Хабрахабр

Как организовать хакатон будучи студентом 101. Часть вторая

И снова здравствуйте. Это продолжение статьи про организацию студенческого хакатона.
В этот раз расскажу про проблемы появляющиеся прямо во время хакатона и как мы их решали, локальные ивенты которые мы добавили к стандартным «много кодить и есть пиццу» и немного советов про то какие приложения использовать для наиболее простой организации ивентов такого масштаба.

Здесь же можно найти самое большое количество проблем и запар о которых даже не задумываешься.
После того как все финансовые приготовления завершены, начинается самый интересный этап: подготовка площадки. Отсюда сразу следуют две основные проблемы: кто будет их получать и куда это все складывать? Начнем с заказа разных снеков и аппаратуры. Для каждого заказа нам требовалось 4-5 человек (учитывая масштабы ивента, мы могли запросто получить 20-30 коробок с напитками за раз) и единственный для нас вариант был поиск волонтеров среди других курсов. Еще раз напомню что все организаторы студенты, а сам хакатон проходил 26-27 января, что ровно в середине триместра. На каждую доставку можно создать отдельный канал, интегрировать их в Trello (приложение для создания списков действий) и затем добавить тех, кто согласился помочь и записать все что было получено в Trello. Можно конечно использовать для их поиска группы в фейсбуке, но Slack наш народный кандидат. Куда девать весь этот груз? Так, все получено, даже допустим что доставка была в правильное здание университета (пару раз в другие корпуса привозили и ладно Империал почти полностью в Южном Кенсингтоне, могли бы и в Лондонский университет по ошибке доставить) и что у нас есть достаточно человек и несколько тележек для перевозки особо тяжелых грузов, что дальше? К сожалению в комнату 2х3 скорее всего все не поместится. У каждого крупного университетского сообщества есть свой небольшой склад для подобных ивентов. Несколько тонн (!) напитков и снеков было доставлено к нашим партнером из студенческого юниона. Тут нам и пришли на помощь университетские спонсоры. Каждый факультет имеет свой юнион: инженерный, медицинский, научный и геологический. Небольшое отступление. Дальше будет таймлапс того как мы эти вещи оттуда доставали. Наш инженерный имеет примерно 2 свободных комнаты (только тссс, я не в курсе насколько это вообще следует университетским правилам) были полностью (!) конвертированы в склады для одного ивента. Ссылка Спина меня потом вообще не поблагодарила.

Для справки: всего зоны 3. Очень сложно найти где содержать все эти вещи, еще сложнее их затем правильно распределить. Размеры примерно равны и в целом с распределением нет проблем. Нижний и 2 верхних хакатона. Веганы, вегетарианцы и многие другие. До тех пор пока не появятся люди с особыми диетарными предпочтениями. Естественно мейлы забываются и теряются. Мы всегда рассылаем опросник заранее, чтобы знать сколько чего заказывать. Дорого? Поэтому мы всегда добавляем 20% к основному заказу в форме запасных особых опций, вроде маргариты с тестом без глютена. Но последнее, что нам нужно, это воинственные веганы, которым не хватило еды без животных продуктов. Бесспорно. Современные проблемы требуют современных решений.

Магия, не иначе. Допустим что все чудом поместилось. Что дальше? Даже что все разнесли по местам за ночь. Ага, а он между прочим у каждого спонсора есть. Помните я говорил про “сваг”? Тоже нужно хранить, но главное даже не это. И у всех рассчитан минимум на 200 человек, а у больших спонсоров так и вообще на 300. И вот его на 500 человек. Я так же говорил что у нас есть и свой “сваг”. Многие вещи пришли за вечер до хакатона, и шанса к этому быть готовыми не было никакого. И проблема в его разрозненности. 500 штук. Более того, все эти вещи должны быть аккуратно упакованы в сумки. Вот и пришлось организовать импровизированный конвейер: там были ваучеры на алкогольные напитки в баре, футболки, наборы с пастой и щеткой, кружки, стикеры и я даже не помню сколько всего еще. 500, Карл. Пришлось попотеть чтобы бонусом к организации самого мероприятия еще и подрабатывать на фабрике. И при том что заказали мы эту красоту у разных поставщиков и они все пришли в разное время. Я остался только до полуночи чтобы потом быть на дежурстве всю оставшуюся ночь. Спойлер: закончили мы подготовку в 4 утра, а начало в 8:30. Затем следует довольно скучная часть про расстановку столов, расстановку удлинителей и прочего обязательного хлама.

Спонсоры приходят пораньше, обживаются, тактически раскладывают “сваг” чтобы привлечь побольше студентов. Настал час Х. Те кто хорошо платят, уважают своих работников и дают им творчески развиваться. Из запоминающегося: одна компания во время открытия сказала что существует два вида работодателей. А про вторых могут рассказать на своем примере все остальные спонсоры. Как например (имя компании). Студенты прибывают как можно раньше чтобы урвать побольше вещей ибо бесплатно. Эта фраза стала кандидатом на приз за лучший мем (про его вручение в самом конце последней статьи). Билеты приобретаются на Eventbride, и всех организаторов есть приложение для сканирования. Здесь пару слов о том как мы их впускаем. Многим, к сожалению, приходится отказывать. Проблемы начинаются когда участники не читают условия: минимальный возраст 18 лет например, или принесите с собой паспорт, или даже билеты нельзя передавать после дедлайна (за три дня до хакатона). Те кому билеты передали мы разрешили пройти после всех остальных, просканировали билеты чтобы потом их хозяин не попытался проскочить бонусом. Но из того что помню: двое которые забыли паспорта из лондона, так что они просто сходили домой и взяли их с собой.

