Главная » Хабрахабр » Как провести время на деловой конференции с пользой? Советы от биздевов ISPsystem

Как провести время на деловой конференции с пользой? Советы от биздевов ISPsystem

Долго-долго готовишься, а в день «Х» должен выложиться по максимуму. Поездка на бизнес-конференцию, как спринтерский забег. Надо действовать технично и быстро. За один или два дня надо рассказать десятку малознакомых человек о себе и узнать как можно больше о них, чтобы это привело к успешному партнерству. Про подготовку можно прочесть здесь, а сегодня поговорим о том, что делать на самом мероприятии. Эта статья поможет избежать распространенных ошибок, и научит гибко подстраиваться под меняющиеся обстоятельства.
Это вторая статья из цикла, в котором мы делимся своим опытом работы на конференциях.

Расскажем:

  • что сделать в первую очередь, приехав на конференцию;
  • какие технические моменты учесть;
  • как вести себя на переговорах;
  • как использовать неформальные встречи.

В конце обсудим, что делать, если спустя пару часов ваш прекрасный график встреч стал таким:

Об авторе

Руководитель отдела развития бизнеса ISPsystem Павел Сыровацкий. Компания 14 лет разрабатывает программы для хостинга, серверной виртуализации и управления инфраструктурой провайдеров. Офис находится в Иркутске, а клиенты по всему миру.

До начала конференции

Мы рекомендуем приезжать на конференцию как минимум за день до начала. Это
дает два преимущества: вы страхуетесь от непредвиденных ситуаций и получаете время на акклиматизацию и подготовку. Вероятность столкнуться с форс-мажором — задержкой рейса или потерей багажа — особенно высока, если летите далеко и с пересадками.

Мы тоже не хотели, однако пришлось, когда в Сингапуре потеряли наш багаж. Вы бы хотели провести свою первую бизнес-встречу в футболке и джинсах, которые были на вас весь предыдущий день? Хорошо, что ребята по ту сторону стола оказались с чувством юмора.
Так и встречались с крупнейшим телекомом региона, да еще в их офисе.

Еще один совет: выбирайте гостиницу как можно ближе к месту проведения конференции. Скорее всего, она обойдется дороже, зато сэкономите деньги на такси и время на дорогу, а ещё не придется разбираться в местной транспортной системе.

Что проверить и подготовить до отъезда на конференцию

Итак, вы подготовились: связались с людьми, назначили встречи, создали график, купили билеты, забронировали гостиницу. Вроде уже сделали немало, но самая важная работа впереди. Вот, что нужно проверить и подготовить до отъезда.

Одежда. 1. Как минимум пару баллов при встрече внешний вид вам добавит. Какой бы ни была конференция по формату, для бизнес-встреч рекомендуем использовать непобедимую классику: «пиджак + рубашка + брюки/джинсы».

Визитки. 2. Бизнес-этикет — штука неповоротливая и меняется медленно, поэтому обмен бумажными визитками — до сих пор обязательный ритуал перед любыми переговорами. Если вдруг у вас их еще нет, срочно готовьте. Желательно, чтобы она «цепляла». Причем, чем крупнее компания, тем больше шансов испортить репутацию, не предоставив свою визитную карточку. Многие обращают на это внимание и даже пытаются разъединить. Мы делаем визитки в виде «пирога», когда карточка как будто склеена из двух листов плотной бумаги.

Буклеты, раздаточные материалы (если есть). 3.

Подарки. 4. Для тех, с кем встречаемся, мы привозим небольшие сувениры на память и дарим их в конце встречи. Да-да, подарки. Человеку приятно, а нам помогает закончить любую встречу на позитиве. Это может быть мед, чай, необычная подставка под горячее — что-то связанное с Иркутском, где у нас офис. Он таким и не является: для нас это выражение благодарности за время. Не припомню ни одного случая, когда такой подарок воспринимался бы негативно или как попытка «купить» расположение. На конференциях тысячи посетителей, у собеседника десятки встреч. Кроме того, подарок помогает запомниться. Благодаря подарку, после конференции человеку легче вспомнить нас: «Ах да, это же Павел из России, который подарил мне мед и чай».

Небольшие мешочки без этикеток, внутри засушенные травы и листочки — действительно, что еще это может быть, если не чай? История из опыта. Однажды мы потеряли целый час на таможне, доказывая, что наш авторский чай — это именно чай, а не что-то противозаконное. 🙂 Так что, если собираетесь за границу, обязательно изучите таможенные законы страны прибытия.

Что сделать за день до начала конференции

Используйте время до конференции по максимуму.

