Хабрахабр

Как не сойти с ума в Open Space: делаем новый офис с нуля

Так сложилось в индустрии, что большинство офисов устроено в формате open space. И это часто причиняет боль и страдание всем, кто в таком пространстве работает: людей слишком много и они слишком близко, постоянно шумно, огромное помещение выглядит неуютным. Нельзя открыть окно или выключить кондиционер, кому-то обязательно будет дуть, а другому немедленно станет душно. Однако, планируя новый офис, мы сразу понимали, что это будет open space. Осознавая все минусы, мы заранее начали думать о том, как сделать будущий open space максимально комфортным для работы наших коллег. Разумеется, настроены были скептически, а кто-то считал, что это просто невозможно. 

Мои коллеги говорят, что у них возникает ощущение дома, когда они приходят на работу. Long story short, спустя почти год после переезда я могу смело заявить, что новый офис в разы лучше прошлого. Надеюсь, наш опыт пригодится тем, кому в ближайшее время предстоит подобный подвиг. Под катом мы расскажем подробнее о том, как придумывали для себя Lamoda Home, что нам удалось сделать хорошо, а над чем еще придется поработать.

Что было не так со старым офисом?

Идея переезда появилась не на пустом месте. У нас были сложные отношения с арендодателем старого офиса. Хотелось сделать пространство более удобным, но перестраивать помещение под себя было запрещено. А работать в заданной планировке становилось всё сложнее. 

Tech блок у нас довольно большой: 300 специалистов Information Technology и Data Analytics, которым приходилось размещаться на трех, а иногда и четырех этажах. Нам перестало хватать места. Из-за роста компании команды порой менялись местами, что только усложняло поиски.  Люди часто бегали с места на место, поиск нужного коллеги занимал много времени.

Переговорок не хватало, они постоянно были заняты, а вне переговорок мест не было вовсе. Но даже если удавалось найти коллегу, с ним негде было сесть и поговорить. Так что многие общались прямо в open space, что было неудобно и им, и работающим вокруг.

Ярче всего это было заметно по тому, сколько лишних проводов было раскидано в помещениях. Старый офис мы переросли не только по количеству сотрудников, но и по IT-инфраструктуре. Поступали так не от хорошей жизни: порой сотрудников надо было посадить в крыле без единой свободной розетки и со слабой беспроводной сетью. Это было опасным и создавало массу проблем.

Скажем прямо — она была ужасна. Не нравилась нам в старом офисе и столовая. В общих зонах были вендинговые автоматы, но их явно не хватало, да и еда там была так себе.

Под любые митапы приходилось арендовать единственный доступный конференц-зал на 300 человек, даже если на встречу заявлялось всего 30 участников. С ростом компании мы начали проводить все больше мероприятий как внутренних, так и тех, куда приглашали гостей. Традиционные вечеринки Fashion Fridays проходили на летней веранде, у нас не было подходящего зала, мы зависели от хорошей погоды и были вынуждены переносить мероприятие из-за дождя. 

Но все равно было понятно, что это лишь временная мера. Часть перечисленных проблем как-то решали, договариваясь с арендодателем. Нужно было больше пространства, адаптированного под наши потребности.

Выбор места

image

Валентин Щитов, СТО

Рассматривали разные площадки Москвы, которые могли предоставить помещение нужного размера, и оценивали их по уровню комфорта, расположению и целому комплексу других факторов. Мы искали помещения с большими площадями этажей, чтобы как можно меньше переходить с одного этажа на другой. В итоге из нескольких финалистов выбрали БЦ 1Zhukov. Очень важной для нас была возможность сделать собственный ремонт, чтобы полностью подстроить пространство под себя. Именно там можно было создать офис, который нам хотелось. 

