Главная » Hi-Tech » Инструкция: работа со спикерами на деловых конференциях

Инструкция: работа со спикерами на деловых конференциях

От поиска интересных имён до финальной репетиции на площадке — колонка редактора vc.ru.

В закладки

Поделиться

Расскажу, как выстроить процесс работы со спикерами, чтобы они охотно вовлекались в проект, приезжали на репетиции, вовремя сдавали презентации и оставались с вами в хороших отношениях, когда мероприятие закончилось.

Где искать спикеров

Всем мои листы делились на несколько категорий: Первое, с чего стоит начать — это составить таргет-лист из желаемых спикеров.

  • Большие имена.
  • Неизвестные рынку, но интересные люди.
  • Бизнес-тренеры.
  • Cпикеры, которых никто не ожидает увидеть.

В блок «Большие имена» я бы сразу закладывала больше фамилий, а в бизнес-тренеров — меньше, поскольку первые выступают редко, а вторые более вероятно согласятся на ваше предложение. В зависимости от длительности программы каждая категория будет насчитывать своё количество людей. По опыту — на конференцию из 30 спикеров я обрабатывала список из примерно 300 фамилий.

Вопрос поисков делится на две части: где искать идеи по спикерам и как найти их контакты.

Как найти интересные фамилии в таргет-лист

Для того, чтобы составить таргет-лист, я искала спикеров по нескольким каналам: Последнее мероприятие, которое я делала, было связано с изучением примеров удачных корпоративных культур.

  • Сайты мероприятий со схожей тематикой.
  • Российские конференции на отвлечённые темы вроде TEDx.
  • Интервью в популярных изданиях: Forbes, «Секрет фирмы», vc.ru и так далее. Даже когда интервью или рассказ о компании не были напрямую связаны с анализом лидерских способностей руководителя, из контекста можно было понять ситуацию в бизнесе и позицию директора по отношению к своим сотрудникам.
  • Сайты деловых издательств: «Манн, Иванов и Фербер», «Альпина Паблишер». Я выбирала раздел «Бизнес» и выписывала нужные фамилии. Затем брала в корпоративной библиотеке книги и изучала мнение авторов.
  • Сайты международных конференций по схожей тематике. Мы часто сотрудничали с иностранными спикерами, многих из которых я находила через другие конференции.
  • Профессорский состав западных университетов. Например, для одного из проектов мы искали спикеров через Гарвардский университет. Это удобно — на сайте часто есть электронная почта преподавателя, можно быстро выйти с ним на связь.
  • Спикерские бюро — это посредники между организаторами конференций и спикерами. Они берут на себя ответственность за переговоры между сторонами и финансовые отношения. На их сайтах я искала нужные фамилии или сотрудничала с ними на коммерческой основе. Так мы привлекли создателя компании Air Asia Тони Фернандеса.

Автограф-сессия со спикером на мероприятии

Как выйти на связь со спикером

Поиск мог длиться пять минут, в некоторых случаях — пару месяцев. Иногда поиски спикеров напоминали мне детективные расследования. Расскажу, как я выходила на тех, кто старательно защищает себя от нежелательных вторжений.

  • Общая почта компании. На неё я писала, редко ожидая ответа, скорее на всякий случай. Иногда только с неё и приходил ответ, поэтому я рекомендую не закрываться от этого способа и в любом случае отправлять письмо. Небольшой фокус: в теме письма я всегда указывала, кому оно адресовано. В нашем случае это был генеральный директор компании. Выглядело это так: «Алексею Грушину: предложение выступить на форуме X».
  • Facebook. Самый простой и быстрый способ достучаться до нужного человека. Здесь важно соблюдать нейтральный вежливый тон, не ожидая, что раз это соцсеть, то можно позволить себе хоть толику панибратства. В отличие от почты, здесь нужно быть чуть лаконичнее и прежде чем предлагать что-либо, уточнить, можно ли с этим человеком обсудить вопрос. Иногда спикер сразу отправляет запрос своему ассистенту или в PR-отдел, поэтому распинаться со своим предложением и пытаться втянуть собеседника в дискуссию — не всегда хорошая идея.
  • Подбор почты. После контакта с ассистентом, отделом маркетинга или PR иногда приходится подолгу ждать ответа. Меня такое положение дел никогда не устраивало, поэтому если обратный ответ не поступал в разумные сроки, я занималась подбором почты. Это когда сочетаешь разные комбинации имени и фамилии, добавляя корпоративный домен. Из десяти придуманных почт одна оказывалась верной и уходила прямиком к адресату. Так я регулярно напрямую выходила на нужных спикеров, некоторые из которых в действительности приезжали выступать. Неплохой результат для подобранной из воздуха почты и захода «вхолодную».
  • Знакомые знакомых. Всегда можно посмотреть общих друзей на Facebook и попросить представить себя. Тогда не придётся висеть годами в заботливо отфильтрованных Facebook сообщениях.
  • Прийти на мероприятие, где будет нужный вам человек. Здесь тоже неплохо подготовиться заранее и попросить знакомых вас друг другу представить.

