Хабрахабр

Как воспитать свое сообщество, чтобы не танцевать с бубном

Сейчас все говорят про сообщества. Это модно, классно, но мало кто знает, что с ними делать и как их создавать. Собрать всех в чатик и сказать «теперь вы сообщество» недостаточно. Я расскажу про механику создания внутренних сообществ, про культуру и воспитание участников и про то, как сообщества могут помогать закрывать потребности организации.

Эта история будет полезна тем, кто смотрит в сторону создания культуры коммуникаций через сообщества внутри компании, но не знает, с чего начать.

Появление Внутрикома

Сначала напомню, какие были предпосылки создания команды Внутрикома:

  • ИТ-отдел вырос с 400 человек до 1000+;
  • роль ИТ в банке изменилась с «сервис-провайдера» до «основы бизнеса»;
  • возникло много параллельно идущих трансформаций, а информации об этом не было.

В результате возникла потребность в команде, понимающей специфику работы с ИТ-аудиторией и умеющей с такой аудиторией общаться. В других структурах не было таких потребностей и связанных с ними задач. Так внутри ИТ-отдела появилась небольшая команда, которая начала заниматься просветительской работой, рассказывать об изменениях и снижать уровень страха у людей.

Появление Деврела

Позднее назрела потребность расширить штат компании. Но чтобы нанимать персонал, людям необходимо пояснить, куда они устраиваются, какова внутренняя кухня и ожидающие их задачи. Обо всём этом нужно рассказывать, и желательно не сотрудникам HR. Также появилась необходимость обмена знаниями между уже работающими сотрудниками. То есть понадобилось средство и среда коммуникации между разными командами.

«Нам нужно сообщество!»

На этом этапе я и пришла в компанию. Пришла в новую корпоративную культуру, в команду, которая прежде никогда не занималась подобными вещами, но понимала их необходимость.

Передо мной поставили задачу создать сообщество, определиться, что делать со всеми этими людьми, с их мотивацией, с тем, какие цели и задачи необходимо перед ними поставить, какие проблемы решить.

Так же, как и с хакатонами. Если вы работаете в компании и вам пришла в голову идея создать сообщество, значит, есть горящие задачи, до которых просто не доходят руки.

Примеры подобных задач от сотрудников и отделов:

  • Рекрутеры — необходима срочная помощь с наймом;
  • T&D — необходима помощь с обучением профессиональным навыкам;
  • Внутриком — необходимо найти сотрудникам занятие, повысить корпоративную культуру;
  • Маркетинг/бренд — отсутствуют выступающие на конференциях, необходимо разрекламировать бренд;
  • PR — подобрать контент для модных изданий;
  • Руководство — проблемы коммуникации с большим штатом сотрудников.
  • Процессники — необходимо изменить процесс, но непонятно, как мотивировать людей;
  • Деврел — все задачи, перечисленные выше.

Общей задачей сообщества была коммуникация с людьми и отделами, доведение информации об изменениях и событиях, учитывая, что рассылки ребята сразу отфильтровывают в «Done». Ваши ожидания от сообщества часто не совпадают с ожиданиями от него у персонала.

А зачем нужно сообщество людям?

Сообщество — это группа людей, объединенных добровольно и по общему интересу (профессиональному/непрофессиональному признаку). Человек — существо социальное, в целом достаточно слабое. Так уж вышло, что природа-матушка не одарила нас особыми явными физическими возможностями, типа супер-скорости ягуара или челюстей как у акул, поэтому для выживания люди объединялись в группы. Генетическая память — прекрасная вещь, поэтому давайте это использовать.

Разберемся, что прежде всего дает человеку такое объединение:

  1. Ощущение безопасности.
  2. Ощущение общей ответственности.
  3. Ощущение того, что ты не один.

Людей лучше всего объединяют ненависть и выгода. Общие проблемы, которые выявляются с течением времени, и совместная ответственность с ощущением силы и поддержки («я не один страдаю, нас много, и мы можем решить все проблемы сообща»). Сначала люди вместе начинают что-то ненавидеть, а затем — менять.