Конечно, мы не сразу восприняли на ура идею переехать с Павелецкой на Полежаевскую, заметно дальше от центра города. Однако, многим оказалось удобно добираться по МЦК до станции Хорошево, кто-то снял квартиру в пешей доступности от офиса дешевле прежней. У нас стало больше мест на охраняемой парковке, да и для каршеринговой машины я всегда нахожу место на бесплатной парковке вокруг здания. 


Внешний Атриум бизнес-центра

Предварительный этап: собираем идеи 

Подготовка к переезду началась за полгода до перевозки вещей. Наш подрядчик, компания IND Architects, представила первоначальное видение. После этого мы попросили всех коллег высказать пожелания к новому офису. Все идеи были записаны, ранжированы и обсуждались всем офисом непосредственно с дизайнерами на открытых встречах. Проектировщики и строители подключились только после обсуждения каждой идеи и появления окончательной концепции.

Список самых частых пожеланий, собранных от наших коллег

  • нужны высокие шуморазделители и передвижные перегородки;
  • нужны места для индивидуальной работы;
  • нужны диванчики и кресла-груши;
  • нужно много переговорок на этаже;
  • нужна переговорка на 50 человек;
  • нужно пространство для сбора на 200 человек;
  • нужны звукоизолированные телефонные будки;
  • зона с принтерами печати должна закрываться, чтобы не шуметь;
  • кухня должна быть большой, закрываться дверями для звукоизоляции и мощно кондиционироваться от запахов;
  • нужно больше холодильников;
  • нужно больше микроволновок;
  • нужны кофепойнты на этаже, не только на кухне;
  • кикер и настольный теннис должны быть в отдельной комнате со звукоизоляцией и вентиляцией;
  • нужен спортзал;
  • нужны душевые комнаты;
  • нужны полностью закрытые кабинки в туалете, с максимальной изоляцией;
  • нужно продумать размещение оборудования для мониторинга в каждой команде;
  • нужны рабочие места для командированных сотрудников из других локаций.

Хотелки и мечты понятные, но не самые простые, тем не менее нам удалось претворить в жизнь практически все.


Офис Lamoda разместился на трех этажах, на втором живут tech департаменты

Офис, способный трансформироваться

image

Тимур Нурутдинов, руководитель разработки E-commerce platform

Сейчас разработчики, тестировщики, аналитики, проджекты и продакты находятся в одном большом пространстве, но они не сидят за бесконечными параллельными рядами столов по всей площади офиса. В нашем новом помещении три этажа, и один из них полностью занимают IT-специалисты. По сути, кабинеты, только без сплошных стен. Благодаря колоннам, нестандартным углам и продуманному расположению рабочих мест у нас получились отдельные зоны для каждой команды. При этом за счет размеров всего помещения такие рабочие зоны отделов достаточно удалены друг от друга — коллеги видят постоянное присутствие друг друга, и коммуникация между командами становится проще. Так коллеги могут быстро задавать друг другу вопросы, решать сложные задачи. Но ощущение «муравейника» не возникает.

Да и с гибкостью возникли бы проблемы — мы активно развиваемся, команды изменяются, так что разделение по кабинетам быстро потеряло бы актуальность. Традиционные рабочие кабинеты для каждой группы, огороженные стенами, обошлись бы значительно дороже. Мобильная разработка даже жаловалась, что они сидят слишком просторно и далеко друг от друга, так что пришлось нанять им еще людей в команды 🙂 (на самом деле мы сейчас хотим удвоить эти команды, чтобы решать продуктовые задачи). Сейчас у каждой команды достаточно места, чтобы сидеть за длинными столами с широкими проходами между ними.

Окончательный вариант родился не с первого раза — мы неоднократно меняли расположение столов, предназначение переговорных комнат и размещение отделов. Общую схему этажа мы рисовали всем tech менеджментом, но при этом активно спрашивали мнение коллег: кто-то скидывал образы, кто-то предлагал готовые идеи по существу, кто-то высказывал предложения дизайн-студии на общей встрече. При этом пространство спланировано так, что с расширением компании путаницы не возникнет.
Сейчас, благодаря зональному распределению опенспейса, все знают, где какой отдел сидит.


