Хабрахабр

Достучаться до небес: управляем закупками в облаке с помощью SAP Ariba

Сегодня нам хочется поговорить о семействе решений SAP Ariba, которые предлагают интересные технологии для развития процесса взаимодействия между компаниями в области закупок. В этом посте мы коснемся принципов работы относительно нового для России решения на платформе SAP и поговорим о парочке уже реализованных проектов с готовыми результатами.

Источник
Если говорить кратко, то в 2012 году компанию Ariba приобрел SAP. И на то были веские причины. В основе семейства продуктов Ariba лежит Ariba Network – глобальная бизнес-сеть, которая демонстрирует высокую динамику развития и на сегодняшний день уже «пустила корни» в России. В Ariba Network зарегистрировано более 2,5 миллионов компаний, и каждый год через нее проходит 50 миллиардов долларов платежей. Согласитесь, любопытный актив для работы на международном уровне? Однако нам, специалистам компании НОРБИТ, как российскому интегратору, который входит в группу ЛАНИТ и вносит большой вклад в ее первые позиции в авторитетных рейтингах рынка ИТ-услуг (кстати, вот результаты самого свежего исследования IDC), было интереснее всего разобраться, чем SAP Ariba может быть полезна в нашей стране.

Проблема закупок

Источник

На законодательном уровне постоянно появляются изменения и дополнения нормативной базы, которые касаются государственных закупок и закупок компаний с государственным участием. В России сфера закупок – одна из самых зарегулированных в мире. Как вы понимаете, это требует значительных трудовых и финансовых затрат. Поэтому нужно постоянно актуализировать бизнес-процессы и менять взаимодействие с внутренними и внешними информационными системами.

Проанализировав опубликованные планы различных организаций на развитие и сопровождение процессов закупочной деятельности, мы пришли к выводу, что крупные компании тратят на это от нескольких миллионов до нескольких десятков миллионов рублей в год, а у некоторых затраты превышают и 100 млн рублей на поддержку закупочной деятельности. Расходы получаются значительными. И это не считая дополнительных затрат на содержание штата специалистов, обеспечивающих поддержку.

Основные направления затрат:

  • развитие и доработка систем, автоматизирующих закупочную деятельность;
  • развитие или доработка собственных электронных площадок;
  • закупка различных услуг и сервисов, необходимых для организации закупочной деятельности (сервисы проверки поставщиков, взаимодействие со сторонними электронными площадками, взаимодействие с операторами электронного обмена документами, сервисы агрегаторов информации о закупках и др.);
  • привлечение специализированных организаций для проведения закупок;
  • обучение собственного персонала в области закупочной деятельности.

Но самая большая проблема заключается в том, что теряется драгоценное время, и оперативное реагирование на меняющуюся ситуацию становится невозможным. В результате компании оказываются заложниками сложных циклов бюджетирования, процедур выбора поставщиков и требований к документации (по ГОСТ), даже в случае доработки отдельных функций решения и оптимизаций. Существующий акцент на поддержании операционного контура во многом не позволяет сконцентрироваться на решении других актуальных проблем, и в этом контексте SAP Ariba может оказаться очень полезным решением для изменения «правил игры».

Динамика бизнес-процессов в системе позволяет провести модернизацию процедуры закупок, в том числе решая актуальные потребности отдела закупок:

  • переход к единой стратегии закупочной деятельности,
  • снижение затрат за счет автоматизации,
  • поддержка актуальности и точности данных,
  • поиск и быстрая квалификация поставщиков,
  • повышение операционной эффективности,
  • обучение на рабочем месте.

В российских компаниях продолжает превалировать бумажный документооборот, в лучшем случае промежуточные документы пересылаются по почте, а итоговые документы сканируются и размещаются в системе документооборота.