Ваша роль тут самая главная — структурировать, содействовать и поддерживать. Поэтому, когда вы строите профессиональное сообщество, нужно выявить проблемы и дать людям чёткое понимание, почему для них выгодно участие в сообществе. Иначе не заработает.

Как собрать сообщество?

Если у тебя отличный интранет, понятная организационная структура и сервисы в формате социальных сетей — то всё просто, создать в компании сообщество можно вообще с полпинка. Но, увы, в реальности обычно всё не так. Вам потребуется преодолеть множество трудностей, чтобы понять «Кто? Где? И как?».

Я не проработала в компании и года, чтобы понимать, к кому обратиться и что сделать, чтобы добыть эту секретную информацию. У меня вышеперечисленного не было. Подумала об интранете — в нём тоже ничего не было. Попробовала найти, где это можно выгрузить — не нашла. Открыла, узнала, как официально называются подразделения и команды, испугалась и решила больше в этот справочник не возвращаться. Телефонный справочник? Информации не оказалось и у них. Подумала, что хотя бы у HR должна быть информация про то, кто на чем пишет.

Как осуществлять коммуникацию, если нет необходимых каналов для неё? Отчаялась. Как найти свою аудиторию, если нет инструментов для поиска?

Я обдумала проблему и взвесила свои навыки. Важным качеством в любой работе является умение думать. Я здоровалась и общалась со всеми, уточняла, кто где работает, чем занимаются и кого знают. «Умею разговаривать, значит, пойду знакомиться с людьми». Через какое-то время я узнала, в каком чате тусуются фронтенд-разработчики и раздобыла неполную табличку «ФИО/стек технологий». Я разговаривала с людьми в курилке, в лифтах, заходила в рабочие залы и начинала рассказывать, чем я могу быть полезна людям и по каким вопросам ко мне можно обратиться. Немаловажным фактором стало то, что ребята уже знали меня в лицо, но до конца не понимали, чем я могу им помочь. КАК Я БЫЛА СЧАСТЛИВА ЭТОМУ ФАЙЛУ!

Что дальше? Итак, у меня появился список. Первая встреча.

Инструменты

Чисто технически мы собираем людей на встречи и мероприятия так. У нас в есть список по технологии и смежным технологиям, либо у нас нет списка, но мы знаем, как его собрать. Создаём событие и приглашаем на него людей из списка. Здесь важна честность, в приглашении сразу расскажите краткую повестку или формат встречи. Сообщество — это дело добровольное, насильно мил не будешь, поэтому никакого давления и обязательно-принудительного тона. Ваша задача: уже тоном письма задать дружеское, неформальное настроение.

Если у вас есть блог/чат/спейс, то добавьте адрес в рассылку. С первых шагов важно где-то координировать общение с людьми. Чем более интерактивная у вас платформа, тем выше активность и вовлеченность, выше возможность оперативно достучаться. В дальнейшем это станет вашим главным инструментом взаимодействия с сообществом и очень поможет. Мы в качестве основного канала используем Telegram.

Для них он стрессовый, в первую очередь, потому, что они покинули свои команды, где всё дружественно и знакомо. День события — это самый стрессовый день не только для вас, но и для сотрудников. Важным фактором является создание доброжелательной и дружеской атмосферы с самого входа. Они пришли в неведомую среду, где множество неизвестных людей и непонятно, что будет происходить.

Советы, как обеспечить спокойствие сотрудников:

  1. Создать максимально неформальную обстановку. Если есть возможность — проводить встречу на пуфах. Можете угостить ребят печеньем и вкусным чаем. Накройте стол прямо в переговорной.
  2. Общайтесь сразу. Вам это мероприятие вести, соответственно, встречайте гостей так, как будто вы их знаете сто лет, разговаривайте с каждым, пока идет сбор участников. При этом очень важно проявлять доброжелательность, улыбаться людям. Ведь если приходишь на встречу с мрачным выражением дица, то даже печеньки не помогут.