Первая встреча

Первая встреча — это возможность найти общие точки контакта, обнаружить совпадение взглядов или их отсутствие. Для меня первая встреча — не равно «мы подтвердили спикера и просто идём обсуждать детали выступления».

Предварительно я тщательно изучала его выступления, читала статьи, отзывы. За редким исключением я приглашала в проект спикера, с которым никогда не виделась лично — как правило, речь шла о тех, кто жил в других странах и мог общаться с нами только через видеозвонки. И на этот звонок в том числе шла, как на знакомство, всегда понимая, что могу отказать и отказать могут мне.

К первой встрече важно подготовиться так же хорошо, как к интервью при трудоустройстве:

  • Изучить компанию, прочитать последние интервью, посмотреть выступления, если они есть, изучить соцсети того, к кому идёте на встречу.
  • Составить список вопросов. При этом быть гибким и чувствовать направление беседы.
  • Прийти заранее. Как минимум на десять минут. Ивент-менеджер, который опаздывает на встречу, вызывает вопросы — как он будет управлять таймингом мероприятия на площадке, например.
  • Одеться соответствующе. Если вы идёте в «АФК Систему», то строгий дресс-код будет кстати. Если в компанию по разработке видеоигр — не очень.

Когда я делала конференции, мне было 23-24 года, это добавляло дополнительный дискомфорт, — казалось, меня не будут воспринимать всерьёз. На первой встрече легко стушеваться, если собеседник высокопоставленное лицо. Я разбираюсь в том, о чём говорю, умею задавать вопросы, отталкиваться от реакции собеседника, понимаю деловой этикет. Спустя некоторое время я поняла, что переживать не о чем.

Через несколько минут после начала встречи собеседник вовлекался в беседу, я забывала о своих надуманных проблемах, встреча шла своим чередом.

Если вы с огоньком рассказываете о своём проекте, разбираетесь в теме, умеете переложить профессиональный птичий язык на человеческий, задаёте хорошие вопросы и искренне увлекаетесь собеседником во время встречи, шансы на хорошую беседу высоки. Единственное, что имеет значение, — это нравится ли вам самому то, что вы делаете.

Однажды моя коллега пришла на переговоры-разведку, а дамы в переговорной комнате начали орать. Ещё одна причина, по которой я не приглашаю человека заочно в проект, — в онлайне может быть один имидж, в реальности — другой. Коллега не растерялась и напомнила им, что происходящее сейчас в помещении как минимум странно. Просто было такое настроение.

С виду компания была приличной и именитой, а внутри оказались люди, с которыми мы не смогли бы не то что выступление подготовить, но и парой писем обменяться.

На такой вариант соглашаться не стоит. Иногда генеральный директор не видит важности встречаться с вами лично и норовит отправить на переговоры своего ассистента или PR-менеджера. Выступать потом не менеджеру, а его руководителю, а тратить время на пустую подготовку возможно не подходящего вам человека бессмысленно.

Важно, чтобы спикеру самому стало интересно выступить, а это не превратилось бы в очередную конференцию. Другой риск встречаться с менеджером без руководителя — это невозможность вовлечь спикера в проект на эмоциональном уровне.

Если вам нужна пауза для принятия решения, то обязательно сообщите об этом спикеру. После первой встречи не забудьте написать резюмирующее письмо с договорённостями. В указанный срок вернитесь с ответом, даже если это отказ.

Когда вы управляете отношениями больше чем с тремя спикерами, забыть что-то очень вероятно, а чем ближе мероприятие, тем меньше стоит полагаться на свою память. Возможно, это банальный совет, но можно пользоваться CRM-системой, чтобы точно не забыть о сроках ответа.

Оргкомитет на закрытии форума

Подготовка к выступлению

В нашей стране пока нет культуры внимательно готовиться к мероприятиям. Если вы готовы пригласить спикера в проект, стоит обсудить с ним, какая подготовка вам предстоит, чтобы сформировать у человека правильные ожидания. Поэтому приходится внушать людям важность подготовки: отработки идеи, презентации, репетиции, брифов.