Карта 2 этажа, где сидят tech департаменты

Несмотря на большое пространство, длинных скучных стен почти нет, каждая зона выглядит обустроенной, видно, что люди активно пользуются ей. Благодаря активному участию коллег и их идеям, возникшим в обсуждениях с дизайнерами, у нас получилось очень живое помещение. Стеклянные стены, отделяющие опенспейсы от переговорок, покрыты зеркальной и дихроичной пленкой, меняющей цвет в зависимости от ракурса — дизайнеры хотели воссоздать атмосферу модного магазина с кучей примерочных и зеркал. При этом у всего помещения единый и эффектный дизайн. Многим, кстати, сначала казалось, что они ходят в лабиринте, но потом мы привыкли, и стало интересно.


Дихроичная пленка выглядит вот так (на двери телефонной будки)

The Ultimate Question: как свести уровень шума в OpenSpace к минимуму?

Еще на этапе планировки стен мы стали резать пространство на небольшие куски, раскидывая между рабочими блоками переговорки, так как они сплошные от пола до потолка и полностью преграждают путь звуку. Даже двери в соседние переговорки спроектировали с разных сторон, чтобы максимально развести потоки людей в одно время. Рабочие места унесли от проходных зон: никто не сидит около туалета или кухни. 


Непрямые проходы, зонирование пространства

На три этажа целых 43 переговорки, это в 2,5 раза больше, чем в прошлом офисе. Уютные и разнообразные переговорные комнаты — это самое интересное и важное, что мы сделали для повышения комфорта работы. Можно внезапно обнаружить себя в кожаном седле в переговорке Cowboy или растечься по мягкому стулу из валяной шерсти в Oversize — на каждый стиль одежды у нас есть своя стилизованная комната. Вот уж где дизайнеры оторвались!

Всем известно, что хуже громкого голоса в OpenSpace может быть только громкий голос, искаженный и усиленный динамиком. Специальные будки для разговоров по телефону существенно улучшили ситуацию, мы разместили на tech этаже 5 таких кабин из 25. А еще там стоят мягкие пуфы. Будки по периметру обиты звукоизолирующим материалом — в них можно спокойно проводить созвоны по zoom или skype без угрозы ментальному здоровью коллег. В некоторые будки без труда помещаются два человека, поэтому иногда их используют и для быстрых конфиденциальных разговоров.


Будка для телефонных звонков на 2 этаже


Будка для телефонных разговоров в Атриуме

Даже для работы специалистов технической поддержки с железом предусмотрена отдельная комната, чтобы не греметь в общем пространстве. Все шумные помещения — кухни, комнаты с принтерами, зоны для кикера — отделены от рабочего пространства дверьми, так что развлечения одних не мешают продуктивной работе других. Специалисты отдела поддержки называют ее «заливочная».


Зона игры в кикер также отделена всегда закрытыми дверями

Гости удивляются тому, что у нас отсутствует типичный для Open Space гул, и вдвойне удивляются, когда узнают, что на этаже работают 300 человек. Мы добились результата, которого хотели: шум в офисе сведен к минимуму.

Для таких случаев у нас есть целых два решения. Но иногда работа требует особой сосредоточенности, и ее хочется выполнять в полной тишине и уединении.

Это не бронируемые переговорки, а именно комнаты для индивидуальной работы в тех случаях, когда отвлекает даже дыхание соседа. Отдельные звукоизолированные комнаты с сетевыми розетками, вайфаем, столами и стульями — там можно закрыться и спокойно поразмышлять над решением задачи несколько часов. Таких на tech этаже есть 3 штуки.

Раз в неделю по согласованному с тимлидом графику любой инженер (и даже иногда тимлид) может работать из дома. One Day Home Office — идею предложили ребята из отдела автоматизации бизнес-процессов, и менеджмент запустил пилот, а после раскатал программу на все инженерные позиции в разработке.