Зарядите телефон до отказа. Проверьте технику и подготовьте все необходимое. Подготовьте ноутбук или планшет, если планируете что-то показывать. Зарядите пауэрбанк: он спасет, когда телефон «умрет», а зарядить будет негде и некогда. Купите несколько снеков для перекуса на ходу, например, шоколадные батончики. Запаситесь парой бутылок с водой, говорить придется много.

Поищите фотографии тех, с кем вы планируете встречаться на следующий день, и сохраните на телефон. Поищите фотографии. Заранее запросите и сохраните номера телефонов, чтобы была возможность связаться, если будете опаздывать либо на месте никого не будет. Если вы никогда не встречали человека, то найти его в разгар конференции в назначенное время и в назначенном месте будет непросто. Обязательно выучите имена собеседников.

Если останется время, поищите информацию о тех, с кем встречаетесь, посмотрите соцсети. Узнайте больше о собеседнике. Однажды в США мы встречались с потенциальным клиентом из Аргентины. Можно узнать много важной информации о человеке, чем он увлекается. В это время шел чемпионат мира по футболу, на котором Аргентина дошла до финала. Его Facebook подсказал, что он увлекается футболом и болеет за сборную своей страны (каждый второй пост). Мы долго и с увлечением обсуждали футбол и завязали близкий контакт, прежде чем перешли к теме бизнеса. Встретившись с человеком, я начал разговор с этого. Он стал нашим клиентом, и мы до сих пор периодически общаемся в Facebook.

Советуем за день до встречи напомнить каждому человеку в вашем графике о встрече и спросить, все ли в силе. Напомните о встрече. Напоминание повысит шансы, что никто ничего не забудет, а если поменялись планы, то человек вас об этом уведомит в ответ. К сожалению, даже взяв с человека клятву кровью о том, что он точно придет, вы не можете быть уверены в этом на 100%.

Создайте документ и запишите основные тезисы каждой встречи: с кем встречаемся, что обсуждаем, какие вопросы задаем, что хотим получить по итогам. Запишите тезисы встречи. Сохраните файл в память телефона и добавьте в ярлыки, чтобы можно было оперативно его открыть и перечитать. Опишите деятельность компании, ее размер, клиентов, услуги, цены и вообще все-все-все, что может пригодиться. Такой файл поможет быстро вспомнить, с кем следующая встреча, о чем говорить и что иметь в виду. Не переоценивайте память: уже после пары первых встреч у вас в голове будет хаос.

Но если вы этого не сделали, обязательно выделите побольше времени на подготовку. Конечно, все это желательно сделать заранее, а не в последний день перед конференцией.

На конференции

Советуем приходить на конференцию заранее, хотя бы за полчаса до первой встречи. Итак, день «Х» настал. Во-вторых, лучше выделить 10-15 минут на то, чтобы пройтись и осмотреться. Во-первых, вам нужно зарегистрироваться, а это не всегда (вернее, всегда не) быстро. Найдите локации, на которых вы назначали встречи, поищите оптимальные маршруты.

Проверьте визитки, технику, связь и интернет (если он будет). Если осталось время, подготовьтесь к первой встрече, перечитайте график и документ с тезисами.

Встречи и переговоры

Процесс запущен, пошла первая встреча. Для чего встречаетесь, о чем говорите — зависит от бизнес-целей, которые вы ставили перед собой до встречи. Поделюсь парой универсальных советов из нашего переговорного опыта.

Как я писал в первой части, надежный вариант — назначить встречу на стенде. Место встречи. Проблема в том, что рядом со стендом обычно ходят люди, там шумно и тесно. Стенд заметен и его легко найти. Если организаторы предоставляют отдельные переговорки, то пользуйтесь. В таком случае, уже встретившись с собеседником, поищите более тихое место либо вовсе выйдите из здания и прогуляйтесь: на свежем воздухе и говорить приятнее, и лишний шум не мешает.

Начинайте встречу со small talk: спросите, как дела, как человек добрался, как ему конференция. Начало разговора. Во-первых, неформального начала требует этикет; во-вторых, это хороший способ сблизиться с человеком, прежде чем говорить о бизнесе. Используйте информацию, которую удалось узнать накануне. Если собеседник закрытый, не слишком разговорчивый либо устал и явно хочет сразу перейти к делу, то лучше отбросить неформальности подальше и сразу к этом делу перейти. При этом важно учитывать характер человека.

