Главная » Софт » Бизнес-аналитика: как отказаться от Excel, не отказываясь от него

Бизнес-аналитика: как отказаться от Excel, не отказываясь от него

Но с ростом компании задачи усложняются, объёмы данных растут, и Excel начинает сначала кряхтеть, а затем превращается в «небесного тихохода», по вине которого ежедневно впустую теряется масса оплачиваемого рабочего времени. Наверняка каждому из вас знакома ситуация, когда организация начинала вести внутреннюю аналитику в Excel, потому что его возможностей было более чем достаточно.

Ну хорошо – про наше видение, как компания должна переходить (клиент пока ещё не принял окончательного решения).
Наш сегодняшний рассказ про то, как компания федерального уровня с большим документооборотом переходила с реестра в виде громоздких Excel-файлов на нормальный, вменяемый BI-инструмент.

Проблематика вопроса

Чтобы была понятней суть проблемы: сейчас в компании подготовка и консолидация данных через Excel занимает порядка 80 % рабочего времени сотрудников, причем 79 % — это ожидание реакции самой программы. То есть человек выполнил какие-то манипуляции, написал формулу или значение, нажал клавишу Enter и идёт курить, пить кофе или обедать: некоторые операции консолидации и обновления данных занимают от 40 минут до 2 часов.

Когда-то этот механизм придумал какой-то «гуру» Excel, но он явно не предполагал, что будет обрабатываться такой объём данных. Главной проблемой является заложенный в стародавние времена механизм консолидации данных — куча сложных перекрёстных формул, в которых чёрт ногу сломит. И когда через несколько лет начались проблемы, никто уже точно не знал, как работает консолидация. Раньше всё работало без тормозов, и файлы с прописанными формулами просто копировались из проекта в проект. А найти специалиста, который смог бы её переделать, не удалось, что не удивительно: разработчики обычно не изучают формульный язык Excel да и не пользуются им.

Трудоёмкость и длительность расчётов в Excel привела к тому, что по мере увеличения объёмов данных приходилось постепенно нанимать в отдел всё больше сотрудников, так как уже имеющиеся работники переставали справляться с обработкой документов.

И в результате заказчик решил: пора мигрировать. Сложилась эта ситуация далеко не сразу и не на днях. То есть заказчик, конечно, недоволен, что Excel тормозит, но и менять привычные операции из-за нового инструмента очень не хочет. Основным требованием было то, чтобы новая система оказывала как можно меньше влияния на технологический процесс. Весь технологический процесс можно разделить на два основных этапа:

  1. подготовка данных из разных источников, в основном из бумажных документов,
  2. внесение в реестр в виде Excel-файлов и консолидация.

Технологический процесс у заказчика выглядит так:

Для этого выполняют поиск по совокупности реквизитов. Второй нюанс: при введении данных в реестр сотрудники проверяют, не вводился ли этот документ раньше. То есть приходит новый документ, его начинают вбивать без всяких фильтров. Мы предложили автоматизировать эту процедуру и выявлять дубликаты уже на этапе ввода. Таким образом реализуется контроль дублирования записей и корректности ввода средствами Excel. Если система находит дубликат по каким-либо параметрам (к примеру, по назначению и дате платежа), эта запись подсвечивается красным цветом, чтобы пользователь выяснил: нет ли ошибки во вносимых или уже внесённых данных.

Решение Microsoft было в данном случае лучше не потому, что эта компания разработала и Excel, и Power BI. Мы решили не создавать зоопарк из разных вендоров. Просто Power BI позволяет использовать в качестве источника данных целую папку, в которую пользователь может сложить разные файлы по своему усмотрению (в том числе и текстовые). И даже не потому, что они хорошо интегрированы друг с другом. Ну и добавить другие источники информации, если понадобится (1С, автоматизированные учётные системы других подразделений и т. И обработать их буквально одним щелчком мыши. п.).

Сначала это было 64 тыс. Power BI и Power Query буквально в сотни раз ускоряют работу и позволяют обойти ограничение на количество данных, которыми оперирует Excel. Так что если вы упёрлись в возможности Excel, то следующим логическим шагом может быть переход или на Power Pivot или на Power BI: они используют те же самые подходы и механизмы. строк, теперь счёт идёт на миллионы. Если для обработки данных вы применяли какие-то формулы на языке М (в Power Query) или DAX в Power Pivot, то всё это будет практически без изменений работать и в Power BI.

Пусть в него нельзя вводить данные (ну почти), нельзя считать А + Б, как это делается в Excel, но зато его можно использовать в качестве обработчика больших объёмов данных. Power BI, как единый интегрированный продукт, позволяет соединить в себе все те технологии, которые годами «навешивались» на Excel, как игрушки на елку. Excel тоже справится, но за часы, а Power BI — за секунды. Например, если нужно произвести какие-то вычисления над колоссальным количеством столбцов или строк.

Есть два–три конкурирующих продукта, которые, гипотетически, могут выполнять те же вычисления столь же быстро, но они будут не так хорошо интегрироваться с Excel и, что не менее важно, потребуется развернуть дополнительную ИТ-инфраструктуру.

Кроме того, нельзя сбрасывать со счётов и финансовую составляющую: Microsoft предоставляет Power Pivot Desktop бесплатно, если вы хотите использовать этот механизм только для интеграции своих собственных Excel-файлов и будете готовить отчеты или анализировать данные в одиночку или в составе небольшой группы.

В результате пользователи получают в руки не просто какие-то рассчитываемые, фиксированные данные, Power BI предоставляет широкие возможности для построения различных интерактивных, моментально пересчитывающихся графиков и диаграмм. При этом создаваемые Power BI файлы можно свободно перемещать между компьютерами, как Excel-отчёты.

Учитывая, что в отделе на данный момент трудится 12 человек, которые тратят кучу времени на обработку документов, можно смело сокращать штат раза в 4. После внедрения Power BI по самым пессимистичным оценкам длительность этапа расчётов уменьшилась в 200–300 раз (!). А это уже заметная экономия на ФОТ и налогах.

Раньше в компании никогда не анализировался весь объем данных – только для каждого бизнес-направления или проекта в отдельности. Но экономия рабочего времени и денег – не единственное преимущество этого решения. А теперь станет возможной не только перекрёстная аналитика по проектам. Excel просто не справился бы с такой нагрузкой. При дальнейшем расширении этой линейки до, например, Power BI Pro, Power BI RS или даже Power BI Premium, появится возможность готовить интерактивные отчёты для различных категорий пользователей, управлять уровнями доступа к конфиденциальным данным и предоставлять доступ через web или мобильные устройства.

То есть, практически не меняя рабочего процесса, обеспечить всех ЛПР в компании информацией, что называется, на кончиках пальцев.

Юрий Колмаков, эксперт Департамента систем консолидации и визуализации данных, «Инфосистемы Джет»


Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан
Обязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Ещё Hi-Tech Интересное!

[Перевод] Почему учёные считают, что Девятой планеты не существует

Представление художника о Девятой планете, как о ледяном гиганте, затмевающем центр Млечного пути, с изображённой на фоне солнцеподобной звездой. Орбита Нептуна показана как небольшой эллипс вокруг Солнца. В отличие от крохотных миров, обнаруженных ранее в поясе Койпера, типа Плутона или ...

[Перевод] [ конкурс ] Топ-25 игровых консолей (тряхнём стариной)

Каждый помнит свою первую игровую консоль — тот момент, когда её принесли в дом, и тот невероятный миг, когда началась его первая игра. Сегодня мы хотим представить вашему вниманию топ-25 игровых консолей, составленный ресурсом ign.com. Начнём с 25-го места. А ...