Комната для индивидуальной работы

А дома человек с ноутбуком обычно не сидит целыми днями на месте, а перемещается между диваном, креслом и кухонным столом. Не зря наш офис называется Lamoda Home — мы хотели, чтобы здесь было уютно и комфортно как дома. Чтобы создать себе возможность так же отдыхать от основного рабочего места внутри офиса, мы спроектировали специальные ниши со звукоизолирующей обивкой в стенах, где установили разного цвета диваны с плюшевым покрытием, на них очень приятно полежать. 


Уютные диванчики рядом с рабочими зонами


Мягкая зона для коворкинга


Пуфики в тихом релаксе, там же стоят массажные кресла и капсула для сна

Также очень хорошо себя зарекомендовали диваны с очень высокой спинкой: поставленные друг напротив друга, они создают изолированное пространство для разговора внутри, а снаружи создают дополнительную преграду звукам, если их поставить между командами как разделитель. В больших диванных зонах некоторые команды даже проводят стендапы.


Диваны с высокой спинкой


Здесь команда разработки десктопных сайтов проводит стендапы

Запланируй с запасом и умножь на два. Лучше на три

image

Влад Алмазов, руководитель отдела сопровождения информационных технологий

Lamoda постоянно растет, и мы постарались тщательно продумать размещение команд, предусмотреть резерв во всем и везде. 

Это позволило уделить больше внимания остальному техническому оснащению. В ходе переезда мы наконец-то окончательно вывезли серверы из офиса в дата-центр, избавившись от серверных комнат и их обслуживания. Также сделали много выводов для дополнительных устройств — мониторов, телевизоров и т. Для проводной сети мы заложили двойной запас сетевой емкости, разместив розетки даже там, где пока нет рабочих мест. п.

А еще лучше — пригласить команды, которые будут работать в этом помещении или хотя бы их руководителей. Кстати, совет из личного опыта: тем компаниям, которые только думают о переезде, я бы рекомендовал перед любым планированием всегда смотреть на помещение лично. Столы придется развернуть, и тогда розетки окажутся в неудобных местах. Вполне может оказаться, что в местах размещения рабочих столов, например, слишком ярко светит солнце. Внимание к этим мелочам на раннем этапе сэкономит массу времени впоследствии. Также следует посмотреть, как будут выведены коммуникации к рабочим местам — например, смогут ли сотрудники сами подключить себе дополнительное оборудование.

Сейчас беспроводная сеть рассчитана на подключение 2000 устройств, и мы оставили задел для ее расширения. Мы тщательно планировали Wi-Fi сеть, благодаря ей сотрудники свободно перемещаются по офису с ноутбуками и телефонами, оставаясь в корпоративной сети со всеми доступами. Пришлось ставить в переговорные комнаты отдельные точки доступа. 
При прокладывании беспроводной сети мы столкнулись с неожиданной проблемой: красивая пленка, которой оклеили все переговорки, была металлизированная и совершенно не пропускала сигнал Wi-Fi 5GHz.

Дисплеев много не бывает

По всему нашему офису развешаны дисплеи с полезной информацией: ключевые OKR компании, новости из регионов, анонс ближайших мероприятий. 

Пилот технически прошел успешно, но мы не стали запускать проект из-за юридических сложностей. Была идея транслировать в режиме реального времени то, что происходит на нашем складе в Быково, в транзитных складах в городах доставки, на пунктах самовывоза. А для пунктов самовывоза, куда приходят другие люди, это реализовать вообще нельзя. По закону такая трансляция требует получения разрешений на съемку каждого сотрудника. Так что от этой классной идеи пришлось отказаться, хотя мы видели подобное в офисах мировых компаний — выглядит это здорово и помогает объединить распределенные структуры.