И часто оказывается, что нужно изменить всю цепочку передачи данных и согласований. Из-за этого возникает потребность в разработке или внедрении готового единого инструмента для управления закупками и его интеграции с различными ИТ-системами компании — от ERP и бухгалтерии до склада и логистики. Ведь если упрощенно представить типовой процесс закупок, он будет выглядеть примерно так:

Как вы можете видеть, работа с документацией многократно переходит от одного подразделения к другому, проводится несколько циклов согласования, не всегда формализована зона ответственности и попытка внедрить ИТ-решение, которое объединит все процессы, связанные с закупками в текущем виде, превращается в настоящий ад. Гораздо проще было бы создать схему, при которой не требуется многократная передача документов друг другу и множество согласований — чтобы ИТ-инструмент сам регламентировал все процессы и помогал проводить закупки с большей эффективностью.

Такая же проблема возникает у российских компаний при взаимодействии с контрагентами. Для этого обычно разрабатываются, а потом на протяжении многих лет поддерживаются различные решения по организации взаимодействия с поставщиками: интеграция с электронными площадками, разработка порталов поставщиков, подключение к маркет-плейсам, взаимодействие с операторами электронного обмена информации и так далее. Вместо этого использование SAP Ariba Network позволяет исключить посредников, сократить расходы на интеграцию и сопровождение сложных процессов взаимодействия с поставщиками, а также сформировать единое информационное пространство для взаимодействия всех участников процесса как внутренних, так внешних.

Стоит ли изобретать велосипед?

Источник

Система постоянно обогащается новыми подходами к закупочной деятельности для компаний различного размера и отраслевой принадлежности, которые сохраняются участниками как наборы бизнес-правил. SAP Ariba содержит шаблоны, которые уже успели обкатать на себе другие компании. Как пример уже заложенных практик закупочной деятельности ниже представлена типовая структура компании с централизованной системой управления закупками на базе Ariba. Говоря другими словами, SAP Ariba позволяет вести закупки согласно уже имеющимся регламентам, но учитывая положительный опыт проведения закупок другими организациями, а также автоматизировать процессы проведения тендеров и выставления счетов.

Плюс заключается в том, что здесь ничего не нужно интегрировать — все интерфейсы уже реализованы, а процессы согласования поддерживаются внутри системы. Например, одна достаточно крупная финансовая группа столкнулась с проблемами в вопросах заключения контрактов. Исторически в организации сложилась практика различных подходов в работе с контрактами, В результате их количество достигло 240 видов, а цикл заключения каждого нового соглашения стал занимать несколько месяцев. При этом у компании насчитывается на сегодняшний день более 6 000 клиентов и свыше 25 000 активных контрактов, требующих администрирования.

На самом деле для решения вопроса был использован всего один модуль решения — SAP Ariba Contract Management. На базе SAP Ariba нам удалось поэтапно перейти на типовые контракты, а также создать единый реестр и перенести в него все контрактные данные. А уже через год 55% договоров в компании стали типовыми, для них было создано 6 универсальных схем согласования, а время заключения договоров в среднем сократилось на 32%. Вместе с формированием типовых договоров и миграцией данных, его внедрение заняло всего 5 месяцев.

Другой показательный пример — крупная транспортная компания, в которой работает более 6 000 сотрудников, включая региональные подразделения. По мере роста организации отсутствие единой цифровой схемы закупок привело к увеличению затрат на обслуживание заказов и счетов (которых было порядка 250 000 и 420 000 в год). Для решения задач этого заказчика использовались уже четыре компонента — Ariba Supplier Management, Ariba P2P с интеграцией в ERP-систему, Ariba Sourcing и Ariba Spend Visibility.

Внедрение всей системы заняло 6 месяцев, за которые компания получила готовое решение для электронного проведения закупок и оптимизации работы с контрагентами. Всего к системе были подключены 350 пользователей, а результаты оказались следующими: затраты уменьшились на 8,5% за первый год работы, количество поставщиков уменьшилось на 14%, время закупки сократилось на 48%, а эффективность сотрудников выросла на 40%.

