Главная » Хабрахабр » Как напечатать бейджи для компании и не умереть

Как напечатать бейджи для компании и не умереть

Незнакомца не спросишь, сколько в его продукте страниц осталось перевести на webpack и кто у него скрам-мастер. Людям сложнее начать общаться, когда они не знают, как друг к другу обратиться. За последние пару лет у нас стало слишком много людей, чтобы все могли познакомиться, пересекаясь время от времени на кухне.

Когда видишь, как зовут собеседника, легче начать разговор. Задача создать бейджи — про коммуникацию. Расскажу, как мы справились с этой задачей и что вам непременно нужно знать, если когда-то решитесь повторить наш опыт. А ещё про безопасность — бейджи помогают отличать сотрудников от гостей.

image

Поэтому мы очень старались сделать их красивыми и удобными. Мы хотели, чтобы наши сотрудники носили бейджи с удовольствием, а не потому что «надо». И, кажется, у нас получилось.
В этом проекте я вместе с рабочей группой занималась дизайном, печатью и внедрением бейджей в компании.

Если у вас небольшая компания, некоторые рекомендации могут быть избыточными — смело пропускайте их.

Как можно печатать

Бейджи можно сделать бумажными и вставить их в прозрачные кармашки, но это выглядит ужасно, и дополнительно нужен пропуск в офис.

Мы решили делать бейджи на пластиковых картах с чипом, чтобы они одновременно были пропуском.

Бейджи-пропуска можно заказать в типографии или самостоятельно напечатать на принтере для пластиковых карт.

Чтобы решить, какой вариант вам больше подходит, ответьте на несколько вопросов: Самим печатать быстрее, проще подбирать цвета и контролировать качество.

  • Будете использовать принтер в офисе для других задач? Готовы купить дорогой принтер, если первая партия бейджей в типографии обойдется дешевле?
  • Сколько у вас в компании сотрудников и как часто выходят новые? Бейджи нужны новым сотрудникам и старым, когда они меняют команду, фамилию или теряют старый бейдж. Заказать сразу много бейджей удобно, а регулярно поштучно печатать их и привозить из типографии — нет.
  • Как быстро нужно печатать новые бейджи? Если бейдж — пропуск, как новые сотрудники будут заходить в офис, если вы в первый день не дадите им бейдж?

И решили купить принтер. Мы ответили.

Подготовка к печати

Решите, кто выберет и купит принтер, картриджи, карты и крепления, а в дальнейшем будет заказывать расходники. Назначьте менеджера проекта, который будет курировать весь процесс. А ещё — кто будет заниматься печатью бейджей и в какой момент их будут печатать для новичков.

Что должно быть на бейдже?

Помочь сотрудникам знакомиться? Поймите, какую задачу должны решить бейджи. Ответ на этот вопрос определит, что на них должно быть. Улучшить безопасность в офисе? Если вы не можете сформулировать цель, нужны ли вам вообще бейджи?

К словам финдиректора посторонние могут излишне прислушиваться, а на помощника младшего специалиста смотреть с пренебрежением. Если решите писать должность, подумайте, всем ли будет комфортно выходить с бейджем в лифт или столовую бизнес-центра. Оно вам надо?

Мы нанесли номер карты лояльности столовой бизнес-центра, чтобы можно было не носить её с собой. Подумайте, как ещё можно сделать бейдж удобнее и полезнее сотрудникам, чтобы его хотелось носить.

image

Выберите и купите принтер

При выборе принтера ориентируйтесь на цену самого принтера, цену и доступность расходников. Тут всё просто. Если планируете двухсторонний бейдж, выбирайте модель с функцией двусторонней печати.

Выберите и купите карты

До того, как печать всю партию, закажите пробный образец, зарядите его в своём бизнес-центре на все возможные двери (вход в офис, парковка, калитки на территории офиса) и попробуйте их открыть. Если хотите совместить бейдж с пропуском в офис, уточните у администрации помещения офиса, какой тип карточек у вас используется. У нас оказалось, что не на всех дверях стояли одинаковые считыватели — это повлияло на выбор карты.