Проходя мимо, коллеги могут поинтересоваться ситуацией или обратить внимание команды на показатели, если что-то пошло не так. На втором этаже, где сидят tech-департаменты, почти у каждой команды висят настроенные мониторинги с ключевыми показателями сервисов, которые разрабатывает и поддерживает команда. Когда у тебя более 100 внутренних сервисов, приходится за ними тщательно следить.

Все разработчики у нас теперь трудятся на обновленных ноутбуках, при желании каждый может взять себе один или два 27-дюймовых монитора. Одновременно с переездом мы обновили оборудование на рабочих местах.

Я уже упоминала, что отдельные пространства для бесед — главная фишка нашего нового офиса. Еще некоторое количество настенных планшетов отвечают у нас за бронирование переговорок. Хотя подрядчик предлагал разные варианты, в итоге мы взяли связку Zoom Rooms, Google Calendar и Google building & resources. И система бронирования — важная ее часть. Такой набор оказался быстрее, удобнее и функциональнее специализированных устройств. Все платное, но не вендорлок, есть возможность использовать девайсы общего назначения, в том числе ipad'ы. Система показывает расписание прямо на дверях переговорок, позволяет бронировать их на будущее или выбрать «прямо сейчас» свободную комнату для разговора с глазу на глаз.


Zoom конференц-система интегрирована в бронирование переговорок

Каждый человек специальным образом сфотографировался, и первое время все работало стабильно. Реализовали полный доступ в здание и перемещение по офису через систему распознавания лиц Face ID, так что, если сотрудник забыл пропуск дома, нет нужды выписывать временный. Буквально через пару месяцев люди начали менять имидж: отрастил или, наоборот, отстриг челку, надел линзы вместо очков — и двери перестали открываться, так как, с их точки зрения, человек на себя не похож. Как вы думаете, что произошло потом? Так что, если Fashion is your profession, придется снова использовать пропуск или сделать новую фотографию в системе.


Face ID позволяет ходить без пропуска

Здесь мы проводим ежеквартальные встречи tech департаментов IT Gathering, а для пятничных IT Fests и Tech Talks берем одну из переговорок-трансформеров. Внутри офиса у нас есть большой крытый атриум, где мы можем круглый год устраивать любые мероприятия, так как полностью контролируем внутреннее пространство, расписание и технику.

Митап Mosdroid в атриуме


Lamoda Housewarming Party


Transformer Room — две переговорные, которые объединяются в одну для встреч на 40-50 человек

Питание — вопрос серьезный

После совершенно ужасной столовой на старом месте мы поняли, как нам всем важно вкусное и разнообразное питание — и подошли к его организации максимально серьезно. Теперь каждый имеет возможность потратить несколько минут в раздумьях о том, куда на этот раз пойти поесть. В бизнес-центре есть хорошая столовая, где можно сытно пообедать за 250-350 рублей, и пара ресторанчиков с бизнес-ланчами. 

Это не тесное место с парой столиков, где люди едят и расходятся, а дополнительная комфортная зона для общения. На каждом этаже для сотрудников оборудованы большие кухни с холодильниками, микроволновками и посудомоечной машиной. Тут же мы поставили книжный шкаф для технической литературы и наш радар технологий.  Коллеги иногда проводят там много времени — есть диванчики, пара огороженных зон, где можно сесть компанией, и даже уголки, в которых можно поработать с ноутбуком.

Даже в самые пиковые часы — утром и после обеда — нет очереди за кипятком или к кофемашине. Чтобы не приходилось бегать за чаем через довольно длинный этаж на кухню, мы спланировали дополнительные зоны для кофе-пойнтов.


Кухня второго этажа


Кухня первого этажа

Первое время было непривычно, что все лежит в открытом доступе. Mealty, Delivery Daily, ВкусВилл, GinzaGo и несколько других поставщиков привозят нам готовую еду: открываешь холодильник, прикладываешь свой завтрак, обед или ужин к устройству для считывания штрихкода и оплачиваешь бесконтактно или картой. Такая система, построенная на доверии, работает уже больше года, и, судя по всему, вполне себя оправдывает.


