Главная » Хабрахабр » Как подготовиться к деловой поездке? Советы от биздевов ISPsystem

Как подготовиться к деловой поездке? Советы от биздевов ISPsystem

— ничего не делают. Мы давно ездим на конференции и вот что заметили: многие люди приезжают туда и — сюрприз! О каких продажах и успешных переговорах речь? Назначат пару встреч, а остальное время слоняются без дела, собирают раздатку со стендов или сидят за ноутбуком и слушают все подряд: даже те доклады и выступления, где им явно что-то пытаются продать. Мы тоже в свое время много ошибались, но исправились. Трата времени, трата денег компании, парад упущенных возможностей. Если интересно, добро пожаловать под кат!
Поэтому хотим рассказать, что сейчас делаем иначе.

До события у нас есть четкий план и график встреч, а после — горсть потенциальных партнеров и клиентов, с которыми мы уже установили близкий контакт. Для нас каждая поездка — возможность, из которой хочется выжать максимум.

Но опыт будет полезен и если вы едете сделать доклад, собрать информацию, найти поставщиков или просто посмотреть. ВАЖНО: Материал в первую очередь для тех, кто ездит на выставки и конференции для встреч с клиентами и партнерами, поиска новых лидов, развития своего бизнеса, проведения переговоров и нетворкинга.

Расскажем:

  • как планировать и назначать встречи,
  • как вести себя на переговорах,
  • как использовать неформальные встречи (нетворкинг),
  • как ничего не забыть после.

Всего запланировано три поста. В первом поговорим о подготовке к конференции.

Об авторе

Руководитель отдела развития бизнеса ISPsystem Павел Сыровацкий. Компания 14 лет разрабатывает программы для хостинга, серверной виртуализации и управления инфраструктурой провайдеров. Офис в Иркутске, а клиенты по всему миру.

Как выглядит конференция

Для начала разберемся, как выглядит типичная конференция в нашей индустрии хостинга (скорее всего, в вашей все примерно так же).

Чаще всего стенды ставят те, кто хочет вам что-то продать: поставщики услуг, оборудования или программного обеспечения. Зона со стендами. Ставят за отдельную высокую плату.

Эксперты от разных компаний делятся опытом (10%) и продают свой продукт (90%). Зона для докладов.

Как раз здесь можно планировать встречи. Отдельные зоны и переговорки для общения.

Обычно организаторы предусматривают возможность для неформального общения: фуршет, концерт, ужин. Нетворкинг.

Конференция длится от одного до нескольких дней и проходит в каком-либо конференц-холле. Продолжительность. Может быть поделена на секции по интересам.

Определяемся с целями

Зачем мы вообще едем на конференцию? В нашем случае цели таковы (по убыванию важности):

  1. встречи и переговоры с потенциальными партнерами и клиентами,
  2. встречи и переговоры с текущими партнерами и клиентами,
  3. новые связи и знакомства (нетворкинг),
  4. знакомство с докладами и участие в панельных обсуждениях,
  5. поиск потенциальных вендоров (тех, кто может что-то предложить нам).

По моим наблюдениям, у большинства посетителей порядок ровно обратный: сначала ходят и смотрят кто что предлагает на стендах, слушают доклады, а в свободное время проводят пару спонтанных встреч. Поначалу мы тоже так делали, но потом поняли, что для развития бизнеса это плохой вариант. Сейчас действуем иначе. Каждый час на вес золота, поэтому стараемся назначить как можно больше встреч. На них уходит до 80-90% времени на конференции.

Может быть, вы едете послушать выступления экспертов, или вам поручили найти поставщиков оборудования. Не исключено, что в вашем случае все должно быть иначе. В таком случае приоритеты меняются.

Создаём график встреч

Если вы идете по нашему пути (на первом месте встречи с потенциальными клиентами и переговоры), то следующий совет — составьте пустой (пока еще) график встреч. График должен включать все дни конференции, каждый из которых будет разбит на слоты-ячейки для назначения встреч.

Идея приехать на конференцию без подготовки и попытаться там с кем-то познакомиться/найти интересного клиента заведомо гибельная. Да, встречи нужно будет назначать заранее.