Ваша роль. Вы — это человек, который инициировал встречу. Начните и ведите её. Умение рассказать с горящими глазами о причинах собрания и умение слушать других — это ваши основные инструменты. От того, как вы будете преподносить информацию, зависит общий тон и настроение. А от них, в свою очередь, зависит, будет ли успешным ваше сообщество. Поэтому, в первую очередь, сами искренне поверьте в необходимость сообщества, чтобы донести это до людей.

Вы и ассоциируетесь у людей с корпоративной культурой. Повторюсь, ваши горящие глаза — это один из самых важных инструментов. Это работает. Как бы ни было плохо, как бы вы себя ни чувствовали, когда начинается событие и вы встаете перед сообществом или идете на встречу, нужно максимально верить в то, что вы говорите, и гореть этим.

О чем говорить? Структура встречи очень простая:

  1. Зачем? Вводная история про велосипед и про выгоду для сотрудников. История про велосипед звучит так: в условиях, когда в компании работает большое количество человек и все в разных командах, то зачастую получается, что люди друг с другом не общаются. Каждый сидит в своей команде и придумывает велосипед, хотя, возможно, изобретать ничего не нужно и в другой команде уже все сделано. А для того, чтобы быть в курсе — нужно общаться.
  2. Знакомство. Как в американских сериалах на встрече анонимных алкоголиков. Просим людей рассказать о том, как их зовут, в какой команде работают, чем занимаются, предыдущий опыт, проблемы и трудности. Это очень важная часть, часто проблемы у людей пересекаются, и коллеги, которые присутствуют на встрече, уже знают, как их решить. Если нет, тоже хорошо, ведь у сообщества появляются трудности, которые можно преодолеть вместе. Предложение решения этих проблем может переходить уже в другие встречи и перерастать в проектные команды.
  3. Зафиксируйте людей на их опыте и расскажите, что еще можно сделать в рамках сообщества.
    А это:

  • совместная, а главное, быстрая помощь в рамках чата;
  • создание общей базы знаний;
  • возможность делиться опытом;
  • работа на бренд работодателя — это выгодно, чтобы с ними в команде работали адекватные, хорошие специалисты, чтобы им потом не приходилось работать с некомпетентными сотрудниками, подчищать за ним хвосты и ходить на работу, как на каторгу.

Дайте возможность предложить темы или идеи для следующих встреч и обсудите их в чате. Заканчивать встречу обязательно нужно в состоянии некой незавершенности, так, чтобы какое-то действие или решение перешло в онлайн, затем в офлайн, и так по бесконечной божественной рекурсии.

В рамках становления и жизни сообщества есть очень много событий, сущностей и ролей. То, что я описала выше, это стандартный сценарий для встречи-знакомства. Начнем с сущностей и того, как их можно превратить в инструменты. О них и пойдет речь далее.

В него проще всего вступить и отписаться. Чат — это самый хороший и доступный инструмент. В нем есть максимально быстрый доступ к информации, потому что именно там находятся люди, которые, возможно, знают ответ на вопрос. Он не раздражает напоминаниями.

Чем полезен для вас чат:

  • в первую очередь — это перепись населения. Вы знаете, сколько людей у вас в сообществе;
  • вы можете быстро анонсировать что-то, провести опрос и «измерить температуру по больнице». Если у кого-то что-то не работает, или пицца была не вкусной, — в первую очередь, это появится в чате, и вы об этом оперативно узнаете;
  • чат выявляет активных участников сообщества, а вам они нужны, как никому другому. Именно благодаря им получится расшевелить окружающих и поддерживать жизнедеятельность сообщества;
  • чат выявляет экспертов. Активный пользователь не всегда носитель ценной информации, поэтому всегда следите за тем, кто что пишет;
  • чат выявляет лидеров или их отсутствие. Лидеры — это роль на стыке эксперта и активного пользователя. Не всегда лидеры появляются сразу, иногда их приходится создавать искусственно.

