми с горящими глазами

Состав команды в 2018 году выглядел так: Наша команда состояла из очень молодых людей, у многих из них было не так много опыта в организации конференций.

  • 2 фаундера;
  • 2 ответственных за спикеров;
  • 1 ответственный за стартапы и коммьюнити;
  • Человек - клиентская поддержка и билеты;
  • 1 ответственный за VIP-сервис и Jobs Corner;
  • Человек-траблшутер, который выстраивал сайт, продажу билетов и реагировал на форс-мажоры;
  • Пиарщик;
  • Таргетолог;
  • Куратор волонтеров;
  • Куратор фудкорта.

А вот список людей, без которых мы не начнем готовить следующую конференцию:

  • Технический директор – без него продакшн превращается в ад, стулья заказываются в день перед конференцией, а ковролин в бывшем заводском ангаре раскатывается силами волонтеров и организаторов.

  • Мы нашли классных спикеров, но они на многих панелях были все друг с другом согласны, дискуссия не развивалась. Программный директор – человек, который хорошо представляет индустрию и людей в ней, может спланировать качественные Q&A и панельные дискуссии. Часто бывает так, что крутой эксперт, которого вы позвали – практик и не выступает постоянно. Программный директор должен продумать агенду каждой сессии, знать, какие вопросы в ней надо обсудить. Программный директор должен такого спикера направить на тему, зная его бэкграунд и все его выступления в прессе.

  • Если человек купил вип-билет он ожидает абсолютно персонализированного подхода. Отдельный человек – VIP-служба. Наш ответственный за VIP-службу появился слишком поздно. И если до мероприятия випов может вести кто-то один, на самом мероприятии его надо усиливать волонтерами, чтобы на одного человека VIP-службы приходилось максимум по 3-4 випа.

За время подготовки я неоднократно сидела на поддержке клиентов и советую в любом случае попробовать так поработать хотя бы день – получите массу информации о том, как работают и где провисают процессы, какие вопросы возникают у людей. Основатель, работающий за кассой в своем заведении – это абсолютно верная практика. Например, нам в самом начале указали на ошибку в форме регистрации и тем самым спасли весь последующий процесс. Перманентно на этом месте должен быть человек с очень высоким уровнем допуска, который сможет уладить конфликт и отблагодарить за совет. А вот смог ли бы так сделать обычный оператор на входящих? Я отблагодарила людей билетами. Поэтому либо включайтесь иногда в процесс сами, либо очень четко брифуйте людей и давайте им некоторый уровень допуска.

Алина Безуглова

Сооснователь EMERGE

2. Начинайте ходить на кофе с правильными людьми уже сейчас

Мы смогли собрать годный лайнап спикеров за полгода только благодаря личным связям. Если вы думаете когда-нибудь собрать конференцию, начинайте знакомиться уже сейчас. Круг второй – референсы и интро от всех, кого мы знаем. Первый круг спикеров EMERGE – все, кого мы сами знаем. Похожим образом появлялись и партнеры конференции.

3. Бартер тоже нужен и может быть эквивалентно полезен. Соглашайтесь.

Наши самые первые партнеры не финансировали конференцию. И хотя многие организаторы в этот момент закатят глаза, в нашем случае это действительно сработало. Но именно они верили в конференцию едва ли не больше нас самих и связывали с теми, кто впоследствии становился уже денежным партнером, помогали своим социальным капиталом.

Многие крупные партнерства конференции выросли из того, что мы уже договорились об одном формате партнерства, а потом я просто спросила: «А не хотите еще стартап-конкурс поддержать?». Как бы банально это ни звучало, нужно не стесняться спрашивать.

Алина Безуглова

Сооснователь EMERGE

4. Помогите партнерам интегрироваться в мероприятие

Нас спасали собственные горящие глаза и крепкий настрой идти до победы. Переговоры с партнерами – это функция, которую основатели инди-конференции не могут переложить ни на кого, потому что каким бы ни был талантливый сэйлз, он/она сможет уверенно продавать при наличии успешного предыдущего кейса за спиной, которого у нас, конечно, не было. Подскажите им. Но и из этого процесса мы старались получать кайф и сделали важный вывод: часто партнеры сами не знают, какие цели могут закрыть с помощью конференции. Потом придумаете, как это назвать в терминологии партнерских пакетов. Поштормите вместе.

Основные цели, которые закрывали у нас на конференции:

  • HR-бренд;
  • Поиск клиентов (B2C) или стартапов (В2В);
  • Присутствие в медиа;
  • Контакт с коммьюнити.

И это была одновременно наша сильная и слабая сторона. Мы не продавали пакетные предложения партнерам. С одной стороны, к нам возникали вопросы , когда все партнеры были в одном ряду, а их вклад был совершенно разным, с другой – мы помогали каждому партнеру решать свои бизнес-задачи, а не продавали «логотипный» пакет.