Неплохо подойдет Google Calendar или любой удобный для вас сервис. Можно создать график в Google Spreadsheets, воспользоваться готовым шаблоном для Excel, например, таким. Главное, чтобы он:

  • был наглядным — к середине дня в голове сварится «каша», а календарь поможет быстро понять, какая встреча на подходе и есть ли место для незапланированного, но важного разговора;
  • позволял легко редактировать и переносить мероприятия — встречи съезжают или переносятся, причем на ходу;
  • работал без интернета — связь на выставке почти всегда плохая;
  • позволял добавлять и просматривать комментарии к встрече — заметки в них помогают быстро вспомнить предмет разговора;
  • имел мобильную версию.

Не надейтесь на память, она обязательно вас подведет.

Назначаем встречи

Определяемся, с кем было бы интересно встретиться, и связываемся с ними. Этот шаг ключевой и займет бо́льшую часть подготовки к конференции. Порядок назначения встреч зависит от приоритетов, определенных ранее.

С кем встречаемся

Конференции бывают глобальные и локальные. Если конференция глобальная, то писать можно всем, кто может там быть. Даже с другого конца планеты. Если локальная, то пишите в первую очередь тем, чьи офисы находятся поблизости.

Уже общались

Текущие переговоры

Это необязательно ваши текущие клиенты. Вспомните всех, с кем ведете переговоры прямо сейчас. Встреча лицом к лицу поможет наладить личный контакт и даст буст текущему общению. Скорее те, кто может ими стать. Вероятно, больше половины согласятся встретиться, если будут там. Такие компании охотно соглашаются на встречу: вы знаете их, они знают вас, ваш запрос не будет холодным.

Конференция — отличный повод снова написать или позвонить этим людям и спросить, планируют ли они быть на ней. Вспомните, с кем вели переговоры ранее, но это ни к чему не привело (вы ведь храните информацию обо всех незакрытых сделках, правда?). У нас бывало, что такая встреча оживляла казавшиеся уже «мертвыми» переговоры. Те, кто будут, с высокой степенью вероятности согласятся с вами встретиться, они ведь вас уже знают.

Не общались, но можем

Используйте конференцию как повод встретиться.

Крупные компании

На больших и известных конференциях бывают представители самых крупных компаний, которые могут стать вашими клиентами. Имеет смысл поискать среди тех, кто всегда на виду. Если есть хорошие знакомые в этих организациях, просто попросите связать вас с коллегами, которые поедут на конференцию. Если есть контакты их сотрудников, можно написать и спросить, кто от них будет присутствовать на данной конференции. Обычно никто не отказывает и охотно делится по крайней мере именами, останется только найти контакт человека.

Компании рядом

Вы из Москвы, а конференция проходит во Франкфурте? Не забывайте про географическое положение конференции. Скорее всего, если конференция тоже относится к их деятельности, они там будут. Поищите, есть ли во Франкфурте и его окрестностях компании, которые вам интересны, и которым могут быть интересны ваши услуги. На заре наших поездок мы пренебрегали поиском по географической локации. Если не будут, то можно предложить встретиться в их офисе. Сейчас всегда делаем запас в 1–2 дня до и после самой конференции, в течение которых проводим отдельные встречи и переговоры в городе или вокруг него.

Докладчики и посетители конференции

Если среди них есть интересные вам люди, свяжитесь с ними. Часто на сайте конференции публикуют список посетителей прошлых лет. С большой вероятностью они будут и в этом году.

Если делится, то отлично: регулярно просматривайте список, мониторьте тех, кто вам интересен, ищите их контакты и выходите на связь. Идеальный вариант, когда конференция делится со всеми списком зарегистрировавшихся, но это бывает редко. Если списка нет, не стесняйтесь попросить его у организаторов: обычно никто не просит, и, вполне возможно, организаторы предоставят его вам как самому смелому (у нас такое бывало пару раз).

Возможно, среди них будет несколько компаний, которые вам интересны как потенциальные клиенты. Посмотрите список докладчиков, партнеров, спонсоров и тех, кто выставляется со стендом в этом году.

Это отдельная история. Вопрос о том, как искать контакты людей, которых вы не знаете (и которые не знают вас), в этой статье не поднимается. Часто удается найти email человека в открытом доступе. В нашем случае хорошо работают соцсети (Facebook в России, LinkedIn).