Источник

Если предметно говорить о внедренных модулях, то они решают у заказчика следующие задачи.

  • Ariba Supplier Management позволяет управлять взаимоотношениями с заказчиками и была внедрена за 3 месяца.
  • Ariba P2P, которая обеспечивает прямое взаимодействие с контрагентами через сеть Ariba Network, была внедрена за 4,5 месяца, включая интеграцию с используемой заказчиком ERP-системой.
  • Ariba Sourcing — это решение, которое помогает искать новых поставщиков, и его внедрение заняло 2,5 месяца.
  • Аналитический модуль Spend Visibility как раз стал ключевым элементом для сокращения затрат, так как позволил отслеживать все расходы компании в привязке к взаимодействию с различными поставщиками. Его интеграция в инфраструктуру компании заняла 3 месяца.

Интересный потенциал

По итогам уже реализованных и находящихся в стадии внедрения проектов мы обнаружили интересную особенность SAP Ariba. Эта система позволяет достаточно быстро оптимизировать процессы управления закупками, предлагая при этом целый ряд дополнительных «плюшек», которые могли бы и не внедряться компаниями, но оказываются весьма полезны на практике.

Во-первых, Ariba открывает доступ к международным процессам закупок и позволяет поставщикам предложить свои услуги компаниям в регионах, о которых они даже не задумывались. В свою очередь, российские компании могут найти новых, но при этом уже проверенных поставщиков, например, в Китае, и заключить более выгодные контракты.

Интеллектуальная система анализирует данные из более сотни тысяч источников и информирует о том, что кто-то из ваших поставщиков столкнулся с проблемой. Во-вторых, Ariba позволяет оценивать риски, которые могут возникнуть из-за проблем у поставщиков. В частности, можно моментально остановить закупки у него, чтобы серьезная проблема не коснулась вашей компании.

Уже созданная разработчиками система уведомлений и напоминаний информирует о необходимых действиях всех участников согласования и аудиторов, сокращая сроки выполнения бюрократических процедур. В-третьих, автоматические инструменты подготовки контрактов помогают обеспечить соответствие требованиям регуляторов в зависимости от региона, в котором работает компания, а также выставлять счета согласно правилам местных налоговых органов.

При этом имеется возможность работы с самыми разными поставщиками услуг электронной подписи, в том числе с российскими — в полном соответствии с требованиями ФСБ и других регуляторов. Четвертое, что мы отметили — так это уже готовый процесс поэтапного перехода от бумажной документации к электронным контрактам, а далее — к внедрению, так называемых «интеллектуальных договоров».

Благодаря облачной платформе SAP систему можно адаптировать под практически любую специфику, причем не попадая в зависимость от конкретной компании, осуществляющей доработку. Наконец, пятый плюс — это возможность расширения функций Ariba на базе SAP Cloud Platform. А уже встроенная в решение бизнес-ориентированная система администрирования процессов, позволяющая осуществлять настройку и имплементацию бизнес-процессов без привлечения специалистов ИТ-подразделений.

Дорабатывать систему придется при организации юридически значимого документооборота с учетом требований ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и подключении к оператору обмена электронными документами. В то же время, учитывая что решения SAP Ariba не так давно внедряются на российском рынке, существуют направления, по которым функциональность SAP Ariba может потребовать дополнительной адаптации в российских компаниях под требования регулирующих документов. Также к Ariba придется «прикручивать» сервисы сбора информации по поставщикам, учитывающие российскую практику (данные ЕГРЮЛ, информацию ФНС, реестры недобросовестных поставщиков и др.).

Впрочем, интересных особенностей у системы оказалось достаточно много, если уважаемая Хабр-аудитория захочет узнать о том, как организованы процессы управления рисками, передачи информации, интеграции и другие элементы архитектуры успешного в мире и достаточно нового для России решения, мы расскажем о них в следующих постах.

В нашей компании открыты вакансии, присоединяйтесь!

Теги
Показать больше

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»
Закрыть