Если вы встречаетесь с потенциальным клиентом и обсуждаете ваш продукт, обязательно покажите его в деле: если функционал вашего решения можно продемонстрировать, делайте это. Демонстрация. Лучше приобрести местную сим-карту с доступом к интернету. Учитывайте наличие и качество интернета.

Если человек открытый и общительный, то после встречи предложите ему сфотографироваться вместе. Совместное фото. Да и в целом все относятся к этому позитивно. Это лишний повод напомнить о себе после встречи, отправив человеку фото.

Когда встреча закончилась и вы все обсудили, ОБЯЗАТЕЛЬНО запишите куда-нибудь резюме: о чем поговорили, что решили, что узнали, что пообещали. Резюме по итогам. Если не запишете, то все забудете. Это очень важно. В общем, обязательно запишите резюме сразу: в телефон, на руку, на визитку — куда угодно. Следующая встреча заполнит краткосрочную память новой информацией, вытеснив данные о предыдущей. Кстати, именно поэтому мы ценим визитки с пустой (белой) обратной стороной: на ней можно что-то записать, когда совсем нет времени.

Что может пойти не так

А сейчас у меня для вас плохие новости. Даже если вы подготовились на 110%, всем написали, всех обзвонили, никуда не опоздали и вообще большой молодец, это не спасет вас от забывчивости, халатности и непрофессионализма. Люди не приходят, забывают предупредить об изменениях, молчат и не чувствуют при этом угрызений совести. It happens, от таких ситуаций нельзя полностью застраховаться. Но можно попробовать их исправить.

По нашей статистике, около 10% встреч срывается без всякого предупреждения: человек просто не приходит. Что делать, если на встречу никто не пришел? И вообще, какова вероятность такого печального исхода? В конце концов, он вполне может сильно задержаться на другой встрече, как и вы. Процент может быть выше — зависит от человека, его воспитанности, ваших отношений с ним, формата конференции, загруженности.

Не берет трубку? Если прошло 5 минут и никого нет, берите телефон и звоните, ведь именно для этого мы просили у человека его номер телефона. Не отвечает? Пишите SMS или в мессенджер. Если человек профессионал, он обязательно вам напишет или позвонит, и вы назначите встречу в другое свободное время (помним про слоты, которые мы оставили про запас). Бросайте эту затею и не ждите. Нужен вам такой потенциальный партнер или клиент? А если человек безответственный, то он вам никогда не позвонит и не напишет.

У нас был случай, когда потенциальный крупный клиент не явился на первую и на переназначенную встречу, не отвечал на сообщения и звонки, а через два часа спокойно написал: «Ну что, я вроде освободился, вы где?». А что, если человек не пришел и на вторую встречу? Забудьте о нем, удалите номер, не унижайтесь и не теряйте лицо. Тут уже мы дали по тормозам и вежливо сообщили коллеге, что более встречаться не готовы, может быть, в другой раз.

Вы условились встретиться в определенном месте, и этот человек там действительно присутствует, но разговаривает не с вами. Что делать, если человек, с которым у вас встреча, вас игнорирует? И такое случается. И даже видит вас, но знаками либо словами просит подождать, пока он закончит. С коллегой, случайным знакомым, ловким сэйлзом другой компании — неважно, главное, не с вами. Если много, отменяйте и переносите встречу тут же. Если так, то идите напролом, врывайтесь в диалог и уточняйте у человека, сколько ему нужно времени. Человек все еще общается с другим? Если немного, то и ждите немного. Не теряйте лицо и переговорную позицию, просто уходите, а человеку напишите, что ждать больше не можете и предложите перенести встречу. Ну что ж, это уже слишком. Если вы ему интересны, он извинится и ответит вам.

В какой-то мере это даже хорошо, так как, скорее всего, говорит о вашей популярности и большом количестве встреч 🙂 Когда мы ездим со стендом, то в определенные моменты наплыв посетителей становится таким, что люди (чаще всего текущие клиенты) даже стоят в очереди, чтобы поговорить с представителем компании. Что делать, если после нескольких переносов, задержек и опозданий график встреч совсем «съехал»? Рано или поздно это произойдет. Поэтому советуем оставлять свободные слоты под форс-мажоры и ездить как минимум парой, чтобы всегда был тот, кто может подстраховать.

Извинитесь и попросите перенести встречу на следующий день. Нет, автор, ты не понял: график съехал настолько, что ни коллега, ни слоты уже не помогут. В этом случае найдите пару свободных минут, чтобы отправить сообщение тем, с кем не можете встретиться. Это лучше, чем не прийти на встречу или сильно опоздать. Потом уже будете думать, что с ними делать.