Текущие клиенты

Напишите всем ключевым клиентам, спросите, поедут ли они на конференцию. В конце концов, есть текущие клиенты и партнеры. Раньше мы уделяли слишком мало внимания таким встречам, а зря. Если поедут, предложите встретиться, чтобы обсудить накопившиеся вопросы и проблемы. Случалось, что клиент или партнер вовсе не собирался на конференцию, но когда узнавал о том, что мы едем, регистрировался и приезжал, чтобы обсудить накопившиеся вопросы. Это отличная возможность укрепить отношения.

С кем встречаться: люди

С людьми каких должностей назначать встречи? Это зависит минимум от двух факторов.

Если технические особенности, то лучше искать технического или IT-директора. Что хотим обсудить? Если бизнес и сотрудничество, то всегда ищем встречи с любым лицом, принимающим решения (чаще всего это директор, глава отдела закупок, люди, отвечающие за бизнес и его развитие).

Лучше ищите встречи с менеджерами по проектам, которые вас интересуют. Насколько большая компания? Если компания из нескольких тысяч человек, то может быть сложно выйти на связь с высшим руководством. Эти люди принимают решения, вам их нужно заинтересовать в первую очередь, и вероятность того, что они согласятся с вами встретиться, гораздо выше, чем в случае с большими компаниями. Но если компания из SMB, то смело назначайте встречу с топами.

В большинстве случаев от компании на конференцию едет всего один человек, и он совсем не тот, кто вам нужен. К сожалению, чаще всего у вас не будет особого выбора. Мы предпочитаем все равно назначать встречу. Что делать в этой ситуации? Главное, заранее честно сообщить человеку тему разговора. Так можно познакомиться, узнать больше про их компанию, потребности и попросить связать с нужными людьми.

Если не уверены, что от встречи будет толк или предполагаете, что она может ухудшить текущее положение — не тратьте своего времени и времени коллег. Предупреждение: не назначайте встречи со всеми подряд.

Время: когда назначать, сколько отводить на встречи, что делать в обед

Когда назначать встречи

Если писать раньше, скорее всего, вы будете получать слишком много ответов в стиле «еще не определился, поеду ли». Лучше начинать назначать встречи за две-три недели до начала конференции. Если начинать связываться с людьми позже, есть опасность, что останется слишком мало времени до начала конференции и графики многих посетителей, особенно докладчиков, будут уже забиты.

Сколько времени отводить на встречи

Отведете слишком мало времени — от небольшого опоздания или смещения встречи поедет весь график, слишком много — получится большая пауза между встречами, во время которой будет нечем заняться. Очень важный вопрос.

Одна задержка, один опоздавший на встречу человек, и все шло наперекосяк. Поначалу мы отводили максимум 30 минут на одну встречу и старались проводить не менее 20 встреч в день. Сейчас отводим под каждую встречу 30-60 минут. К середине дня график становился неактуальным, приходилось массово переносить все встречи, какая-то часть из них отменялась. К примеру, если конференция идет с 9:00 до 18:00, то получается 10-15 встреч в день, не больше.

Хотите обсудить ряд вопросов и назревших проблем с текущим партнером? Многое зависит от предмета разговора. Назначили встречу с компанией, которая о вас ничего не знает и которая согласилась просто пообщаться и узнать больше о вашем продукте? 30 минут будет явно мало, закладывайте не менее часа. Если вы их заинтересуете, они пойдут изучать сайт и все общение перейдет в онлайн. Скорее всего, хватит и получаса.

Запас времени

Как и раньше, мы назначаем встречи вплотную друг к другу, без пауз между ними. Оставлять ли на всякий случай небольшие промежутки между встречами? Такая получасовая подушка дает возможность в случае чего выровнять график и перевести дух. Но теперь оставляем как минимум один получасовой свободный слот каждые два часа. Если график поедет, коллапса не случится.

Если что-то пойдет не так, то напарник всегда может взять на себя другую встречу. Рекомендуем ездить как минимум по двое. Однако в этом случае рекомендуем создавать больше свободных слотов про запас. Можно составить два графика встреч, по одному на каждого — тогда будет больше встреч.

Что делать в обед

В этом случае мы рекомендуем пригласить собеседника пообщаться за обедом. Порой график встреч становится настолько плотным, что не хватает времени на обед. Кроме того, совместный прием пищи действительно располагает к разговору. Вы и перекусить успеете, и время проведете эффективно. По нашему опыту, встречи за обедом одни из самых эффективных и позитивных.