Ваша роль в этом: Чтобы ваш чат не умер, нужна циркуляция тем.

  • по мере возможности предлагать темы: ищите статьи на Хабре, анонсируйте события, расставляйте тэги, устраивайте активности и голосования;
  • вовлекать участников: советуйтесь, спрашивайте мнение, провоцируйте на продолжение диалога;
  • забирайте на себя скучные и неинтересные для ребят активности: объясняйте им, что все проблемы — это ваша зона ответственности (бронирование залов, анонсы событий, рецензирование статей и т.д.);
  • хвалите сотрудников, проявляющих активность;
  • просите новых участников представиться. Поставьте welcome-бота. Три простых вопроса в чате для новичка помогут развязать беседу, а вам и сообществу — узнать про его опыт.

Постепенно уровень доверия к вам и к чату возрастет, активные участники уже без ваших тэгов, по инерции, продолжат эту активность и станут самостоятельно вовлекать коллег. Не забывайте поощрять сотрудников. В рамках развитого интранета это можно делать с помощью геймификации. Если таких инструментов нет, придумывайте оффлайновые фишки (используйте сувениры: значки, майки, лего-игрушки. Что угодно, что сделает человека счастливым, а другие, когда увидят, тоже захотят). Важно не переборщить, чтобы не произошло девальвации. Сувениры, как инструмент, вообще отдельная тема. Через них и их носителей можно продвигать как что-то масштабное, так и локальное небольшое. А носители сувениров — это лучшая реклама для вас.

Манипуляции с чатом или группой позволяют определить круг интересов каждого участника. Подобными действиями вы воспитываете в сообществе доверие к себе и к компании.

Хочется исследовать — пусть пишет на Хабр, есть лидер — пусть помогает развивать сообщество и искать спикеров, нравится выступать — отлично, давайте делать из него рок-звезду. Дальше всё просто — просите каждого из сотрудников заниматься тем, что ему нравится. Очень важно не перегнуть палку и всегда помнить, что основная деятельность людей — это не сообщество, а написание кода, поэтому вы должны быть максимально тактичны и относиться с уважением их работе. Ваша задача: поддерживать каждого из них, напоминать и мотивировать.

Лидер сообщества

В Райфайзенбанке на некоторых направлениях есть официально закрепленная функция лидера сообщества. Этот человек помогает развивать сообщество и его участников (в шутку я называю это административный руководитель по ИПРам). В сообществах, где эта функция неофициальна, лидер вырастает из чата и инициативности.

Например, на их плече ложится мотивация ребят выступать, развивать свои софт-скиллы, а так же технические знания. Лидеры помогают участникам сообщества развивать себя с технической и социальной стороны. Они помогают активно создавать митапы, собеседовать новых кандидатов и делать процессы в компании лучше.

Например:

  • Дизайнеры и фронтенд-разработчики придумали хакатон, чтобы создать дизайн систему.
  • Scala- и Java-разработчики вечерами проводят клуб по функциональному программированию, где учат всех желающих этой парадигме.
  • Acceleration team помогают всем командам прийти к единым стандартам без проблем и сложностей.
  • Тестировщики учат автоматизации тестов.
  • Все сообщества активно инициируют митапы внутри и вовне, чтобы делиться знаниями и продвигать бренд компании.
  • Сотрудники сами создали несколько непрофильных сообществ и вовлекают в их жизнь других (английский клуб, DIY, D&D, настольные игры).
  • Мои ребята запустили свои внешние сообщества и активно их ведут (Camunda BPM, OmsDotNet).

Это активности, которые запустились на доверии и понимании того, что сотрудников поддержат в их начинании улучшить компанию и процессы, помогут в развитии себя и других. Как и в любой активности для запуска нужен активный инициатор и желание. А чтобы это всё не умерло на стадии зародыша, мы забираем на себя самую скучную работу, чтобы люди получали удовольствие от самореализации, а не от проблем «как забронировать переговорную», «как сверстать текст», «как лучше рассказать о начинании».

Теги
Показать больше

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»
Закрыть