Если не собираетесь делать бейдж пропуском, заказывайте обычные карты, которые нельзя кодировать — они дешевле и без выпуклостей, из-за чего краска ложится лучше. Есть разные типы карт: с магнитной полосой, с чипом, бесконтактные смарт-карты. Если собираетесь делать бейджи для гостей компании, без возможности использовать их как пропуск, для них тоже можно заказать обычные карты.

Возьмите тестовые образцы, напечатайте на них и выберите те, что больше нравятся. Карты бывают матовые и глянцевые.

Выберите и купите крепления

Мы взяли ленты на шею с регулируемой длиной и ретракторы.

image

Магнитные карточки нужно дырявить аккуратно. Чтобы цеплять карточки к креплениям, в бейджике нужна дырка (делается с помощью специального дырокола). Чтобы найти чип на карточке, просветите её, вплотную поднеся фонарик.

По нашему опыту, наличие кармашка почти не влияет на сохранность, но иногда в нем может собираться пыль. Бейджи можно класть в прозрачные пластиковые кармашки или просто носить на креплении. Если носить бейдж с ключами или использовать в домашнем хозяйстве, он немного царапается, а если просто носить (и хоть немножко беречь), надписи не стираются.

Продумайте процесс раздачи бейджей

Чтобы у всех оказались бейджи, не ждите, что люди за ними придут — раздайте сами. Сотрудникам должно быть понятно, где и когда они получат бейджи, обязательно ли их носить.

Заложите достаточно времени на весь процесс

После печати первых бейджей может понадобиться «подкрутить» цвета на макете. Заложите время на выбор принтера и карт, доставку образцов карт и креплений, подготовку макетов. Нам довольно часто приходилось делать несколько отпечатков, чтобы получить качественный бейдж (особенно до того, как мы поняли некоторые тонкости, о которых я расскажу в конце). Имейте в виду, что небольшие офисные принтеры по пластику уступают промышленным в скорости и качестве.

Поймёте, хорошо видно надписи или нет, получите обратную связь до печати полного тиража. Прежде чем распечатать бейджи на всю компанию, сделайте прототип на бумаге для небольшого количества человек и походите с ним по офису.

Сделайте шаблоны бейджей

Так за несколько метров видно, из какой команды человек. У нас есть несколько вариантов дизайна: один общий и несколько для продуктовых команд. Сотрудники из других команд и отделов пока не выделяются, но мы планируем сделать отличающие стикеры.

Мы сделали двусторонние бейджи, чтобы не было «правильной» стороны — так бейдж можно надевать не глядя, и он никогда не будет перевёрнутым.

Сгенерируйте бейджи для каждого сотрудника

Не надо так. Самое страшное (если у вас много сотрудников) — начать заносить данные вручную. Сценарий копирует внутри файла шаблон для каждого сотрудника и вставляет данные. Мы написали сценарий для Индизайна, который запускается в файле с шаблоном бейджа. В итоге получается файл .indd с макетами для всех сотрудников, которые были в списке.

Держите, пользуйтесь и не благодарите (или благодарите, ayw)

main(); function main() }
}

После загрузки он появится в панели сценариев. Чтобы запустить сценарий, скопируйте код в файл, сохраните в формате .js и загрузите его в нужную папку, как описано на официальном сайте Adobe).

Данные для этого списка мы попросили у отдела кадров, чтобы не писать имена вручную. После запуска сценария нужно выбрать файл CSV со списком сотрудников.

Сделайте тестовые пропуска на вашем принтере и ваших карточках, чтобы «подкрутить» цвета. Когда шаблоны сгенерированы и экспортированы, можно печатать.