Обычно я готовила спикеров за два-три брифинга. На этом этапе важно грамотно рассчитать время на подготовку и согласовать его со спикером. Эти шаги я также фиксировала в CRM, чтобы понимать статус подготовки каждого спикера и вовремя придать ему ускорения. Для этого уже необязательно встречаться лично, достаточно созвониться по видеосвязи и обсудить основные моменты выступления.

Без фанатизма — достаточно пары писем за несколько месяцев. Параллельно с подготовкой можно отправлять спикерам письмо с основными обновлениями в проекте. Это дополнительная точка контакта с организатором мероприятия. В них может находиться информация о дополнительных активностях, которые будут на мероприятии, о новых партнёрах и спикерах. Это мы живём проектом, а спикер погружен в свои дела и хорошо, если раз в пару недель вспоминает о подготовке.

При этом не нужно заставлять его обязательно прогонять своё выступление, если он не хочет тратить силы. На финальной стадии подготовки желательно пригласить спикера на репетицию на площадку. Некоторым достаточно просмотреть свою презентацию на большом экране и увидеть, где он будет стоять на сцене.

Это помогает не оборачиваться постоянно на большой экран. В качестве поддержки для спикера мы обычно пускаем дубликат презентации на экранах перед ним, которые установлены прямо на сцене.

Если сцена большая, а спикер постоянно ходит туда-сюда, из зала это смотрится некрасиво и нервно. Также на репетиции можно объяснить человеку, в каком именно месте сцены нужно стоять, чтобы со стороны это не выглядело, как метания тигра в клетке.

Десяти минут достаточно, чтобы показать сцену, кликер, познакомиться с режиссёром проекта, проверить презентацию. Если всё-таки на репетицию до мероприятия приехать не получилось, то нужно обязательно встретиться на площадке в день выступления до презентации.

За день до мероприятия на площадке идёт монтаж, а режиссёр проверяет весь контент на экране вместе со звуком и светом.Поэтому истории, когда спикер пришёл на площадку за пять минут до мероприятия и сунул мне в руку flash-драйв, не случаются. Презентации спикеров мы обычно собирали за два-три дня до конференции и передавали их режиссёру на проверку. Также мы заранее предупреждаем выступающего о нужном формате презентации — ещё до её создания.

Это наш волонтёр, который берёт на себя ответственность по встрече спикера на площадке, организации парковки, проводит ему экскурсию, приводит в главный зал и помогает с любыми вопросами по ходу мероприятия. За неделю до мероприятия у каждого спикера появляется персональный менеджер со стороны организатора.

У нас существовало правило — программный директор на площадке не работает. Если у вас в работе более 15 спикеров, то управиться с ними самостоятельно сложно. Поэтому я готовила всё заранее, а на мероприятии общалась со спикерами и старалась не брать с собой рацию.

Я поглядывала за контентом, с волнением слушала выступления, которые мы готовили месяцами, нервничала, когда спикеры выходили на сцену, и тихо радовалась, если аудитория тепло принимала истории выступающих.

Обратная связь

Возможно, найти точки соприкосновения для будущих проектов. По итогам проекта стоит обязательно связаться со спикером в удобном ему формате — звонок, личная встреча, письмо — и взять обратную связь.

Казалось бы, мы просто делали конференцию. Напоследок — люди замечают неравнодушие и ответственное отношение к делу. Мне лично было важно сделать проект потрясающим опытом для участников, запоминающимся для спикеров. Зачем так мучиться из-за каждой детали? Когда они сталкивались с таким уровнем важности в глазах организаторов, то проникались к нам уважением и искренне хотели помочь.


Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан
Обязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Ещё Hi-Tech Интересное!

«Мусорная» ДНК может спровоцировать наркотическую зависимость

И, помимо изученных данных о влиянии психостимуляторов на различные нейромедиаторы и отделы нашей центральной нервной системы, согласно заявлению экспертов Оксфордского университета и Афинского университета, в механизмах формирования зависимости может быть повинна наша ДНК. Человеческий организм устроен таким образом, что некоторые ...

Нейросеть «Яндекса» улучшила качество советских мультфильмов

К счастью, нейронные сети уже научились повышать качество изображений в реальном времени. Ручная реставрация кино и мультфильмов — долгая и кропотливая работа. Ее эффективность уже была доказана в мае 2018 года — она повысила четкость семи старых фильмов о Великой ...