Холодильник с готовой едой

Позвали в новый офис и дружественную компанию, которая делает вкусные супчики и салаты. Многие фанаты кофе любили небольшую кофейню у старого офиса, поэтому мы подружились с владельцами и пригласили ребят открыть точку прямо внутри нашего атриума. Атриум стал центром притяжения для всего офиса: можно взять что-нибудь вкусненькое и провести встречу за удобными столиками или на мягких диванчиках. По предложению коллеги открыли мини-бар свежевыжатых соков. Команды мобильной разработки традиционно проводят стендап прямо там, со стаканчиками вкусного кофе в руках.


Кофейня


Супчики


Смузечная

Что по поводу остальных пожеланий коллег?

Фактически мы реализовали все элементы комфорта, о которых говорили на старте. 

  • Поставили спортзал, где есть не только тренажерный зал, но и комната для настольного тенниса. Регулярно проводятся занятия йогой и тренировки EMS.
  • Сделали душевые кабины, которыми можно воспользоваться после занятий в зале или велопрогулки до работы (или во время отключения горячей воды дома).
  • Оборудовали комнату отдыха массажными креслами, барными столами и стульями.


Тренажерный зал, железо в кадр не вошло

Что мы получили в итоге?

Итак, главное, что мы сделали для того, чтобы наш новый OpenSpace был максимально удобным:

  1. Предварительно собирали идеи и обсуждали их всем офисом совместно с приглашенными дизайнерами.
  2. Нашли площадку, подходящую под заранее сформированный список требований, учитывая и расположение, и размер, и инфраструктуру, и возможность полностью обустроить помещение под себя. 
  3. Продумали размещение рабочих мест в новом офисе, чтобы можно было легко находить коллег, но при этом не было тесноты и недостатка личного пространства.
  4. С самого начала подготовились к росту, чтобы с расширением компании офис оставался таким же удобным для всех.
  5. Минимизировали шум благодаря специальной планировке, созданию большого количества удобных переговорок и комнат для телефонных разговоров.
  6. Постарались создать все условия для удобной работы: обновили технику, создали места для уединенной работы и диванчики, на которые можно переместиться в течение дня. А чтобы не уставать от офиса — внедрили практику одного дня работы из дома.
  7. Со всей серьезностью отнеслись к деталям, которые должны создавать комфорт: вкусному и разнообразному питанию, спортивному залу, комнатам отдыха.
  8. Организовали собственное пространство, где проводим и небольшие, и масштабные мероприятия и вечеринки. 

Возможно, некоторым и без разницы, где работать в одиночку, но что касается коммуникации между командами и отделами, то после переезда она заметно улучшилась. И в целом атмосфера стала приятнее. Мы теперь все сидим рядом, без необходимости бегать между этажами, видим друг друга, и, благодаря грамотной организации пространства, ощущаем себя гораздо комфортнее, чем в старом офисе.

image

Валентин Щитов, СТО

Но чтобы ожидания не разошлись с реальностью, я бы посоветовал не заказывать у подрядчика проекты полностью «под ключ». Я знаю, что многие активно растущие ИТ-компании задумываются о собственных штаб-квартирах. Именно тогда получится проект, который будет соответствовать духу компании. Стоит активно участвовать в построении нового пространства, привлекая к этому как можно больше сотрудников уже на ранних этапах. В своем новом офисе мы смогли повлиять на какие-то вещи, сделать их именно так, как хотелось нам.

Внимательнее посмотреть на наш Lamoda Home и послушать более подробный рассказ о деталях планирования и строительства можно в видеоинтервью-экскурсии:

А какие ещё хорошие решения вы делали сами или видели у других, чтобы улучшить качество жизни в open space и не сойти от него с ума?

Теги
Показать больше

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»
Закрыть