Как настроить принтер

Duo в названии означает, что принтер может печатать на карточке с двух сторон. Мы купили принтер Magicard Enduro3E duo. Переворачивать руками было бы долго и неудобно.

image

Выберите ваш формат карточки и, если нужно, двустороннюю печать. У принтера есть диалоговое окно печати с настройкой.

image

Для лицевой и задней стороны настройки задаются отдельно, но параметры настроек одинаковые.

image

Мы используем чёрные чернила.
— Overcoat — защитный слой на поверхности бейджа. — Colour format — цветовой формат.
— Black resin options — настройка печати чёрного цвета: чёрными чернилами или смешением пурпурного, голубого и жёлтого. Мы всегда печатали, а потом на нескольких бейджах забыли напечатать. Печатается поверх цветного слоя. В этой модели принтера 4 стандартных дизайна водяного знака, у более продвинутых моделей можно установить свой дизайн.
— HoloPatch — карты с золотым светоотражающим квадратом в углу. На них «поплыла» краска, поэтому не забывайте.
— HoloKote — водяной знак, видимый на свете. Для одностороннего бейджа этот параметр не важен. Квадрат делает карту с водяным знаком трудно копируемой и позволяет издалека определить подлинность карты.
— Rotation — поворот макета при печати. На двустороннем бейдже у лицевой и задней сторон карточки параметр должен отличаться на 180 градусов, чтобы информация не оказалась вверх ногами на одной стороне.
— Overcoat holes — настройка области карты, на которую не нужно наносить защитный слой, например, чип или магнитная полоса.

Как не наступить на грабли и печатать качественно

Не оставляйте на карточках до печати отпечатки пальцев, потому что они заливаются защитным слоем и остаются навсегда. Печатайте только на новых карточках — на старых есть микроцарапины, на которые плохо ложится краска.

Всё это лучше всего учесть ещё на этапе дизайна, не добавляя текст на такие области. Если у вас карточки с чипами, расположите карточку так, чтобы на чип не накладывалась краска — на выпуклостях плохо пропечатывается.

image
В правом верхнем углу карточки находится чип

Рядом с ним плохо ложится краска. Иногда попадаются карточки с «заусенцем» на ребре, который чувствуется наощупь. Мы так и не поняли точную причину их появления, но кажется, что это особенности производства, и тут ничего не поделаешь. Если по ребру карточки провести лезвием ножниц несколько раз, оно станет ровным. Если будете менять поставщика, не забудьте взять тестовую карту и везде проверить. От партии к партии свойства карточек нашего поставщика менялись — отпечатки всегда были хорошими, но краска ложилась по-разному.

image
На левом ребре карточки был заусенец

Поэтому, если вы хотите печатать десятки бейджей подряд, это будет долго. Иногда приходится из-за дефектов перепечатывать несколько раз бейдж: может быть нужно подвинуть печатающую ленту, на карточках могут быть дефекты печати из-за чипа или следы из-за того, что принтер много печатал и перегрелся. Лучше не печатать сразу много и давать принтеру передохнуть.

image
В нижней части карточки поплыл серо-синий цвет

image
Во время печати лента съехала вправо

Можно пытаться двигать ленту для печати, чтобы избежать непропечатанных полос сбоку.

Делайте бейджи, а если что-то остаётся неясным — пишите, с удовольствием подскажу. Теперь вы знаете, что делать.


Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан
Обязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Ещё Hi-Tech Интересное!

Новые процессоры ARM смогут потягаться с Core i5

Согласно собственным тестам ARM, процессор Cortex-A76 уже примерно соответствует по производительности разогнанному процессору Core i5-7300U, рассеивая при этом менее 5 Вт (TDP), в сравнении с 15 Вт у чипа Intel Глядя на такое положение вещей, сама компания ARM анонсировала процессорные архитектуры, специально ...

[Перевод] Как наша интуиция обманывает нас в вопросах глобального потепления

Геолог объясняет, что изменение климата не ограничивается простым ростом среднего уровня моря по всей планете Как специалист по геофизике из Гарварда, он изучает внутреннюю структуру Земли и идущие в ней процессы, влияющие на такие области, как климатология, миграция человечества и ...