Выделите время, чтобы записать итоги уже прошедших встреч и ваши обязательства. Что делать, если неожиданно образовался пробел в графике без единой встречи? Это отличная возможность привести себя и дела в порядок. Перекусите, если еще не успели. Проверьте сообщения, почту, пропущенные звонки. Пройдитесь по стендам компаний, которые интересны вам, но с которыми назначить встречу не удалось (мы даже специально выделяем в графике время для таких походов).

Нетворкинг и вечеринки

Конференции — это не только про переговоры и доклады. Часто по завершении официальной части организаторы запускают неформальную. Это может быть небольшой фуршет на час, поход по барам или вечеринка с концертом рок-звезд.

Такие афтепати — возможность для нетворкинга. В любом случае вам там нужно быть. Очень часто сделки на словах заключаются именно здесь. Здесь вы можете пообщаться с теми же людьми, но более близко и неформально.

Однажды на подобном мероприятии я общался за барной стойкой с неизвестным мне американцем. История из опыта. Случайно он обратил внимание на мое имя на бейдже. Мы разговорились о чем-то, не связанном с бизнесом. Оказалось, что я уже связывался с этим человеком, причем неоднократно: мы хотели интегрировать нашу биллинг-систему с их доменным регистратором, одним из крупнейших в мире, и я хотел обсудить условия сотрудничества. Резко замолчав, достал телефон и начал что-то искать, а затем показал мне письмо в своей почте. Извинялся жутко. До этой встречи он так и не ответил ни на одно из моих писем из-за большой занятости. И он написал! Мы посмеялись, а я взял с него обещание, что он обязательно напишет мне после конференции. Было бы все это, если бы не случайная встреча на вечеринке после конференции? Интеграция прошла успешно, и мы подписали партнерский договор. Не уверен.

Используйте любую возможность неформально пообщаться, чтобы заводить подобные знакомства, и развивать свой бизнес вам станет гораздо проще. А вообще, советую прочесть книгу Кейта Феррацци «Никогда не ешьте в одиночку». Там много практических советов по подобным мероприятиям.

Если конференция длится больше одного дня, то последующие дни будут идентичны. В целом так выглядит типичный день более-менее стандартной конференции из тех, что мы посещали.

Закончить статью хотел бы парой рекомендаций, которые также могут быть полезны.

На большинстве из них вам захотят что-то продать, ловко маскируясь под интересной темой и громким именем. Стоит ли посещать доклады? Стоит, но очень избирательно. Причем их позиции в нашем графике всегда самые шаткие: если какая-то встреча непременно должна быть назначена на время доклада, мы отказываемся от похода на доклад. Мы заранее составляем список тех докладов или спикеров, которые нам интересны, и бронируем под них место в графике встреч. Лучше посетить одну, но самую интересную и популярную речь, чем рассеивать внимание на несколько проходных. Обычно посещаем не более одного доклада на день конференции.

Не все интересные вам компании будут на конференции, не со всеми получится пересечься. Есть ли смысл встречаться с кем-то вне конференции? Да, смысл есть, и большой. Если вы приехали в другой город или страну, то грешно упускать возможности для встреч за пределами конференц-зала.

Можно встречаться в кафе, баре и вообще любом месте, подходящем вашему собеседнику — подстраивайтесь под него. Как я упоминал в первой части, для таких встреч мы оставляем день-два до и после конференции. Часто бывает, что встречи на конференции мало, и человек, с которым вы общались, пригласит вас продолжить переговоры в офисе его компании на следующий день.

Резюме

На самом деле, рассказать можно было бы гораздо больше, но формат статьи написать обо всем не позволяет. Пишите в комментариях, насколько полезны для вас описанные советы и чем отличаются конференции в вашей сфере. В заключительной части я расскажу о том, что обязательно нужно сделать после конференции, чтобы все было не зря.


Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан
Обязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Ещё Hi-Tech Интересное!

[Перевод] Как я создавал карты континентов для своей игры

Часть 1. SVG и системы координат До недавнего времени размеры карт в моей игре Dragons Abound были фиксированными и несколько недетерминированными. Я считал их «региональными» — не картами всего мира, но его значительными частями, такими например, как западное побережье США ...

Google запатентовала VR-обувь, в которой можно ходить вечно

Взбираться по холмам, исследовать пещеры, путешествовать по бескрайним просторам. Скоро можно будет отправляться в большое приключение в комфорте своей квартиры. Ожидается, что это не только приведет к созданию новых игр «для впечатлительных», но и будет самым простым способом, не утруждая ...