Где назначать встречи?

Только заранее уточните у организаторов его расположение и номер. Стенд есть у вас
Если у вас есть стенд — отлично, назначайте встречу на нем. Убедитесь, что номер не изменится.

Соответственно, на F11 мы и приглашали всех. На одной из первых конференций организаторы дали нашему стенду номер F11. А под F11 стенд другой компании в другом конце зала. Уже на месте выяснилось, что стенд стоит где нужно, но теперь под номером G11. Пришлось экстренно рассылать уведомления и просить коллег на F11 направлять всех потерявшихся людей к нам.

Стенд есть у них

Важный момент: всегда договаривайтесь о четком времени и месте встречи. Назначьте встречу на стенде компании, с которой встречаетесь, если он у них есть.

Ему либо неинтересно и он согласился для галочки, либо интересно, но без назначенного времени он про встречу благополучно забудет. Не соглашайтесь, когда собеседник говорит: «просто подходите на стенд в любое время, буду рад поговорить». А если не забудет, то будет занят общением с клиентами и потенциальными лидами, и вы так и не сможете к нему подступиться.

Поэтому всегда направляйте инвайт по почте или в календарь и просите человека принять его, занести в свой график и подтвердить встречу в назначенный час. Без отметки в графике вы и сами можете легко забыть про встречу (у нас бывало). А также советуем требовать у человека номер телефона — пригодится, если про встречу он все же забудет.

Стенда нет ни у кого

Это не беда. Чаще так и бывает. Назначайте встречу у этого стенда, предварительно выслав человеку вместе с инвайтом скриншот карты с назначенным местом. Предварительно изучите карту конференции (обычно есть на сайте) и выберите самый большой стенд, либо стенд очень известной в вашей сфере компании, желательно поближе к входу, либо в центре на видном месте. Другой хороший вариант — встретиться около стойки регистрации. Скорее всего, этот стенд будет очень заметным, и ваш коллега легко найдет его. Ее точно никто не пропустит.

Заполняем график

По итогам подготовки у вас должен появиться график встреч, который будет заполнен на 70-80%, по 10-15 встреч в день. Если остались слоты, ничего страшного: часто либо на самой конференции вы встречаете новых людей, либо вас с кем-то знакомят, либо отвечают те, кому вы предлагали встретиться две недели назад. Свободные слоты как раз дадут гибкость и позволят назначать запоздалые встречи.

Напоследок повторю, что это наш подход. Уф, вроде основные моменты затронул. Вы используете совсем другие подходы? У вас все иначе? Отлично, делитесь вашим опытом в комментариях! Наши советы в вашем случае не работают? Будет очень интересно обменяться наработками.

В следующей части расскажу, что происходит на самой конференции, как вести себя на встречах и что делать, если все плохо и идет не по плану.

Резюме

Итак, что нужно сделать на этапе подготовки к деловой поездке на конференцию?

  1. Определиться с целями. Для чего вы едете на эту конференцию?
  2. Создать график встреч. Убедиться, что вы можете просматривать и редактировать график с вашего телефона и без интернета.
  3. Изучить расписание конференции. Определиться с докладами и выступлениями, которые вы обязательно хотите послушать. Внести их в график встреч как неприкасаемые.
  4. Составить список компаний, с которыми вы хотели бы встретиться:
  5. Найти имена и контакты нужных вам людей в данных компаниях.
  6. Определиться с местом, на котором вы будете назначать встречи (стенд, стойка регистрации, у входа, другое).
  7. Начать связываться и назначать встречи. Вносить встречи и информацию о них в график.

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан
Обязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Ещё Hi-Tech Интересное!

Юнит тестирование скриптов баз данных

Принимая удобство в использовании юнит тестов на моем любимом С++, я попытался перенести свой опыт на TSQL, тем более что новый работодатель любит полезную инициативу на местах и раздает плюшки за оное. Просмотрел несколько известных фреймворкoв я пришел к выводу, ...

Теория счастья. Введение в мерфологию

Продолжаю знакомить читателей Хабра с главами из своей книжки «Теория счастья» с подзаголовком «Математические основы законов подлости». Это ещё не изданная научно-популярная книжка, очень неформально рассказывающая о том, как математика позволяет с новой степенью осознанности взглянуть на мир и жизнь ...