Плюс несколько для выпускников, как прощальный подарок. Теперь немного о проблемах с самими билетами: их всего около 400. Я уже молчу про race conditions из-за которых мы продавали в среднем на 20-30 больше чем следовало бы. Изначально мы их держали на сайте университета, но он стабильно падал за 10 минут до начала продаж вплоть до 30 минут после начала, и совершенно рандомно они распределялись между участниками. Он прекрасно справляется с нагрузкой, билеты в среднем улетают за 1-3 секунды за партию, выпускаются они ровно по графику. Решением стал сайт Eventbride. По первой же ссылке Гугла можно скачать и настроить бота, и в идеале мы стараемся запугать таких умников что отменим их билеты. Но тут появляется другая проблема: честность участников. Билеты в свою очередь делятся на Империал/все остальные и (небольшая дискриминация) для наших студентов их несколько больше. В реальности почти невозможно доказать что ты не использовал/использовал бота. Чтобы департамент помогал, такие правила.

Один из ивентов которые мы проводим ближе к полуночи это открытый бар. Далее более специфичные проблемы подготовки. Поэтому мало кто посещает. Естественно, в культуре хакатонов при отсутствии сна, это не всегда хорошая идея. Минусы скорее для организаторов: многие под шумок, пока организаторы уставшие за всем следят, успевают неплохо подвыпить. Но те кто приходит всегда довольны, напитки бесплатные (до 5 GBP включительно), довольно большой запас ваучеров, плюс это отличный способ расслабиться после целого дня беспрерывного хакатона. Но никогда до прямо сильных проблем не доходило. Разбираться с ними конечно нам. И в этом году они оторвались на полную, купив всем присутствующим “егерь бомбы”. Важно заметить что как и хакатон, вечерний бар имеет спонсора. После этого была легендарная доставка курицы Nandos. Было очень сложно объяснять (что я полностью за, налейте еще) что полумертвые участники на кампусе это немного не те кого они хотят нанять к себе в компанию и остановить этот хаос на примерно 30-ом коктейле.

Всего для того чтобы все разгрузить и распределить между зонами нам понадобилось 2 часа и 30 волонтеров. Легендарная она потому что владельцы местных ресторанов приехали вместе с доставщиками чтобы посмотреть кто решил спустить несколько тысяч на курятину в субботний вечер. Не забывайте кричать “веганам сюда”, а то съедят вегетарианскую пищу вместо веганской и будут потом проклинать. Фото прилагаются. Там уже отрывались все, включая нас. Другим запоминающимся ивентом было караоке. Было прекрасно, но опять типичные проблемы: притащить оборудование, настроить, договориться с охраной и библиотекой (субботняя ночь это весьма популярное время посещения) чтобы нас не выгнали. Только представьте: 200 человек, оккупировавшие лекционный зал в 2 часа ночи, поющие абсолютно рандомные песни (я пел Let It Go, сестра бы гордилась). Охране предложили спеть, отказались.

Но. Все это, конечно, весело. Организаторы нет. Хакатон идет двое суток: участники могут приходить и уходить. 5 часа за двое суток и часов 5 за сутки до начала. В общей сложности я спал 3. Спать можно было либо в отдельной комнате с коврами для йоги, либо где получится. И то потому что заставили другие волонтеры (да и поход в бар давал о себе знать). Главное, чтобы было по 3 человека не спящих на каждую хакзону. Я спал на стуле, законом не запрещено, сплю где хочу. Чтобы его поставить, нам понадобилось 6 человек и 2 тележки. Еще одна задача была периодически проверять проектор, поскольку он мог перегреться и денег на ремонт у нас точно лишних не было. В какой-то момент мы стали раздавать попкорн и сладкую вату, опять же, готовили мы. В общем дел было за гланды почти все время. Рейтинг пожарной безопасности сильно упал, когда я доставал попкорн прямо во время разогрева “потому что сейчас налетят и мне не останется”.

Инженеры все-таки. Эта часть прошлась по многим проблемам в организации и их решениям. А так же небольшой флекс: это первый студенческий хакатон, получивший освещение на ВВС. Но еще огромное количество вещей осталось за кадром: какие были проблемы во время самого хакатона, выборы призов и награждение, как работало “умное” голосование, отзывы спонсоров и как мы еще неделю после проведения разбирались с уборкой помещения. В ближайшее время приступлю к написанию, а пока вот вам мой мейл: du216@ic.ac.uk и сайт проекта: ichack.org. Про это тоже напишу в следующем эпизоде этой хакатонской саги.

Теги
Показать больше

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»
Закрыть