Маргарита Лазаренкова

Сооснователь EMERGE

Не сбрасывайте никого со счетов, если вам не удалось договориться в этом году. Переговоры с партнерами – долгосрочная работа. Теперь, когда у вас есть фотоотчет, отзывы участников, публикации в СМИ, вы можете зайти к ним еще раз и разговор уже пойдет по-другому.

5. Лажайте быстро, лажайте часто

Это самая спорная рекомендация, но для нас она сработала. Мы стартап и работали со стартапами. Но это же сильно нам помогло. Например, для продажи билетов мы выбрали белорусский финтех стартап, что обернулось для нас в начале необкатанными процессами на стороне подрядчика. Для нас подгоняли процессы, перепрошивали софт, выходили решать проблемы в выходной и подключали дополнительные сервера, вместо тех, которые попали под каток Роскомнадзора. Мы были на расстоянии звонка или сообщения от основателей сервиса. При таком раскладе вы развиваете экосистему, и в следующий раз у вас уже будут более прокачанные и проверенные варианты подрядчиков.

6. Собирайте стартапы в ручном режиме

Свои 200+ заявок мы собрали благодаря нашим коммьюнити-партнерам, которые не только делали рассылки по своим базам, но часто просто писали командам напрямую и рекомендовали поучаствовать тем, с кем по профилю мы совпадали. Нужно быть готовым к тому, что на первую конференцию стартапы придется собирать вручную.

Стартап-аллея на конференции EMERGE

7. Каждый в команде сам прописал себе ТЗ

Это значит, что каждый участник команды должен четко знать, комфорт какого сектора – его/ее задача. Работу на площадке мы строили по принципу заботы. И так со всеми категориями гостей на конференции. Команда, ответственная за спикеров, следит за тем, чтобы все были на месте вовремя, сориентированы в ситуации, накормлены, обеспечены водой и микрофоном, их слайды загружены и обкатаны.

Так человек структурировал задачи в своей голове и делал это лучше, чем если бы получил ТЗ от нас. Перед стартом каждый участник команды сам прописывал себе ТЗ по работе на мероприятии. В итоге получался чеклист, которому этот человек следовал. Готовый документ мы просматривали и обсуждали с ответственным.

8. Подготовьте своих волонтеров

Курировать их должен человек с высоким уровнем эмпатии: уметь выслушать, если кого-то обидел резкий посетитель, похвалить так, чтобы человек это воспринял. Наши волонтеры в красных футболках были глазами, ушами и руками конференции.

Конечно, это не так. Гости видят в лице волонтеров организаторов конференции. Поэтому заранее нужно разбирать с волонтерами, как работать с негативом во время ивента. Но ошибки конференции, даже если это плохая работа волонтеров, – это ответственность исключительно команды организаторов.

В любой непонятной ситуации, человек просто ловил кого-то в красной майке с надписью EMERGE и его проблема начинала решаться. В решении операционных проблем на конференции нас очень выручила такая мелочь, как цвет футболок волонтеров. Об этом наши гости даже писали посты на фейсбуке.

Маргарита Лазаренкова

Сооснователь EMERGE

Постарайтесь дать всем хотя бы по небольшой задаче до мероприятия: у нас, например, это была коллективная покраска баррельных бочек, которые мы использовали как стенды на стартап-аллее.

Нескольких толковых волонтеров мы забрали в команду на следующий год. Косяки или необязательность волонтера на подготовительном этапе легко заметить и исправить, а к самому мероприятию вы уже будете знать, на кого можете стопроцентно положиться.

9. Не беритесь за сложные площадки

EMERGE проходила в лофте ОК16, бывшем заводском помещении. Если это ваша первая конференция и вы не прожженый ивентер, который может устроить широкополосный интернет, канализацию и мишленовский ресторан в чистом поле, возьмите обкатанную вашим форматом площадку. И поскольку такого формата мероприятия там раньше не проводилось, разведку проводили уже боем. Проводка там не предполагала такого количества прожекторов, софитов, ноутбуков и кофе-машин.

Если оборудованной обкатанной площадки нет, а вы все еще не опытный ивентер, то помните: генераторы лишними не бывают, а главную сцену нужно запитывать отдельно от всего.

VR-воркшоп в рамках конференции EMERGE

10. Вам обязательно нужен план Б

Мы планировали фудкорт на улице, в последнюю неделю его куратор убедила нас вносить его в помещение из-за вероятности дождя. Скорее всего, по нему и придется действовать. В результате – запах еды возле главной сцены и перепады напряжения.

Поэтому команда уже начала готовиться к следующей конференции EMERGE, которая пройдет 31 мая - 1 июня 2019. Вместо итога: 6 месяцев для подготовки конференции на 1500 человек - чудовищно мало. Сейчас уже можно зарегистрироваться на продажу билетов 2-for-1.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать

Показать больше

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»
Закрыть